Выравнивание текста 1 страница

Смарт-тэги

Свойства таблиц

Свойства таблицы Access определяют параметры таблицы в целом. Заполнение свойств не является обязательным. Чтобы открыть окно свойств таблицы, следует открыть таблицу в режиме КОНСТРУКТОРА. Для вызова окна свойств таблицы открыть таблицу в режиме КОНСТРУКТОРА, установить курсор в позицию на пересечении строки заголовков столбцов и самого левого столбца окна КОНСТРУКТОРА, вызвать контекстное меню и выбрать пункт Свойства.

Рассмотрим некоторые из них.

Описание. Определяет необязательный комментарий, содержащий описание таблицы в окне базы данных. Чтобы увидеть описание таблицы, нужно активизировать ее и выбрать команду вид-таблица.

Условие на значение. Определяет требования к данным, вводящимся в поля записи. Используется для обеспечения целостности и непротиворечивости данных. Это свойство применяется ко всем полям таблицы.

Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, которое выводится на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.

Фильтр. Определяет подмножество записей, выводящихся после применения фильтра к таблице.

Порядок сортировки. Определяет порядок сортировки записей в таблице.

3. Связи между таблицами. Схема данных.

Связи между таблицами

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в полях связи разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствием ему полем другой таблицы, которое называют полем внешнего ключа. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ – связанной. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но обязательно должны иметь одинаковые типы и размеры.

Существует 4 вида связей между таблицами:

· один – к - одному

· один - к - многим

· многие – к - одному

· многие - к - многим

Связь многие – к - многим реализуется с использованием связей один - к - многим и многие – к - одному.

Связывание таблиц. Схема данных.

Для установления связей между таблицами следует выполнить действия.

123. Закрыть все таблицы.

124. Выбрать вкладку Работа с базами данных на ленте, нажать кнопку схема данных. Откроется окно СХЕМА ДАННЫХ.

125. Добавить в это окно связываемые таблицы. Для открытия окна ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ следует нажать соответствующую кнопку. Макеты добавленных таблиц появятся в окне СХЕМА ДАННЫХ. Закрыть окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.

126. При нажатой кнопке мыши перетащить ключ из главной таблицы на поле внешнего ключа (вторичный ключ) связываемой таблицы. Появится ОКНО СВЯЗИ, в котором следует уточнить свойства связи и нажать кнопку создать. В окне СХЕМА ДАННЫХ появится линия связи между таблицами. В данной ситуации главной таблицей является СПРАВОЧНИК.

Двойным щелчком по линии связи можно получить описанное ранее ОКНО СВЯЗИ, в котором описываются характеристики (свойства) связи и тип отношения между таблицами (рис. 6.6). В этом окне можно задать свойства связи

· Обеспечение целостности данных.

· Каскадное обновление связанных полей.

· Каскадное удаление связанных полей.

Условие целостности данных определяет систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение связанных данных. После наложения условия целостности данных на операции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы.

При этом изменение ключевого поля в главной таблице влечет за собой изменение внешних ключей в соответствующих записях связанной таблицы. Удаление записи из главной таблицы приведет к удалению всех соответствующих (связанных) записей в связанной таблице.

Обеспечение целостности данных выполняется так же с помощью указанного выше свойства таблиц и полей Условие на значение.

Рис. 15.6 Окно Изменение связей в схеме данных.

Окно СХЕМА ДАННЫХ базы данных ВУЗ приведено на рис. 15.7.

Рис. 15.7 Окно схема данных базы данных ВУЗ.

4. Создание и обработка запросов в СУБД MS Access

Запросы предназначены для просмотра, анализа и изменения информации в БД. Они используются также в качестве источника данных для форм и отчетов. Существуют следующие типы запросов:

127. запрос на выборку – позволяет выбирать данные, соответствующие условиям отбора из одной или несколько таблиц; включить в результирующую таблицу лишь нужные поля в нужном порядке; выполнить необходимую сортировку записей результирующей таблицы; производить вычисления над полями записей.

