Формирование портфеля инвестиционных ИТ-проектов

Основными направлениями развития ИТ являются следующие:

1. В области организационного развития:
1. создание службы ИТ, возглавляемой ИТ–директором прямого подчинения первому лицу организации;
2. организация информационно-аналитической службы, отвечающей за информационное наполнение систем;
3. обучение персонала по категориям и направлениям;
4. формирование программ долгосрочного сотрудничества с профессиональными участниками рынка ИТ;
5. развитие ИТ-инфраструктуры.
2. В области методологии:
1. определение форм использования ИТ во всех бизнес-процессах;
2. формализация бизнес-процессов;
3. создание актуальной нормативной базы;
4. определение долгосрочной технической политики в отношении архитектуры и состава программно-технических средств, используемых платформ и решений.
3. В области построения КИС:
1. внедрение системы управления договорами;
2. внедрение системы управленческого документооборота;
3. разработка и внедрение системы информационно-аналитического
4. обслуживания руководства;
5. внедрение информационной системы управления эффективностью бизнеса (BPM);
6. внедрение системы управления материально-техническими ресурсами и цепочками поставок (SCM);
7. внедрение системы управления основными фондами (EAM);
8. внедрение системы управления персоналом;
9. внедрение системы управления проектами;
10. внедрение системы управления знаниями (KM);
11. внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Системы управления ресурсами предприятия здесь специально не рассматриваются, поскольку приведенный выше перечень систем по существу представляет собой перечень основных модулей ERP-систем. В целом надо отметить, что этот перечень не претендует на исчерпывающую полноту (отрасль развивается очень быстро), но, в тоже время, дает представление о средствах удовлетворения информационных потребностей организаций.

Рассмотрим основные черты функционала перечисленных видов информационных систем.

Система управления договорами является наиболее простой с точки зрения реализации, но крайне важной для организаций, которые работают по сотням договоров как в роли заказчика, так и в роли исполнителя. Например, серийные авиастроительные заводы, автомобилестроительные и судостроительные заводы постоянно взаимодействуют с сотнями смежных предприятий – поставщиками узлов, агрегатов и комплектующих.

Системы данного класса решают три основные задачи:

1. Контроль выполнения договорных обязательств. Любой договор включает календарный план выполнения этапов работ, определяющий сроки и стоимости выполнения этапов. Факт выполнения этапа фиксируется в системе, а в случае отсутствия подтверждения завершения этапа система выдает соответствующую информацию. Кроме того, система выдает предупреждение о приближающихся сроках завершения этапов.
2. Контроль платежей. Факт завершения этапа влечет за собой получение платежа за выполненные работы, который также фиксируется в системе. Система проверяет своевременность платежа в соответствии с договорными условиями и выдает информацию о фактах возникновения задолженности.
3. Учет штрафных санкций. Любой договор предусматривает штрафные санкции за невыполнение работ по календарному плану или за срыв сроков их выполнения. Система ведет учет всех штрафных санкций и информирует о необходимости их предъявления.

Системы электронного документооборота решают задачи:

1. регистрации документов в системе путем их сканирования и прикрепления регистрационной карточки с указанием перечня необходимых действий и их исполнителей;
2. ведения электронного архива завершенных документов;
3. маршрутизации движения документов – определение последовательности действий по их исполнению;
4. контроля прохождения документов по исполнителям;
5. оценки готовности документов и выявления нарушения сроков их исполнения.

Системы управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management) решают задачи:

1. бюджетирования,
2. финансового учета,
3. консолидации финансовой отчетности,
4. взаимодействия с банками и фондовым рынком,
5. формирования управленческой отчетности с использованием системы ключевых показателей.

Системы управления материально-техническими ресурсами и цепочками поставок (Supply Chain Management) решают задачи:

1. управления складом в целях контроля наличия и отпуска товаров для минимизации складских помещений;
2. логистического обслуживания отпуска и доставки товаров потребителям;
3. увязывания производства с поставками, т.е. планирование удовлетворения потребностей производства в своевременных поставках необходимых компонент;
4. оптимизации размещения заказов и выбора поставщика путем проведения электронных тендеров и сравнительного анализа их результатов.

