Стандартные процедуры работы с учетными регистрами

Каждый из стандартных отчетов - учетных регистров - обыч­но вызывается пользователем из главного меню системы. С вы­данным отчетом система позволяет выполнять ряд стандартных процедур:

- настройку параметров отчета перед его формированием;

- формирование отчета;

- просмотр отчета;

- сохранение отчета в архиве;

- экспорт отчета в текстовый или табличный процессор;

- просмотр отчета в том виде, как он будет отпечатан;

- печать отчета.

Такие процедуры, как формирование, просмотр и печать отче­та выполняются любой системой компьютерного учета. Другие процедуры реализуются не всеми системами. Рассмотрим особен­ности процедур работы с отчетами.

Настройка параметров отчета перед его формированием. Сис­темы компьютерного учета позволяют изменять форму, состав включаемых в отчет данных и получае­мых итогов непосредственно перед формированием выходного до­кумента. Это обеспечивается за счет гибкости настройки параметров формирования отчетов, которой обладают многие програм­мы. В разных системах автоматизации используются разные набо­ры критериев отбора данных и параметров настройки отчетов. Они задаются пользователем в специальных экранных формах на­стройки отчетов. Указанные пользователем параметры настройки влияют на алгоритм обработки информации.

Иногда приходится неоднократно формировать отчет с задан­ными параметрами его настройки. Чтобы каждый раз заново не вводить параметры, система должна сохранять однажды введен­ный набор параметров настройки. Однако это делают далеко не все программы.

Просмотр отчета. Отчет может быть сформирован и отобра­жен на экране монитора в табличном или текстовом редакторе. Представление сформированного отчета для просмотра в редакторе таблиц обеспечивает большую нагляд­ность и удобство работы. При просмотре отчета система должна иметь развитые средства навигации по отчету, позволять выпол­нять быстрый поиск отдельных позиций отчета, а также накапли­вать отдельные суммы в буфере обмена. Из режима просмотра сформированного отчета некоторые программы позволяют вы­полнять перенастройку его формы и заново сформировать отчет.

Сохранение отчета в архиве обеспечивает возможность неод­нократно возвращаться к сформированному отчету. Это может быть необходимо в тех случаях, когда отчет строится достаточно долго. Кроме того, имеет смысл сохранять в архивах электронные копии уже сданных государственным органам регламентирован­ных отчетов.

Экспорт отчета в текстовый или табличный процессор. При составлении некоторых бухгалтерских документов, например по­яснительной записки, входящей в состав годовой бухгалтерской отчетности, приходится приводить данные, не нашедшие отраже­ния в формах годовой отчетности или раскрывающие содержи­мое отдельных статей баланса. Так могут быть получены сведения об объемах реализа­ции продукции, товаров, услуг, работ по видам деятельности, по географическим рынкам сбыта или раскрытие статей прочих акти­вов и пассивов. Но сформированные отчеты должны быть преобразованы и экспортированы во внешние файлы, чтобы с ними мог в даль­нейшем работать любой внутренний и внешний пользователь. Не­которые программы позволя­ют сохранять отчеты в формате HTML, что позволяет при необхо­димости размещать их в Internet. Аналогично, для выполнения аналитических работ, например, по данным баланса, его прихо­дится экспортировать в один из табличных процессоров. Многие программы, позволяют представлять данные отдельных сформи­рованных отчетов не только в табличном, но и графическом виде - в виде диаграмм и графиков различного вида.

Просмотр отчета перед его печатью и печать отчета. Систе­мы компьютерного учета обеспечивают настройку некоторых па­раметров печати и печатающего устройства. Особенно богатые возможности предоставляют программы, предназначенные для использования в среде Windows. Многие из них позволяют отпеча­тать отчет в альбомной форме, сжать его по ширине, изменить шрифт, задать колонтитулы, количество экземпляров и т.д. При печати отчета на нескольких листах он должен иметь титульный лист с названием отчета и датой, временем создания, а каждый следующий лист - нумерацию.

Перед печатью отчета в некоторых системах компьютерного учета можно просмотреть его в том виде, в котором он будет напе­чатан (режим предварительного просмотра).

Отпечатанный отчет при передаче внешним пользователям Должен быть подписан, т.е. юридически правильно оформлен.

Дата добавления: 2014-11-08