128. запросы действия – в результате выполнения, которых изменяется сама БД. К их числу относятся:

· запрос на создание таблиц, который создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

· запрос на удаление записей (удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц);

· запрос на добавление записей, который добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц;

· запрос на обновление записей, который вносит изменения в группу записей одной или нескольких таблиц;

129. перекрестные запросы – позволяют отображать результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей, среднее значение), выполняемых по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в форме перекрестной таблицы. Первый набор выводится в левом столбце, и образует заголовки строк; второй выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов.

130. запросы с параметрами – позволяют при их выполнении вводить определенные сведения (параметры), например, условие отбора записей или значение для вставки в поле. Этот тип запроса удобно использовать для выбора информации при постоянно изменяющихся условиях отбора.

Инструментальные средства создания запросов.

Для создания запроса следует выбрать действия: Создание – Запросы – способ создания (Конструктор запросов, Мастер запросов) (рис. 15.8).

Рис. 15.8 Средства создания запросов.

Запрос можно создать с помощью Конструктора (вручную) или с помощью Мастера запросов (автоматизированный способ создания запроса, предполагающий лишь ответы на вопросы со стороны разработчика).

Существует 4 мастера запросов:

131. Мастер ПРОСТОЙ ЗАПРОС позволяет выводить нужные записи и нужные поля из источника запроса.

132. Мастер ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС позволяет строить перекрестные запросы.

133. Мастер ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗАПИСИ позволяет найти записи с повторяющимися значениями полей в том числе и дублирующиеся записи.

134. Мастер ЗАПИСИ БЕЗ ПОДЧИНЕННЫХ позволяет найти записи в одной таблице, не имеющие подчиненных записей в другой таблице

Создание запроса на выборку на основе нескольких таблиц

Чтобы создать запрос с помощью КОНСТРУКТОРА ЗАПРОСОВ следует выполнить действия.

1). Выбрать действия Создание – Запросы –Конструктор запросов. В окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ добавить таблицы, являющиеся исходными данными для результирующей таблицы запроса; и закрыть окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ. На экране сформируется окно КОНСТРУКТОРА ЗАПРОСОВ (рис. 15.9).

Рис. 15.9 КОНСТРУКТОР ЗАПРОСОВ

Это окно разделено на две части. В верхней части размещена схема данных запроса, которая содержит выбранные в качестве источников создаваемого запроса ТАБЛИЦЫ, представленные списками полей. Схема данных отображает связи между источниками, а также позволяет установить новые связи.

Нижняя часть – это макет(бланк) запроса, который нужно заполнить. Каждому полю в запросе соответствует один столбец в бланке запроса. Для него предусмотрены следующие строки:

ПОЛЕ указывает имя поля, участвующее в запросе.

ИМЯ ТАБЛИЦЫ указывает какой таблице принадлежит поле, участвующее в запросе.

СОРТИРОВКА позволяет рассортировать записи результирующей таблицы.

ВЫВОД НА ЭКРАН позволяет управлять отображением поля в результирующей таблице. Для отображаемых в результирующей таблице полей в этой строке должны быть включены флажки.

УСЛОВИЕ ОТБОРА позволяет задать условие отбора записей по значению поля.

ИЛИ позволяет объединять условия отбора в логической операции ИЛИ. Эта строка может состоять из нескольких строк бланка запроса.

2). Для описания запроса следует переместить из списка полей нужных таблиц в верхней части экрана необходимые поля в строчку «поле». В строке сортировки указать поля сортировки. Некоторые поля макета запроса можно не выводить в результирующую таблицу. Эти поля не должны иметь пометку вывода на экран. В строке «условие отбора» можно ввести выражение для выборочного вывода записей в результирующую таблицу. «Или» служит для ввода сложных условий отбора.

