Формування основного документа злиття

Розглянемо кроки по формуванню основного документа злиття з використанням готового макета поздоровлення.

Крок 1. Перетворення звичайного файлу в основний документ злиття. Відкриємо файл, що містить макет поздоровлення (файл "Шаблон поздравленія.doc"). Використовуючи пункт меню Сервіс ® Злиття... відкриємо діалог злиття і натиснемо кнопку Створити. У випадаючому меню виберемо Документи на бланку... Після цього на екрані виникне ще один діалог, в якому потрібно натиснути кнопку Активне вікно (при створенні макета документа "з нуля" потрібно натиснути кнопку Створити основний документ). Закриємо діалог злиття і подивимося на зміну керуючого інтерфейсу Word. Звернемо увагу на те, що в панелі інструментів з'явилася нова панель (Злиття). Повернемося до діалогу злиття (пункт меню Сервіс ® Злиття... або кнопка в панелі інструментів).

Крок 2. Отримання даних. У діалозі Злиття натиснемо кнопку Отримати дані і в випадаючому меню виберемо пункт Відкрити джерело даних.

У діалозі відкриття джерела даних виберемо тип файлу, в якому міститься список (у нашому прикладі - "Книги MS Excel (*. xls) ") і сам файл (у нас - файл" Поздравленія.xls "). Після цього на екрані з'явиться діалог вибору діапазону в книзі Excel. Якщо в книзі Excel тільки один лист, а на аркуші - тільки один список, то в діалозі потрібно вибрати пункт "Весь аркуш". Якщо список був раніше позначений ім'ям (наприклад, Database) - потрібно вибрати це ім'я.

Закриємо діалог злиття. Тепер в панелі інструментів стала доступна кнопка Додати поле злиття. Якщо її натиснути, то в випадаючому списку будуть відображатися поля злиття, відповідні стовпцях даних зі списку.

Крок 3. Вставка полів злиття в основний документ. Для вставки поля злиття в основний документ потрібно підвести курсор до позиції, до якої потрібно розмістити, і вибрати потрібне поле кнопкою Додати поле злиття. Вибрати шрифт для відображення поля можна звичайним способом.

У нашому прикладі потрібно помістити поле Звернення між малюнком і рядком "Вітаємо Вас з днем народження" та встановити для поля той самий шрифт, що і для тексту привітання.

Підготовка основного документа злиття завершена. Після збереження документа його можна закрити. При повторному відкритті зв'язок із джерелом даних встановлюється автоматично, а в панелі інструментів відображається панель "Злиття". Зверніть увагу, що в основному документі зберігається інформація про каталог, в якому повинен розміщуватися файл джерела даних. Якщо цей файл був видалений або переміщений, при відкритті документа з'явиться повідомлення про помилку.

Дата добавления: 2014-11-20