Основные термины и определения

Основу любой научной дисциплины составляют понятия - пред­ставления об общем, наиболее существенном, особенном в изучае­мых явлениях и предметах. Формирование понятий - результат исследования предметной области, изучения закономерностей и тенденций ее развития. Всякое понятие представляет собой абст­ракцию - мысленное отвлечение от маловажных свойств изучаемых предметов и явлений и вычленение наиболее значимых, существен­ных сторон, раскрывающих их сущность. Понятия не статичны, они изменяются по мере углубления наших представлений о предмет­ной области. В процессе познания понятия совершенствуются, уточ­няются старые и возникают новые понятия, а часть понятий пере­стает адекватно отражать содержание реалий и переходит в разряд малоупотребительных. Таким образом, с развитием науки понятия приближаются к действительности.

Понятия выражаются в словах, которые связывают понятие с предметом или явлением. Значение слова показывает, что вкладыва­ется в то или иное понятие, какие представления связываются с ним.

Научные понятия обозначаются специальными словами - тер­минами, которые составляют основу научного языка. Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано опреде­ленное научное или специальное понятие. В отличие от обычного слова термин не называет понятие, а понятие приписывается терми­ну, придается ему. Это обусловливает известную конвенциональность термина, т. е. ученые или специалисты условливаются, каким словом (термином) обозначать то или иное понятие.

Следовательно, содержание понятия, обозначенного термином, может быть раскрыто только посредством его дефиниции — кратко­го логического определения, устанавливающего существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т. е. его содержание и границы. Поэтому следует иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его существо, содержание раскрывает оп­ределение.

Термины обладают рядом особенностей:

- системность — термин всегда связан с другими терминами дан­ной предметной области;

- наличие дефиниции (определения) большинства терминов;

- моносемичность — однозначность термина в пределах одной пред­метной области, одной научной дисциплины или сферы профессио­нальной деятельности;

- отсутствие экспрессии;

- стилистическая нейтральность.

В отличие от общелитературного язык профессионального обще­ния требует однозначности толкования основных понятий, выражен­ных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия.

Термины конкретной области знания или деятельности состав­ляют отдельную терминосистему (терминологию).

Терминология документоведения включает в себя термины до­кументационного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их обработки, поиска, хранения, использования.

Документоведение - научная дисциплина, изучающая законо­мерности формирования и функционирования систем документа­ционного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ.

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой доку­ментов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или админист­ративный), решаемый органом управления. Следовательно, дело­производством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и органи­зацию работы с официальными документами. Термин «делопроизвод­ство» в соответствии с Государственным стандартом, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в на­учный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организаци­онно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования инфор­мации. Термин «документационное обеспечение управления» под­черкивает информационно-технологическую составляющую в со­временной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информа­ционное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.

Делопроизводство (ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи инфор­мации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридиче­скую силу. Документирование всегда осуществляется по определен­ным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Документирование может осуществляться на естественном язы­ке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке созда­ются текстовые документы — документы, содержащие речевую инфор­мацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы со­здаются на машинных носителях — документы, созданные с исполь­зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).

Большое значение при создании документов имеют средства до­кументирования — орудия, используемые человеком для создания документов:

- простые орудия (ручки, карандаши и др.);

- механические и электромеханические (пишущие машины, маг­нитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

- средства автоматизации — компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирова­ние) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные пись­менные документы (текстовые документы, информация которых за­фиксирована любым типом письма), изобразительные документы (содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (в которых изобра­жение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники — фоно- (или звуковые) документы, при применении кино- или видеотехники— кинодокумен­ты, с помощью компьютерной техники — письменные документы на бумажном носителе и видеограммы, а также документы на машинных носителях.

Результатом документирования является документ — зафиксиро­ванная на материальном носителе информация с реквизитами, поз­воляющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объ­ект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, зву­ковой или изобразительной информации, в том числе в преобразо­ванном виде.

Носитель - это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве носителя для создания документов использо­вался различный материал: в Месопотамии - глина, из нее делали таблички, наносили на них острой палочкой знаки письма и обжига­ли, благодаря чему написанное сохранялось в течение длительного времени; в Египте - папирус, т. е. бумага, приготовленная из много­летнего травянистого растения с одноименным названием; в стра­нах Малой Азии, а затем в Европе, в том числе на Руси - пергамен (пергамент).

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие ис­пользовать для документирования вычислительную технику.

Документирование предполагает соблюдение установленных пра­вил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обяза­тельных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксиру­ются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифи­цированная система организационно-распорядительной документа­ции. Требования к оформлению документов». Государственным стан­дартом установлен не только состав реквизитов (их всего 30), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор рек­визитов официального письменного документа, расположенных в оп­ределенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их распо­ложения на документе. Наличие формуляра, установленного государ­ственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в це­лом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информа­ции, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по призна­кам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документа­ции, видов и разновидностей документов, а используется эмпиричес­ки сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разде­ления всех документов на официальные и документы личного проис­хождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения обществен­ных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную пере­писку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, про­изводственные и др. Именно управленческие документы, обеспе­чивают управляемость объектов в рамках как государства, так и от­дельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

- организационно-правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

- отчетная документация;

- договорная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

- документация по материально-техническому обеспечению;

- документация по документационному и информационному обес­печению деятельности учреждения;

- документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении - сис­тема медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).

Документы, составляющие одну систему документации, характе­ризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечи­вают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документо­оборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации — это совокупность взаимосвязан­ных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполне­ния или отправки. В целях рациональной организации документо­оборота все документы распределяются на документопотоки: реги­стрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направля­емые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, по­ступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информа­ционно-поисковой системы по документам учреждения, установле­нии структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др. Одна из важнейших функций в организации работы с документа­ми — учет документов, который обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фик­сирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполне­ния документов, а также вести поиск документов по запросам под разделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятель­ности учреждения. Для системы хранения документов наиболее зна­чимыми понятиями являются понятия «номенклатурадел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хране­ния, а дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную об­ложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопроизвод­ство, документ, реквизит, формуляр, система документации, докумен­тооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисципли­ны. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучае­мой предметной области.

Дата добавления: 2014-11-08