Понятие списка в Excel. Основные элементы списка. Правила построения списков

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

РАБОТА СО СПИСКАМИ

ТЕМА 5.

Списком называется таблица, разделенная на столбцы-поля и строки-записи (список почтовой рассылки, список телефонов, торговых операций и т.д.) В сущности, список. Представляет собой базу данных (БД), но поскольку он хранится в книге Excel,а не в файлах специального формата, созданных программами типа Access или FoxPro, фирма Microsoft решила употреблять термин список.

Список – это просто набор строк (подчиняющийся более строгим ограничениям, чем обычный лист с постоянными заголовками столбцов), в которых хранятся данные постоянного формата. Для построения листа, способного воспринимать все команды Excel по обработке списков, приходится соблюдать ряд принципов (правил) их построения:

- создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов;

- количество строк является переменным, что позволяет позднее добав-лять, удалять или переставлять записи, что список имел оперативную информацию;

- столбцы-поля должны иметь однотипную информацию;

- списки не должны содержать пустые строки-записи или столбцы-поля;

- в первой строке списка (БД) обязательно должны быть указаны имена полей, т.е. заголовки полей;

- на одном листе может быть несколько БД (БД может быть сформирована на одном листе), но в каждый момент времени только одна БД может быть активной и доступной для выполнения различных операций;

- в конце каждой БД лучше всего оставлять, по меньшей мере, одну пустую строку, чтобы в базу данных можно было вводить дополнительные данные по мере необходимости;

- имена полей в базе данных должны быть обязательно уникальными, т.е. одно и тоже имя не должно повторяться;

- в качестве имен полей не могут выступать числа, логические значения, ошибочные значения и формулы;

- ячейка, которая отведена под имя поля, не может быть пустой.

Максимальный размер базы данных, которую можно создать вExcel, - 256 полей на 16383 записей (т.е. максимальное число столбцов листа и максимальное число строк листа минус одна строка, которая отводится под имена полей).

БД является третьим компонентом в Excel, после таблиц и диаграмм.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге. (Лучше всего создавать списки на отдельном листе, чтобы Excel смог автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков.

2. Ввод имен полей, т.е. создать заголовки для каждого поля в списке, выполнить их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться (выполнить наложение числовых форматов (денежных или даты), изменение выравнивания и т.д.).

4. Наконец, ввести новые записи (то есть данные) под заголовками. При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк (даже между заголовками столбцов и первой записью)

5. После завершения указанных выше процедур сохранить книгу на диске. Если список разрастается до сотен записей, следует подумать о мерах предосторожности – хранении резервной копии в надежном месте.

При вводе данных следует использовать команду Автозаполнение, которая позволит повторяющиеся значения при вводе распознавать и автоматически завершать ввод: СЕРВИС – ПАРАМЕТРІ – перейти на вкладку ПРАВКА и установить флажок АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ЗНАЧЕНИЙ ЯЧЕЕК (для успешного выполнения этой команды необходимо, чтобы повторяющиеся названия и другие данные в точности совпадали в разных записях, например: март, юго-восток, 21/02/08 и т.д.

Дата добавления: 2014-11-18