Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку Отменить ввод на панели инструментов Стандартная. 2 страница

2) Рассмотрите следующий важный режим – Использование задач. Нажмите Использование задач на панели представлений. Проект будет представлен в режиме использования задач.

В этом представлении рабочее окно программы состоит из двух панелей. В левой панели отображается таблица со структурированным списком задач, под каждым из которых указываются назначенные ему ресурсы. Для каждого вида задач и ресурса в соседних колонках выводится объём работ – трудозатраты, длительность, даты начала и окончания задач.

На правой панели выводится таблица-календарь, в которой указаны объёмы работ для каждого ресурса и вида работ на каждый рабочий день проекта. Используя горизонтальную полосу прокрутки правой панели, перейдите к дате начала проекта – 16 апреля 2012 года. Вы увидите заполненную таблицу.

3) Рассмотрите ещё один режим просмотра – График ресурсов. Нажмите Вид, График ресурсов (или используйте соответствующую кнопку на Панели представлений, при необходимости воспользуйтесь кнопкой прокрутки в нижней части панели). Информация о проекте будет представлена в выбранном режиме. График ресурсов отображает на временной шкале информацию о распределении, объёмах работ и стоимости ресурсов. Рабочее окно программы разделено на две панели. На левой отображается название ресурса, а на правой – диаграмма использования этого ресурса в выбранном масштабе времени. Если диаграмма не видна на экране, воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки правой панели. Для смены ресурса используйте колесико прокрутки.

4) Рассмотрите возможности ещё одного представления – Использование ресурсов. Для этого:

- Нажмите на панели представлений Использование ресурсов. MS Project переключится в выбранный режим просмотра, в котором ресурсы сгруппированы с работами, которые они выполняют. Как и в предыдущих режимах, рабочее окно делится на две панели. На левой панели выводится таблица со структурированным списком ресурсов и работ, которым эти ресурсы назначены. Здесь же, в колонке Трудозатраты указано общее количество рабочих часов для каждого ресурса и каждого вида работ. На правой панели, в таблице-календаре отображаются ежедневные объёмы работ в часах для каждого ресурса и вида работ. Чтобы увидеть эту информацию, воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки левой панели.

- Сначала обратите внимание на то, что ресурс Плотник и Рабочий подсобный выделен в таблице красным цветом, а в информационном поле он отмечен специальным значком . Установите указатель мыши на значке в строке данного ресурса. На экране появится сообщение о том, что данный ресурс перегружен, и рекомендация исправить эту ситуацию. Ресурс считается перегруженным, если ему назначен объём работы больший, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объёме, то ресурс будет недогруженным. В вашем проекте для каждой работы должно быть назначено достаточное количество ресурсов на планируемое время работ. И каждому ресурсу должен быть определен оптимальный объём работ, исключающий перегрузку и недогрузку. Незначительная перегрузка и недогрузка, например, не более 1 часа в день или 1 дня в неделю, вероятно, все-таки неизбежна.

Чтобы решить проблему перегрузки, следует определить сначала, какие ресурсы и в какое время перегружены и какие работы они при этом должны выполнять. После этого можно выбрать различные варианты:

1) изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

2) изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

3) увеличить количество ресурсов.

Какой из этих вариантов вы выберете, зависит от различных факторов проекта: бюджета, доступности ресурсов, характера выполняемых работ и т.д.

В вашем проекте перегрузка Рабочего подсобного обусловлена тем, что этот ресурс с 26 апреля по 15 мая, с 28 по 30 мая 2012г. назначен на два, а в некоторые дни и на три вида работ со 100%- й занятостью.

5) Решить проблему перегрузки подсобного рабочего можно, или увеличив количество подсобных рабочих, или назначив каждому виду работ, которые он должен одновременно выполнять, количество единиц ресурсов, равное не 100%, а, например, 50%, что часто более реально. Так как перегрузка Рабочего подсобного достаточно большая, добавьте ещё одного подсобного рабочего. Сделайте это следующим образом:

- переключитесь в режим Лист ресурсов;

- в строке Рабочий подсобный в столбце Макс. единиц введите 200%. Теперь перегрузка этого ресурса значительно уменьшилась (она осталась в период с 28.04 по 8.05.).