3) Для выполнения вычислений в запросах в пустую клетку строки ПОЛЕ вводится имя поля с двоеточием, затем формула расчета (операнды в формул заключаются в [ ] квадратные скобки). Введенное имя (в поле) будет являться заголовком расчетного столбца в результативной таблице, а поле расчетного столбца будет содержать значения результата расчета по введенной формуле.

Пример 1

С помощью КОНСТРУКТОРА создать запрос ЗапЭкзамены, результирующая таблица которого имела бы структуру записи, подобную структуре записи таблицы Экзамены, но объекты должны быть представлены своими наименованиями (взятыми из справочников). Добавить поле НаименДолжности из таблицы Должности. В результирующую таблицу вывести все записи таблицы Экзамены (рис. 15.10). Произвести сортировку по следующим полям:

· НаименГруппы – убывание;

· Дата – возрастание.

Это означает, что сначала записи будут отсортированы по наименованию группы, а затем среди одинаковых значений наименования группы записи должны следовать в порядке возрастания даты.

Выполняемые действия

135. Перейти в режим КОНСТРУКТОРА запросов.

136. В появившемся окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ добавить таблицы Экзамены, Группы, Дисциплины, Преподаватели, Должности (двойным щелчком клавишей мыши по именам таблиц). Закрыть окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.

137. На экране появилось окно конструктора запросов, в верхней части которого видны структуры всех добавленных таблиц с установленными связями. В нижней части содержится пустой бланк создаваемого запроса. В строку ПОЛЕ бланка следует переместить поля, включаемые в результирующую таблицу: НаименГруппы – из таблицы Группы, НаименДисципл – из таблицы Дисциплины, Фамилия – из таблицы Преподаватели, НаименДолжности – из таблицы Должности, Дата, ВремяНач, ВремяКон, Аудитория – из таблицы Экзамены.

Рис. 15.10 Запрос ЗапЭкзамены в режиме КОНСТРУКТОРА

Рис. 15.11. Запрос ЗапЭкзамены в режиме КОНСТРУКТОРА

Рис. 15.12 Схема выбора данных по запросу ЗапЭкзамены

138. В строке Вывод на экран проверить наличие флажков (V) для всех полей.

139. Сохранить и выполнить запрос.

140. Задание порядка сортировки запроса. В сортировке может участвовать до 10 полей.

141. Следует поместить поля в бланке запроса в порядке выполнения сортировки. Сортировка начинается с самого левого поля.

142. В бланке запроса в строке Сортировка для поля, по которому следует рассортировать, нажать кнопку РАСКРЫТИЯ СПИСКА и выбрать порядок сортировки: По возрастанию или По убыванию. В нашем запросе для поля НаименГруппы выбрать По убыванию, для поля Дата – По возрастанию. Окончательный вид бланка запроса изображен на рисунке 6.12.

143. Сохранить и выполнить запрос.

Технология создания запросов действий

Так как запросы действия изменяют содержимое таблиц, обновляют, удаляют записи или добавляют новые, перед выполнением этих запросов следует сделать копии изменяемых таблиц для того, чтобы в случае неудачного завершения операции обновления можно было, вернуться к исходному.

Запросы действия создаются с помощью конструктора. Тип запроса задается командой в группе Тип запроса.

Запрос действия, как правило, выполняется один раз, так как их выполнение вызывает изменение в БД.

Контрольные вопросы

144. В каких двух режимах можно работать с объектами в базе данных MS Access?

145. Дайте характеристику объекту «таблица» в MS Access.

146. Из каких элементов состоит таблица в MS Access?

147. Что такое «ключ» таблицы?

148. Какие способы создания таблиц существуют в MS Access?

149. Назовите основные свойства полей и свойства таблиц в MS Access?

150. Как создается схема данных MS Access?

151. Какие типы связей между таблицами существуют в MS Access?

152. Как обеспечивается целостность данных при связывании таблиц MS Access?

153. Что такое запрос в MS Access?