Системы управления персоналом решают задачи:

1. учета персонала – стандартные задачи ведения картотеки персонала и формирования статистической отчетности;
2. планирования карьеры – реализация корпоративной кадровой политики в отношении продвижения различных категорий сотрудников;
3. оценки персонала – планирование аттестаций и подведение их итогов;
4. развития персонала – планирование обучения сотрудников и подведение итогов его проведения;
5. замещения сотрудников и формирования резерва – планирование перемещения сотрудников как по горизонтали, так и по вертикали служебной иерархии в зависимости от обстоятельств.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management) решают задачи:

1. ведения истории отношений (Что было сделано? Кто делал? Сколько получили? Какие были проблемы?);
2. ведения досье контактов (персоналии клиента, наши участники, записи встреч).

Системы управления основными фондами (Enterprise Asset Management) решают задачи:

1. учета основных фондов – что входит в состав фондов и каковы их характеристики;
2. ведения истории жизни фондов – что, когда было приобретено, установлено, кто поставщик, когда, кем и какие на них работы выполнялись;
3. планирования ремонтно-профилактических работ и контроля их выполнения.

Системы управления проектами решают задачи:

1. календарно-сетевого планирования ресурсов;
2. управления бюджетом проекта;
3. управления проектным документооборотом;
4. управления мультипроектом – т.е. проектом, включающим взаимозависимые подпроекты;
5. управления портфелем проектов – т.е. по существу управление инвестициями организации.

Информационно – аналитические системы обслуживания руководства (Business Intelligence или Decision Support Systems) решают задачи:

1. сбора первичных данных из различных источников;
2. организации витрин данных – т.е. их сегментация по содержательным признакам;
3. аналитической обработки данных;
4. формирования аналитической отчетности.

Для решения задачи формирования портфеля инвестиционных ИТ-проектов по результатам анкетирования формируется Матрица основных направлений развития ИТ. Пример такой матрицы приведен в таблице 4.3.

Таблица 4.3. Матрица основных направлений развития ИТ
Направление развития ИТ	Приоритет
1. Развертывание интегрированной системы управления контрактами
2. Обучение персонала по категориям и направлениям
3. Внедрение системы управленческого документооборота
4. Разработка и внедрение системы информационно-аналитического обслуживания руководства
5. Развертывание информационной системы финансово-экономического блока (включая разработку комплекса ключевых финансово-экономических показателей)
6. Формирование программ долгосрочного сотрудничества с профессиональными участниками рынка ИТ
7. Формализация внутренних бизнес-процессов
8. Формализация бизнес-процессов взаимодействия с партнерами
9. Внедрение системы управления персоналом
10. Применение интернет-интранет- технологий для построения обеспечивающей среды делового взаимодействия, как внутри организации, так и с внешними организациями
11. Внедрение системы управления цепочками поставок
12. Организация информационно-аналитической службы, отвечающей за информационное наполнение систем
13. Определение долгосрочной технической политики в отношении архитектуры и состава программно-технических средств, используемых платформ и решений

Развитие информационных технологий в направлениях, вошедших в матрицу, требует реализации последовательности конкретных проектов, которые и составляют портфель инвестиционных проектов. В таблице 4.4. приведен пример портфеля проектов в привязке к основным направлениям информатизации. В таблице необходимо указать предварительные оценки сроков и стоимости выполнения проектов в том случае, если они передаются внешним профессиональным ИТ компаниям. Эти параметры представляют собой ориентиры для проведения коммерческих переговоров.

Таблица 4.4. Пример портфеля проектов
	Наименование проекта	Сроки (мес.)	Стоимость($)
	Интегрированная система управления контрактами
1.1	Подсистема управления проектом
1.2	Подсистема управления бюджетом проекта
1.3	Подсистема управления документированной информацией
1.4	Ввод системы в эксплуатацию
	Обучение
	Информационно-аналитическая система обслуживания Руководства
3.1	Пилотная версия системы
3.2	Полнофункциональная версия системы
3.3	Интеграция системы
	Система управления документооборотом
4.1	Создание стенда системы
4.2	Настройка системы
4.3	Разработка методик работы с системой
4.4	Ввод системы в промышленную эксплуатацию
	Информационная система управления экономикой и финансами
	Применение интернет/интранет технологий
6.1	Разработка корпоративного сайта
6.2	Создание выделенной интернет-сети
6.3	Разработка интернет-портала МТО
	Система управления персоналом
	Система управления цепочками поставок
	Модель деятельности
9.1	Разработка модели
9.2	Предложения по оптимизации бизнес- процессов
9.3	Разработка процедур и средств управления развитием ИТ

Регистр ожидаемых результатов от реализации портфеля выбранных проектов является важнейшим инструментом контроля достижения запланированных результатов и управления рисками их возможного отклонения. В таблице 4.5. приведен пример регистра ожидаемых результатов от выполнения проектов.