Далее, уменьшите загруженность использования этого ресурса для некоторых работ, где используются подсобные рабочие. Для этого:

- переключитесь в режим диаграммы Ганта;

- щелчком мыши выделите в таблице Сантехнические работы;

- нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментов Стандартная (можно через контекстное меню). На экране появится соответствующее диалоговое окно;

- щёлкните мышью на ярлычке Ресурсы, чтобы перейти на нужную вкладку;

- назначьте ресурсу Рабочий подсобный количество единиц – 33% (так как у нас в определённые дни одновременно выполняются три работы);

- щёлкните мышью на вкладке Дополнительно. В диалоге появятся элементы управления этой вкладки;

- в открывающемся списке Тип задачи выберите Фиксированная длительность. Это необходимо сделать, так как в противном случае длительность работы будет увеличена на 33%;

- закройте диалог Сведения о задаче. На диаграмме, справа от названия ресурса Рабочий подсобный, назначенного работе Сантехнические работы, появится отметка о количестве единиц ресурса– [33%];

- самостоятельно уменьшите до 33% количество единиц ресурса Рабочий подсобный для работы Плиточные работы, Электромонтажные работы и Шпаклевка стен и потолков;

- снова переключитесь в режим Использование ресурсов и убедитесь, что перегрузка подсобного рабочего ликвидирована.

6) Проблема перегрузки Плотника 28-30 мая 2012г. связана с одновременным выполнением двух работ Монтаж встроенных шкафов и Укладка плинтуса. Решите её иначе:

- Переключитесь в режим диаграммы Ганта. Посмотрите внимательно на диаграмму и на выполняемые работы, обратите внимание на то, что работа Монтаж встроенных шкафов может начинаться раньше, чем полное окончание работы Оклейка обоями. Для внесения опережения в начало работ Монтажа встроенных шкафов необходимо:

- Дважды щёлкните мышью на стрелке, связывающие эти две работы. На экране появится диалог Зависимость задач (тип связи ОН).

- В поле со счётчиком Запаздывание введите минус 50%.

- Закройте диалог Зависимость задач, нажав кнопку ОК.

- Просмотрите проект в режиме Использования ресурсов и убедитесь, что перегрузка ресурсов ликвидирована.

7) После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?

Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг – оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.

Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то, прежде всего, определите, какими конкретными видами работ это обусловлено. Как вы помните, эти работы называются критическими и образуют критический путь. После того как вы определите работы критического пути, можно откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.

Наиболее очевидным путём сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ. Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.

Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также, сократив объём работы, предусмотренный для данного вида работ.

Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ.

Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.

В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.

В качестве примера рассмотрите, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсу Разработка дизайн-проекта работу в субботу 21 апреля 2012г. Для этого отметье в базовом календаре Календарь 1 для ресурса Дизайнер указанный день как нестандартный рабочий:

- Выберите команду меню Сервис, Изменить рабочее время. На экране появится диалог Изменение рабочего времени.

- В открывающемся списке Для выберите ресурс Дизайнер.

- Выделите в календаре ячейки с датами 21 апреля 2012 года.

- Установите переключатель нестандартное рабочее время.

- В полях ввода С, До введите рабочее время в эти дни: 9:00-12:00, 13:00-17:00.

- Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Изменение рабочего времени.

8) Просмотрите внимательно таблицу и диаграмму Гантаиубедитесь, что работа Разработка дизайн-проекта теперь заканчивается раньше, а дата завершения проекта передвинулась с 31 на 30 мая 2012 г.

9) Создание Вашего проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с базовым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения сравнивать фактические показатели с плановыми. Для этого:

- Выберите команду меню Сервис – Отслеживание – Сохранить базовый план. На экране появится диалог Сохранение базового плана

- Убедитесь, что установлен переключатель Сохранить базовый план для всего проекта.

- Закройте диалог, нажав кнопку ОК. Базовый план будет сохранён.

10) Нажмите кнопку Сохранить .

11) Закройте файл.

12) Корректно выйдите из программы Microsoft Project.

13) Корректно завершите сеанс.