154. Какие типы запросов существуют в MS Access?

155. Что является результатом запроса на выборку?

156. В чем суть запроса с параметром?

157. Каков результат выполнения перекрестного запроса?

Лекция 16

SQL (Structured Query Language) – язык реляционных систем управления базами данных

158. Назначение и функциональные возможности SQL.

159. Классификация команд SQL.

160. Структура команды SQL. Типы данных, константы, выражения.

161. Создание запросов на языке SQL в СУБД MS Access.

1. Назначение и функциональные возможности SQL

Язык появился в начале 70-х годов как язык управления данными в экспериментальной реляционной СУБД IBM System R в одной из лабораторий компании IBM. Первым названием языка было

Structured English QUEry Language (SEQUEL). Но уже первый стандарт, который был принят в 1986 году Американским институтом национальных стандартов ANSI (American National Standards Institute) определил нынешнее название языка Structured Query Language – Структурированный язык запросов, стандарт, утвержденный Американским Национальным Институтом Стандартов (ANSI) и Международной организацией по стандартизации (ISO).

Основное достоинство SQL в том, что он унифицирован: определенный стандартом набор инструкций SQL поддерживается в любой реляционной СУБД. В разных реляционных СУБД реализованы различные диалекты SQL.

SQL не содержит ни средств управления выполнением программы (ветвлений и циклов), ни средств для создания форм и отчетов. Но в некоторые диалекты SQL включены средства управления выполнением программы. Например, в диалект Transact SQL, используемый в СУБД Microsoft SQL Server добавлены операторы

IF … ELSE

WHILE

Функции языка:

162. организация данных в таблицах;

163. обновление данных;

164. чтение данных;

165. управление доступом;

166. совместное использование данных;

167. поддержка целостности данных

2. Классификация команд SQL

Основные группы команды языка SQL представлены в таблице 16.1.

Таблица 16.1

Команды языка SQL

3. Структура команды SQL. Типы данных, константы, выражения

Команда SQL, как правило, начинается с глагола, который указывает действие, выполняемое программой. Затем следует предложение. Предложение содержит описание данных, параметров команды или уточнения по выполняемому действию. Предложение включает ключевые слова и может включать имена объектов: таблиц, полей. Имена объектов должны состоять не более чем из 18 символов, не содержать пробелов и специальных символов пунктуации. Ключевые поля запрещено использовать в качестве имен объектов. Например, на рис. 16.1. изображена команда:

Удалить из таблицы Группы записи, в которых форма обучения = ‘Bечерняя’

Рис. 16.1 Структура команды SQL

Основные типы данных SQL представлены на рис. 16.2.

Константы с фиксированной точкой представляются в виде обычных десятичных чисел Примеры: 24 -318.26 64,7

Константы с плавающей точкой определяются с помощью символа E, который означает “Умножить на десять в степени”

Примеры: 1.5*10 7 = 1.5Е7 7.5*10 -8 = 7.5Е-8 0.647*10 2 = 0.674Е2

Строковые константы должны быть заключены в одинарные кавычки

Примеры: ’Беларусь’ ‘New York’ ‘ Петров А. В.’

SQL поддерживает обработку отсутствующих данных с помощью понятия «отсутствующее значение» (NULL).

Рис. 16.2. Типы данных в SQL

Выражения в SQL используются для выполнения операций над данными. Выражения представляют собой определенную последовательность полей, констант, функций, соединенных операторами.

Операторы бывают:

· - АРИФМЕТИЧЕСКИЕ: +, -, *, /;

· - СРАВНЕНИЯ: =, >, <, >=, <=, <> (не равно);

· -ЛОГИЧЕСКИЕ: AND (логическое “И”), OR (логическое “ИЛИ “), NOT (“НЕТ”);

· -СПЕЦИАЛЬНЫЕ операторы:

· IN (определяет множество которому значение может принадлежать), BETWEEN (задает границы в которые должно попадать значение),

· LIKE (применяется для поиска по шаблону), IS NULL (используется для поиска NULL- значений).

