Контроль исполнения документов

Порядок прохождения документов внутри организации

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в данной организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств).

При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, его дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая получение документа, отметка об исполнителе, количество листов документа, указание о наличии приложений, указания о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

4.1.4. Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Отдельно регистрируются постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.

При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

5.1. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не позднее чем в течение месяца.

Изменение срока исполнения производится руководителем, устанавливающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

5.2. Система учета контрольных документов

Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год, по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Справки о состоянии исполнительной дисциплины составляются не реже одного раза в месяц.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с этим документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку».

Дата добавления: 2014-11-20