Задание 8
ОТСЛЕЖИВАНИЕ ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
И ФАКТИЧЕСКИХ ЗАТРАТ

Задание 8.
ОТСЛЕЖИВАНИЕ ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
И ФАКТИЧЕСКИХ ЗАТРАТ

В предыдущих заданиях Вы закончили создание проекта и сохранили его вместе с базовым планом. Как только будет начато выполнение проекта, вы можете целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных видов работ, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты и сравнивая их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Это подскажет Вам, как фактические изменения плана повлияют на другие виды работ и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета.

MS Project позволяет вводить различную информацию о выполнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и др. При этом достаточно ввести только один или два показателя. Все остальные данные будут вычислены автоматически. Например, если вы введете 50% выполнения для работы с длительностью 10 дней, то оставшаяся продолжительность этой работы будет определена в 5 дней. Если же будет введена оставшаяся продолжительность работ в 2 дня, то программа вычислит процент выполнения – 80%.

1) Рассмотрите различные способы отслеживания хода реализации проекта. Считайте, что выполнение нашего проекта начато в соответствии с планом – 16 апреля 2012 г. Введите дату начала работ и сделайте отметку о прохождении контрольной точки Начало работ. Для этого:

- В режиме диаграммы Гантащелчком мыши выделите контрольную точку Начало работ в поле Название задачи.

- Выберите команду меню Сервис → Отслеживание → Обновить задачи. На экране появится диалог Обновление задач:

- В поле Название этого диалога указано название выделенной контрольной точки – Начало работ, а в поле Длительность – ее плановая продолжительность– 0 дней. В полях со счетчиками % завершения, Фактическая длительность и Оставшаяся длительность отмечаются соответственно процент выполнения – 0%, фактическая длительность – 0 дней и оставшаяся длительность– 0 дней. В группе полей Текущие даты указаны соответствующие плановые сроки начала и окончания работы.

- В открывающемся списке Начало группы полей Фактические даты на календаре укажите дату 16 апреля 2012 года. Эта датаотобразится в поле списка.

- В поле со счетчиком % завершения укажите 100%.

- Нажмите кнопку ОК в диалоге Обновление задач. В информационном поле таблицы слева от названия контрольной точки Начало работ появится отметка P о ее прохождении.

2) Аналогичным образом сделайте отметку о выполнении работ Разработка дизайн – проекта. Обратите внимание, что красный цвет, которым прежде выделялась критическая работа Разработка дизайн - проекта, теперь изменился на синий, так как выполненная работа перестала быть критической.

3) Отметку о выполнении работ этапа Санузел –– сделайте несколько иначе. Для этого:

- Удерживая нажатой клавишу [Ctrl], выделите в таблице названия работ Сантехнические работы и Плиточные работы.

- Выберите команду меню Сервис → Отслеживание → Обновить проект. На экране появится диалог Обновление проекта.

- Убедитесь, что установлен переключатель Обновить трудозатраты как завершенные по:, и в открывающемся списке справа от него, на календаре, выберите дату окончания этих работ– 16 мая 2012 года. Установите переключательвнизу диалогового окна в положение для выбранных задач.

- Закройте диалог Обновление проекта нажатием кнопки ОК. В информационном поле таблицы появятся отметки о выполнении указанных видов работ, а на диаграмме, внутри горизонтальных полосок соответствующих работ – черные полосы, отображающие процент выполнения этих работ, – 100%.

4) Выполнение работы в процентах можно ввести также в диалоге Сведения о задаче. Сделаем отметку для работы Электромонтажные работы о том, что она, допустим, выполнена наполовину. Для этого:

- Щелчком мыши выделите в таблице данную работу.

- Нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментов Стандартная. На экране появится одноименное диалоговое окно.

- Щелкните мышью на ярлычке Общие, чтобы перейти на эту вкладку.

- В поле со счетчиком Процент завершения установите 50%.

- Закройте диалог Сведения о задаче с помощью кнопки ОК. Черная полоса на прямоугольнике-работе отобразит процент выполнения этой работы.

5) Посмотрите, как для ввода информации о ходе выполнения работ можно пользоваться специальной панелью инструментов Отслеживание. Для этого:

- Выберите команду меню Вид → Панели инструментов → Отслеживание. На экране ниже панели инструментов Форматирование появится панель инструментов Отслеживание.

