Методы выявления и сбора информации

Методы системной диагностики организаций

Системная диагностика является начальным этапом стратегического ИТ-аудита, она базируется на архитектурной концепции и подразумевает диагностику как бизнес-слоя, так и системного слоя архитектуры. Бессмысленно осуществлять диагностику ИТ без выявления таких аспектов как степень покрытия бизнес-процессов существующими информационными системами, уровень удовлетворенности бизнес-пользователей имеющимися информационными технологиями и т.п.

Этап выявления и сбора информации (обследование) является важнейшим и определяющим этапом диагностики, на его основе осуществляется вся последующая деятельность. Необходимо отметить, что каждый из участвующих в диагностике специалистов должен обследовать не более 2-3 бизнес-процессов организации для того, чтобы тщательно в них разобраться. Современная организация является сложной системой, состоящей из крупных взаимоувязанных подсистем, а возможности человека в одновременном охвате большого количества таких подсистем ограничены, поэтому здесь в полной мере должен использоваться принцип "разделяй и властвуй".

Во время обследования должны быть собраны следующие материалы:

1. стратегические цели и перспективы развития;
2. данные по организационно-штатной структуре организации;
3. информация о принятых технологиях деятельности;
4. результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);
5. предложения сотрудников по усовершенствованию деятельности;
6. нормативно-справочная документация;
7. данные по имеющимся в организации средствам и системам автоматизации.

Во время обследования должны быть собраны следующие материалы:

1. анкетирование
2. сбор документов
3. интервьюирование.

Анкетирование применяется на начальном этапе обследования и предваряет применение других методов. Анкеты позволяют составить грубое представление о процессах и информационных системах организации, что позволит спланировать первоначальное распределение работ группы аналитиков. Анкеты должны рассылаться руководителям структурных подразделений и содержать графы для идентификации фамилии и должности анкетируемого, отдельно излагается просьба приложить шаблоны документов, с которыми работают сотрудники соответствующего подразделения. Список вопросов должен быть ограничен (не более 15-20) с тем, чтобы вся анкета не занимала более двух листов. Авторам приходилось видеть анкеты размером в 50 страниц, содержащие до 500 тщательно продуманных вопросов, но не встречался ни один человек, добровольно (а, следовательно, также тщательно и с пользой для дела) на них ответивший.

Примерный вариант анкеты приведен ниже:

• ФИО руководителя подразделения, телефон
• Координаты контактного лица (к кому в отсутствие или при занятости руководителя можно обращаться)
• Каковы (с позиций Вашего подразделения) должны быть цели внедрения ИТ
• Основные функции подразделения
• Какая информация поступает из других подразделений (заявки, запросы, отчеты и т.п.)
• Какая информация передается в другие подразделения
• Какая информация формируется ("рождается") в подразделении
• С какими внешними организациями (банк, заказчик, поставщик и т.п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается
• Физическое представление информационных потоков и хранилищ (документ, дискета, сеть, журнал, картотека и т.п.)
• Время хранения информации
• Штатная структура и квалификация кадров
• Техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем и т.п.)
• Используемые программные продукты
• Подпись
• Приложение 1: Положение о подразделении
• Приложение 2: Набор шаблонов и форм основных документов, используемых подразделением

Сбор документов должен осуществляться на всех этапах проведения обследования, соответствующие формы, бланки и т.п. в дальнейшем сослужат неоценимую службу при разработке информационной модели предприятия (выявлении сущностей информационной модели и наполнении их атрибутикой). В дальнейшем целесообразно подготовить альбом форм с разбивкой их по бизнес-процессам. Такой альбом будет являться хорошим вспомогательным результатом диагностики - своими силами подобная работа обычно не проводится.

Интервьюирование является важнейшим и необходимым методом обследования, только с его помощью возможно разобраться во всех тонкостях применяемых в организации технологий. Современная организация является сложнейшей системой, как оно функционирует, не представляет ни один его сотрудник. Конечно, руководство владеет ситуацией в целом, с другой стороны, клерк досконально знает свою деятельность, но полной картины не имеет никто. И только интервьюирование представителей всех звеньев организационно-штатной структуры позволит выявить и, в дальнейшем, формализовать эту картину.

С другой стороны, интервьюирование является и наиболее сложной задачей: необходимо найти контакт с сотрудником и направить беседу в необходимое для целей диагностики русло.

Какую же информацию необходимо выявлять прежде всего во время интервьюирования? Во-первых, необходимо ограничить контекст диагностируемой системы - с этой целью должны быть выявлены все внешние объекты, с которыми диагностируемая организация взаимодействует, технологии взаимодействия со стороны организации, а также информационные (и, возможно, материальные) потоки, обеспечивающие эти взаимодействия. Во-вторых, должны быть детально выявлены реальные технологии работы организации - нормативно-справочная документация описывает их неполно. В-третьих, должны быть определены реальные функции подразделений и их взаимосвязи и взаимозависимости, поскольку положения о подразделениях такую информацию не содержат. В-четвертых, должны быть выявлены и специфицированы все информационные хранилища (в том числе и бумажные: картотеки, архивы и т.п.). В-пятых, должна быть оценена аппаратно-техническая база организации, а также исследовано работающее на ней программное обеспечение. Наконец, в-шестых, должны быть собраны статистические данные по бизнес-процессам организации: они со временем сослужат хорошую службу при анализе и выборе соответствующих информационных систем.

Опыт показывает, что длительность обследования, как правило, не зависит от размера организации (конечно, не имеются в виду территориально распределенные структуры) и составляет 5-7 рабочих дней (оптимальной группой специалистов численностью 6-8 человек). Однако, следует отметить, что часто возникает необходимость в проведении дополнительного обследования: какие-то моменты были не до конца выяснены, где-то возникли нестыковки, что-то было просто упущено. Обычно дополнительное обследование занимает 1-2 дня, и при его проведении очень полезно обсудить с интервьюированными уже наработанные результаты.

Дата добавления: 2014-11-08