Требования (критерии), виды и этапы контроля

Технология контроля

В практике управления существуют определенные технологии контроля (рис. 8.15), которая предполагает:

- выбор концепции и определение цели контроля;

- нормы, объем область и методы контроля;

Рис. 8.15. Технология контроля

Какую бы технологию контроля ни использовал менеджер, окончательная его цель состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.

а). Требования (критерии) контроля

К основным требованиям контроля относят:

1) эффективность контроля, которая определяет:

- успешность и полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

2) эффект влияния на людей - выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивацию труда);

3) выполнение задач контроля, когда контроль должен:

- определить совпадения или отклонения в системе управления организацией;

- способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

4) определение границ контроля - контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

б). Виды контроля

Различают следующие виды контроля: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах.

В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации.

В области материальных ресурсов - контроль за качеством сырья, чтобы сделать отличный товар.

В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации.

В процессе предварительного контроля возможно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет две разновидности: диагностический и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он - прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

Заключительный контроль имеет целью помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена (при текущем – в процессе ее выполнения).

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

в). Этапы контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

- установление стандартов;

- сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами;

- принятие необходимых корректирующих действий.

Установление стандартов (этап А) предполагает выработку показателей результативности

Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению.Данные цели явным образом "вырастают" из процесса планирования.

На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами (этап Б) предполагает выполнение следующих рекомендаций:

- установите масштаб отклонений;

- используйте принцип исключения;

- измерьте результаты;

- своевременно информируйте о стандартах и результатах

На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Эта деятельность наиболее заметна и заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Принятие необходимых корректирующих действий (этап В предполагает выбор подходящей линии поведения, при этом предлагается: ничего резко не предпринимать, устранить отклонения и пересмотреть стандарт.

Контроль, хотя и важен, может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учесть ряд факторов и дать ответ на следующие вопросы:

- понимают ли сотрудники цели организации;

- спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения;

- представляет ли действующая система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках.

Несомненно, что в будущих контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.

Дата добавления: 2014-10-15