Таблица 4.5. Пример регистра ожидаемых результатов
	Наименование проекта	Цель проекта	Ожидаемые результаты
	Интегрированная система управления контрактами	Стратегической целью создания интегрированной системы управления контрактами является обеспечение гарантированного выполнения обязательств перед отечественными и зарубежными заказчиками, что позволит удержать и укрепить лидирующие позиции в данном сегменте Практическими следствиями достижения указанной цели должны стать: Рост экспортного потенциала организации и повышение ее коммерческой эффективности	Руководство получит возможность оперативного ознакомления с целостной картиной состояния выполнения внешних обязательств предприятия и причин возможных отклонений для принятия стратегических решений; Руководители проектов/программ получат возможность осуществления оперативного управления выполнением контрактов в заданные сроки, с требуемым качеством и в рамках бюджета; Финансовый директор и возглавляемые им службы получат возможность формирования консолидированного бюджета предприятия на основе бюджетов программ; Управление координации программ получит возможность формирования и контроля интегрированного производственного плана организации.
	Обучение	Достижение соответствия квалификации персонала требованиям применения новых технологий и методов управления	Получение знаний и навыков, необходимых для эффективного использования внедряемых технологий Сертификация международного уровня Аудит уровня подготовки персонала в области информационных технологий
	Информационно-аналитическая система обслуживания Руководства	Совершенствование процесса принятия стратегических и оперативных решений по развитию бизнеса на основе системы мониторинга и анализа ключевых финансово-экономических показателей	Унифицированная система ключевых финансово-экономических показателей Усовершенствованная система отчетности Модель ключевых бизнес-событий Информационно-технологический комплекс поддержки процесса принятия решений
	Система управления документооборотом	Создание и внедрение современной автоматизированной системы и технологии электронного документооборота	Снижение трудозатрат и ускорение обработки документации Усиление контроля исполнительской дисциплины Сокращение числа ошибок при обработке документов за счет создания и ведения централизованного архива электронных документов Предоставление сотрудникам оперативного доступа к информации и сокращение времени ее поиска Усиление контроля за доступом к документам и их защита путем использования сертифицированных средств криптозащиты
	Информационная система управления экономикой и финансами	Создание прозрачной системы управления финансами	Автоматизация процессов формирования финансовых планов и бюджетов Оперативный контроль исполнения договоров, планов и бюджетов Оперативный мониторинг финансовых показателей Возможность сравнительного анализа деятельности структурных подразделений Автоматизированное формирование консолидированной отчетности
	Применение интернет/интранет технологий	Перенос определенных бизнес-процессов в Интернет Совершенствование методов коллективной работы и внутреннего информационного взаимодействия	Комплекс интернет/интранет ресурсов: Развитие сайта организации Интернет портал закупок Интернет - портал для взаимодействия с партнерами и клиентами
	Система управления персоналом	Создание системы, обеспечивающей удовлетворение оперативных и перспективных потребностей организации в квалифицированных и эффективно используемых кадровых ресурсах	Контроль использования кадровых ресурсов Оценка эффективности работы сотрудников Планирование карьерных путей, на основе комплекса мотиваций Средства оперативного получения аналитической информации по персоналу
	Система управления цепочками поставок	Оптимизация затрат, связанных с материально-техническим обеспечением и своевременное удовлетворение потребностей в материально-технических ресурсах	Сокращение затрат на процессы управления заявками и закупками Оптимизация складских запасов Интеграция процессов материально-технического обеспечения
	Модель деятельности	Обеспечение управления процессом развития информационных технологий Оптимизация информационных потоков и бизнес-процессов	Возможность оперативного ознакомления с возможными последствиями потенциальных решений Процедуры формирования бюджета по ИТ проектам и определения совокупной стоимости ИТ Средства планирования, координации и контроля работ по развитию информационных технологий

Дата добавления: 2014-11-08