Реквізит – елемент документа. Правила оформлення реквізитів

Кожний документ складається з окремих елементів (текст, заголовок, назва, дата, підпис тощо), які називаються реквізитами (від лат. requisitum – необхідне, потрібне). Відсутність деяких реквізитів може позбавити діловий папір юридичної сили. Максимальна кількість реквізитів визначається числом 32. Проте у кожному конкретному випадку, на практиці, реквізитів буде значно менше. Кожний вид документа (наказ, протокол, характеристика) має відповідно визначений набір реквізитів.

Реквізити поділяються на постійні та змінні. Постійні друкуються при виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом) – розташовують посередині бланка або у кутовій частині над серединою рядка назви організації.

2. Емблема організації (логотип, фірмовий знак) – при кутовому розміщенні реквізитів розташовуються у верхньому лівому кутку аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки.

3. Зображення нагород – розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації – розташовується у верхньому правому кутку.

5. Код форми документа – у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва організації, установи, підприємства – у верхньому лівому кутку або посередині. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. У назві використовуються скорочення на зразок АТ (акціонерне товариство) і тому подібне.

7. Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується установа – у верхньому лівому кутку або посередині.

8. Назва структурного підрозділу – у верхньому лівому кутку.

9. Довідкові дані про організацію містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. Розміщується під реквізитом «назва організації».

10. Назва виду документа – зліва або посередині сторінки.

11. Дата – на бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Дата записується словесно-цифровим способом (19 січня 2006 р.) або цифровим способом – арабськими цифрами у такій послідовності: день, місяць, рік – 19.01.06 чи 19.01.2006.

12. Реєстраційний індекс документа – у верхній лівій частині сторінки.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа – у верхній лівій частині сторінки.

14. Місце укладання чи видання – у верхній лівій частині сторінки. Містить назву міста чи іншого населеного пункту, де виданий документ.

15. Гриф обмеженого доступу до документа – з правого боку під кодом форми.

16. Адресат (адресант) – з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі, то назва установи є складовою назви посади адресата:

У Н. відмінку   У Д. відмінку

Міністерство освіти і науки України Відділ листів Іванову О.Л.

Якщо документ адресується керівникові установи, то її назва пишеться у Н.в., а посада (звання) і прізвище керівника – у Д.в.:

Запорізький національний університет

Деканові економічного факультету

проф. Іванову О.В.

Якщо документ адресовано керівникові установи, то її назва входить у найменування посади і пишеться в Д.в.:

Деканові юридичного факультету

Запорізького національного університету

проф. Іванову О.В.

Далі зазначається посада, прізвище, ім’я та по батькові адресанта – у родовому відмінку без прийменника; - поштова адреса.

17. Гриф затвердження – у верхній правій частині документа.

18. Резолюція – у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншими реквізитами, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція містить вказівки щодо виконання документа або ставлення керівника до питань, порушених у документі.

19. Заголовок до тексту – під назвою документа, друкується малими літерами, відтворює головну ідею документа і найчастіше починається з прийменника «про».

20. Відмітка про контроль – з лівого боку у верхній частині поля сторінки документа на рівні заголовку. Її проставляють за формою «К» або «Контроль».

21. Текст – головний елемент документа, складається зі вступу, доказу, закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Як правило, тексти розпорядчих документів листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

У деяких випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.

22. Відмітка про наявність додатків. Якщо до документа є додатки, то в документі ставиться відмітка про їх наявність. Цей реквізит розміщується після тексту перед підписом. Наприклад: Додаток: на трьох аркушах у двох примірниках.

23. Підпис – є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Проставляється після реквізитів «текст» і «додаток». Наприклад:

Дата добавления: 2014-11-16