Оставшиеся 50% работы Электромонтажных работ введем с помощью панели инструментов.

- Убедитесь, что работа Электромонтажных работ выделена.

- Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. Работа будет отмечена как выполненная.

- Аналогичным образом отметьте выполнение Шпаклевка стен и потолков.

6) Теперь предположите, что работа Шпаклевка стен и потолков была выполнена раньше запланированного срока т.е. не 10 мая 2012 г., а 8 мая 2012г. Введем фактическую дату окончания этой работы.

- Выделите работу Шпаклевка стен и потолков.

- Нажмите кнопку Обновить задачу на панели инструментов Отслеживание. На экране появится диалог Обновление задач.

- Обратите внимание: в этом диалоге уже указан процент выполнения работы– 100%, фактическая длительность – 6 дней и оставшаяся длительность – 0 дней.

- В календаре открывающегося списка Окончание группы Фактические даты выберите дату 8 мая 2012 года.

- Нажатием кнопки ОК закройте диалог Обновление задач. В таблице и на диаграмме отобразится фактическая дата окончания работы. Более того, MS Project составил и отобразил на экране новый график работ, в котором изменились на один день даты начала следующих работ. Изменилось и окончание всех работ.

7) Для любой работы вы можете также ввести отметку о выполнении непосредственно на диаграмме с помощью мыши. Сделайте это для работы Грунтовка стен и потолков. Для этого:

- Установите указатель мыши у левого края полоски-работы Грунтовка стен и потолков. Указатель примет форму .

- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно задачи, в котором будет указана дата Завершено по:.

- Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь по полоске-работе. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы. Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой– 14.05.2012г. (При необходимости увеличьте масштаб). При этом указатель мыши достигнет правого края полоски-работы.

- Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Грунтовка стен и потолков будет отмечена как выполненная.

8) В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо работа после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок. Предположите, что в нашем проекте работа Побелка потолка начата в срок, но выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на несколько дней. Сделайте соответствующую отметку. Для этого:

- Щелчком мыши выделите в таблице работу Побелка потолка.

- Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. На диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы.

- Оставшаяся часть работы должна быть начата – 17 мая. Поэтому, установите указатель мыши на полоске-работе Побелка потолка правее полосы выполнения.

- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно Критический путь, в котором будут указаны даты Начало и Окончание оставшейся части работы. Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в информационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части работы– 17.05.2012.

- Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями работы появится разрыв в несколько дней. Будет также изменен график для остальных видов работ.

- Самостоятельно отметьте 100% выполнение оставшейся части работы Побелка потолка.

9) При управлении проектом необходимо постоянно владеть информацией о том, выполняются ли работы в соответствии с графиком, и если нет, то как велики отклонения. Анализируя такие данные, можно своевременно принимать необходимые меры для окончания проекта в срок. Просмотрите эту информацию в Вашем проекте. Нажмите кнопку (Диаграмма Ганта с отслеживанием) на панели представлений. На экране появится диаграмма Ганта в режиме отслеживания. На этой диаграмме серыми полосами показан базовый план, а синими – фактическое выполнение. Справа от каждой выполненной работы указан процент выполнения – 100%. Невыполненные критические работы отображаются красным цветом, и справа от них указан процент выполнения – 0%. Выполненные этапы также отмечены специальными условными обозначениями. Просмотреть числовые показатели можно на таблице отклонений. Для этого:

- Выберите команду меню(Вид → Таблица → Отклонение). Вид таблицы изменится.

- Переместите правую границу левой панели к правому краю рабочего окна, чтобы увидеть таблицу полностью. В этой таблице в колонках Начало и Окончание указаны фактические даты начала и окончания каждого вида работ. В колонках Базовое начало и Базовое окончание – соответствующие даты по базовому плану. В колонках Отклонение начала и Отклонение окончания – разница между фактическими и плановыми датами. Отклонение может быть положительным и отрицательным. Положительное отклонение означает, что работа начата или закончена позднее планового срока, а отрицательное – ранее. Из таблицы видно, что начало работ последнего этапа теперь задерживается на 0,75 дня и Завершение проекта – на этот же срок дня. Это же видно и на диаграмме.