Пример: Цена*(ОстНач+Приход-Расход)

Создание запроса на языке SQL

Для создания запроса в режиме SQL выполнить следующие команды на управляющей ленте:

Создание’ Конструктор запросов ’

закрыть появившееся окно Добавление таблицы

и перейти в режим SQL (Режимы’ Режим SQL).

Соглашения по обозначениям

· - угловые скобки < >: то, что в них указано, определяет пользователь;

· квадратные скобки [ ]:выделяются те части команды, которые могут отсутствовать;

· фигурные скобки { }: заключенная в них часть команды может повторяться несколько раз;

· круглые скобки (): в них заключаются аргументы команд;

· вертикальная черта | означает альтернативный выбор.

Создание таблиц (команда CREATE TABLE)

CREATE TABLE <имя таблицы>({<имя поля > < тип данных >[<размер>]

<ограничения на поле> [<значение поля по умолчанию>]},…

[,<ограничения на таблицу>]);

Некоторые из ограничений на поля:

· NOT NULL не допускает значений NULL;

· UNIQUE не допускает повторяющихся значений поля;

· PRIMARI KEY поле объявляется первичным ключом;

· CHECK позволяет определить условие, которому должны удовлетворять вводимые в поле значения.

Запрос на создание структуры таблицы

Пример 1. Запрос на создание новой таблицы Группы1, подобной по структуре таблице Группы (рис. 16.3,16.4.)

CREATE TABLE Группы1 (КодГруппы INT, НаименГруппы CHAR(5), ФормаОбучения CHAR(10), Коэффициент REAL);

Рис. 16.3. Таблица Группы в режиме таблицы.

Рис. 16.4. Таблица Группы в режиме конструктора.

Ввод значений полей в таблицу

INSERT INTO <имя таблицы>[{<имя поля>},…]VALUES({<значение>},…);

Пример 2. Запрос на заполнение таблицы Группы1 данными.

Заполнить таблицу Группы1 данными о группах своего потока. Значение поля Коэффициент задать произвольно.

INSERT INTO Группы1 VARUES (2, ’95ио’, ‘Дневная’, 0.8);

Замечания:

1) Если имена полей не указаны, то значениями заполняются все описанные поля по порядку.

2) Значения полей задаются константами (выражения не допускаются).

Запрос на изменение значений полей таблицы

UPDATE <имя таблицы> SET{<имя поля>=<выражение>},… [WHERE<условие>];

Замечания:

1) Условие задается выражением типа сравнение или логическим выражением.

2) Если предложение WHERE отсутствует, то изменения выполняются во всех записях таблицы.

Пример 3: Запрос на обновление в таблице Группы1 коэффициента сложности обучения с 0.8 на 1.0 в группе 91зэи.

UPDATE Группы1 SET Коэффициент = 1.0

WHERE НаименГруппы =’91зэи’;

Запрос на удаление записей из таблицы

DELETE FROM <имя таблицы> [WHERE<условие>];

Замечание: Если предложение WHERE отсутствует, то удаляются все записи таблицы.

Пример 4: Запрос на удаление из таблицы Группы1 данных о группах заочного отделения.

DELETE *FROM Группы1 WHERE ФормаОбучения=‘Заочная’

Запрос на выбор

SELECT [DISTINCT|ALL]{<выражение>},… |*

FROM {<имя таблицы>},...

[WHERE <условие>]

[ORDER BY{<имя поля>[ASC|DESC]},…]

[GROUP BY{<имя поля>},...]

[HAVING <условие>];

Частным случаем выражения является имя поля. Команда позволяет выводить все поля (*) или некоторые по указанному списку из (FROM) заданной таблицы по некоторому условию (WHERE).

