Основні відомості призначення та завантаження

Табличний редактор Microsoft Excel

Зміст матеріалу: Основні відомості, призначення та завантаження редактора. Файли даних. Структура типового вікна. Типи даних. Робота з файлами. Введення, редагування та опрацювання табличної інформації. Функції у формулах. Робота з клітинками та їх форматування. Виділення та редагування діапазону клітинок. Бази даних в Excel: створення списків, використання форм, фільтрів, сортування та пошук даних, використання команди Підсумки, зведені таблиці. Побудова та редагування діаграм. Вставка малюнків. Друкування листів.

Бухгалтер, економіст, інженер чи приватний підприємець повсяк­денно працює з інформацією, яка наведена у вигляді таблиць даних як текстового, так і числового типу. Для табличних розрахунків характерні порівнянопрості формули і великі обсяги даних. Якщо вихідних даних небагато і розрахунок за табличною формою є разовим, то можна вико­ристати мікрокалькулятор. Однак якщо подібні розрахунки є постійни­ми чисупроводжуються великими обсягами даних, то працівник, який їх виконує, стає неуважним, втомлюється, і, як наслідок, робить помилки. Аналіз великої кількості даних, що пов'язані між собою складними за­лежностями, потребує надзвичайної ретельності та чималих затрат ча­су. Швидке створення, заповнення, оформлення та друкування таблиць у зручному вигляді, відшукання сум чи середніх значень чисел, розміще­них у стовпцях або рядках таблиці, та складніший аналіз даних - це ті за­вдання, які найліпше вирішувати за допомогою табличного процесора.

Табличні процесори (інші терміни - електронні таблиці або табличні редактори) - незмінний атрибут програмного забезпечення персонально­го комп'ютера. Електронна таблиця є універсальним засобом для авто­матизації розрахунків над табличними даними. Її створюють у пам'яті комп'ютера, потім її можна переглядати, змінювати, записувати на магнітний чи оптичний диск для зберігання, друкувати на принтері. На екрані дисплея електронна таблиця подається у вигляді матриці, що складається зі стовпців та рядків, на перетині яких утворені клітинки. Стовпці і рядки мають ідентифікатори: стовпець – назву, рядок - номер, тому кожну клітинку можна визначити єдиним спосо­бом. У клітинках розміщують такі типи даних: числа, тексти і математичні формули.

За допомогою табличних процесорів можна не тільки автоматизувати розрахунки, а й ефективно проаналізувати їхні можливі варіанти. Змі­нюючи значення одних даних, можна спостерігати за змінами інших, що залежать від них. Такі розрахунки виконуються швидко і без помилок, надаючи користувачу за лічені хвилини велику кількість варіантів розв'я­зання задачі. Усе це дає підстави вважати електронну таблицю обов'язко­вим елементом інженерної, управлінської й наукової діяльності.

Можливості Excel набагато більші, ніж розуміють під терміном таб­личний процесор. Опрацювання тексту, статистичний аналіз та прогно­зування, ділова графіка, керування базами даних - програма настільки потужна, що у багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми - текстові редактори чи системи керування базами даних.

Поряд із такими простими завданнями, як підготовка числових, тек­стових та змішаних таблиць, оформлення найрізноманітніших бланків, наведення результатів у формі ділової графіки, за допомогою Excel ви­рішують набагато складніші проблеми. Наприклад, використовуючи цю програму, на підприємстві можна розраховувати податки і заробітну плату, вести облік кадрів і витрат, планувати виробництво та керувати збутом. А потужні математичні та інженерні функції Excel дають змогу розв'язувати багато задач у галузі природничих та технічних наук.

Для запуску програми Ехсеl слід виконати команду Пуск/Программы/Місrosoft Office/ Місrosoft Ехсеl, після чого на екрані з’явиться вікно редактора Ехсеl.

Вікно містить ряд типових елементів (див.мал 1)

мал.1

Рядок заголовка містить назву програми “Місrosoft Ехсеl”. Крайня ліва кнопка є кнопкою виклику управляючого меню. Праворуч розміщені відповідно кнопка згортання, розгортання/відновлення та закриття вікна.

Рядок меню розміщується під рядком заголовка і включає такі пункти:

Файл — робота з файлами книг (створення, збереження, відкриття файлів, друкування файлів книг); Правка — редагування книг; Вид — перегляд та зміна вигляду книг; Вставка — вставка у аркуші книг малюнків, діаграм та ін.; Формат — форматування книг (встановлення параметрів, форматів таблиць); Сервис — сервісні функції (встановлення параметрів настройки Ехсеl); Данные — робота з базами даних; Окно — робота з вікнами книг; Справка — виклик довідкової інформації.

Кожний пункт меню має вертикальне підменю. Відкрити меню зручніше за допомогою миші, встановивши курсор на потрібному пункті меню і натиснувши ліву кнопку.

При виборі пункту підменю в нижньому рядку екрана роз’яснюється його призначення в рядку стану.

Слід зазначити, що назви деяких пунктів підменю мають сірий колір. Це означає, що такі пункти в даний момент недоступні.

Ви­конання більшості основних команд мож­на ініціювати, окрім вибору в рядку меню,ще двома способами: натисканням на відповідну кнопку панелі інструментів або комбінацією "гарячих" клавіш. Можна використовувати також команди контекстного меню, яке відкри­вається після натискання на праву кнопку мишкиі містить переважно найуживаніші команди (див.мал.2).

мал.2

Користувач має змогу відмінити останню введену команду, виконавши команду Правка/Отменить.

Дата добавления: 2014-11-28