10) Значит, Вам следует принять экстренные меры для окончания проекта в срок. Одним из способов решения этой задачи может быть сокращение длительности работы Укладка ламината путем назначения сверхурочных работ ресурсу (работа в выходные дни), назначенному этому виду работ. Добавление сверхурочных работ в объеме по 8 часов сократит продолжительность этого вида работ на 1 день. Для этого:

- Выберите команду меню Окно → Разделить. Рабочее окно программы будет разделено на два окна по горизонтали: в верхнем окне будет отображаться отслеживающая диаграмма Ганта, а в нижнем – форма задач.

- Щелкните мышью на форме задач, чтобы сделать ее текущей.

- Выберите команду меню Формат → Подробности → Трудозатраты ресурсов.

- Щелкните мышью на отслеживающей диаграмме Ганта в верхнем окне и выделите работу Укладка ламината. На форме работ в поле Название таблицы появится название ресурса – Плотник и Рабочий подсобный – назначенного этому виду работ.

- Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Сверхурочные трудозатраты, чтобы выделить ее.

- Установите количество часов сверхурочной работы– по 8 часов и нажмите клавишу [Enter].

- Выберите команду меню(Окно → Снять разделение). Отслеживающая диаграмма Гантаснова отобразится в полный экран, и вы увидите на ней внесенные коррективы. Теперь продолжительность работы Укладка ламината уменьшилась. Вы увидите, что срок завершения проекта, обратно вернулся к дате до разрыва работ Побелка потолка – 30.05.

11) После такой корректировки следует сохранить новый промежуточный план, чтобы дальнейший ход выполнения работ можно было сравнивать с откорректированным планом. Для этого:

- Выберите команду меню Сервис → Отслеживание → Сохранить базовый план. На экране появится диалог Сохранить базовый план.

- Установите переключатель Сохранить промежуточный план.

- Закройте диалог Сохранить базовый план с помощью кнопки ОК. Новый промежуточный план будет сохранен.

12) На отслеживающей диаграмме Гантавы можете графически отобразить ход выполнения работ для любой даты на временной шкале. Для этого:

- Нажмите кнопку Добавить линию хода выполнения на панели инструментов Отслеживание. Указатель мыши примет форму .

- Переместите указатель мыши на диаграмму. На экране появится информационное окно Индикатор выполнения, в котором при движении мыши будет изменяться дата выполнения, для которой должен быть построен график выполнения.

- Выберите интересующую вас дату, например 11 мая 2012 года, и щелкните левой кнопкой мыши на диаграмме. В указанной точке отобразится график выполнения проекта.

13) В ходе выполнения работ вы в любой момент можете получить информацию о плановой и фактической стоимости работ, израсходованных и оставшихся средствах. Для этого:

- Выберите команду меню Вид → Таблица → Затраты. На экране появится таблица Затраты.

- Переместите правую границу левой панели вправо так, чтобы видеть всю таблицу. В колонке Общие затраты указывается общая стоимость каждого вида работ, а в колонке Базовые – плановая. Разница междуними отображается в поле Отклонение. Если эта разница отрицательна, то средства сэкономлены; в противном случае – перерасходованы. В колонке Фактические указана стоимость уже выполненных работ, а в колонке Оставшиеся – еще не выполненных.

14) Вы можете также проанализировать расходование средств, назначенных каждому ресурсу, следующим образом:

- Нажмите кнопку Использование задач на панели представлений. На экране отобразится таблица использования задач.

- Выберите команду меню Вид → Таблица → Затраты. На экране появится таблица Затраты.

- Переместите правую границу левой панели вправо, чтобы видеть на экране всю таблицу. Как видите, эта таблица содержит те же колонки, что и предыдущая. Однако стоимость здесь распределена не только по видам работ, но и по ресурсам. Это позволяет оперативно получить информацию о расходовании средств каждым ресурсом в отдельности.

15) Снова переключитесь в режим отслеживающей диаграммы Ганта.

16) Самостоятельно введите информацию о выполнении оставшихся видов работ и завершении проекта.

17) Нажмите кнопку Сохранить .

Дата добавления: 2014-11-20