Выводить можно все значения полей (ALL) или только неповторяющиеся (DISTINCT). При этом возможны: сортировка записей (ORDER BY) по возрастанию(ASC) или убыванию (DESC); их группировка (GROUP BY) по некоторым полям; исключение определенных результирующих групп(HAVING).

Пример 5. Запрос на выборку из таблицы Группы1 следующих сведений о группах дневной формы обучения: код группы, наименование. Отсортировать полученные данные по коду группы.

SELECT КодГруппы, НаименГруппы FROM Группы1

WHERE ФормаОбучения = ‘ Дневная ‘ ORDER BY КодГруппы ;

Пример 6. Запрос на выборку из таблицы Студенты следующих сведений: номер зачетной книжки, фамилия, имя, наименование группы, телефон. Наименование группы следует взять из таблицы Группы.

SELECT Студенты.НомерЗачКн, Студенты.Фамилия,Студенты.Имя,

Группы.НаименГруппы, Студенты.Телефон

FROM Группы INNER JOIN Студенты

ON Группы.КодГруппы = Студенты.Группа;

Результат запроса представлен на рис. 16.5.

Рис. 16.5. Результат выполнения запроса примера 6.

Пример 7. Запрос на выбор данных об экзаменах: Группа, Дисциплина, Дата, объекты представлены наименованиями, запрос выбирает данные из трех таблиц (рис. 16.6.)

SELECT DISTINCT Группы.НаименГруппы,Дисциплины.НаимДисциплины,Экзамены.Дата

FROM Группы INNER JOIN (Дисциплины INNER JOIN Экзамены ON Дисциплины.КодДисцип=Экзамены.Дисциплина) ON

Группы.КодГруппы=Экзамены.Группа;

Рис. 16.6 Результат выполнения запроса примера 7.

Контрольные вопросы

168. Каково назначение языка SQL?

169. Перечислите функции языка SQL.

170. Какая структура команды SQL?

171. Какие типы данных обрабатываются в языке SQL?

172. Как формируются выражения в языке SQL?

173. Какие операторы используются в выражениях языка SQL?

174. Какая команда SQL используется для описания структуры таблицы?

175. Какая команда SQL используется для ввода значений полей в таблицу?

176. Какая команда SQL используется для изменения значений полей в таблице?

177. Какая команда SQL используется для создания запроса на выбор?

Лекция 17

Формы и отчеты в СУБД MS ACCESS.

Системы обработки многопользовательских баз данных

178. Основные сведения о формах и отчетах.

179. Элементы управления в формах и отчетах.

180. Конструирование форм.

181. Разработка отчетов.

182. Средства автоматизации обработки базы данных в MS Access

183. Системы обработки многопользовательских баз данных.

1. Вопрос. Основные сведения о формах и отчетах

Формы

Форма – это объект БД, предназначенный для организации интерфейса пользователя.

Назначение форм следующее:

184. для ввода данных в БД. Формы позволяют размещать поля на экране в производном порядке. Поэтому пользователь может организовать ввод данных в привычном для себя виде (например, подобно заполнению бланка);

185. форма применяется для просмотра и редактирования данных в БД. С помощью форм можно выводить на экран всю информацию или часть ее в представлении, выбранном пользователем. Форма позволяет выбрать данные из связанных таблиц (причем не все, а только необходимые пользователю), выполнять вычисления по формулам, скрывать или показывать некоторые данные в зависимости от значений других полей; корректировать поля таблицы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных.

186. формы используются для управления ходом выполнения приложения. С помощью специальных элементов управления, называемых командными кнопками, можно вызвать открытие других форм, выполнение запросов, распечатку отчетов, выполнение процедур VBA;

187. формы могут предоставлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях. Можно вывести на экран сообщение или предупреждение об ошибке.

Отчеты

Отчет – это гибкое средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета можно получать печатные документы соответствующие требованиям пользователя по форме и по содержанию. По сравнению с другими средствами распечатки данных (формами, запросами) отчеты обладают некоторыми преимуществами.

Дата добавления: 2014-10-31