Уровни управления

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный (управление нижнего уровня), функциональный (управление среднего звена), стратегический (управление высшего звена).

· Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменение входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятий управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. Н этом уровне управления большой объем занимают учетные задачи.

· Функциональный (средний) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений.

Пример: На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период.

· Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. На этом уровне выполняется такая функция как стратегическое планирование.

Понятие: Классификация информационных систем.

Комментарий: В связи с многоаспектностью, многофункциональностью и различием сфер применения классификацию информационных систем осуществить достаточно сложно. Как правило, признаки, согласно которым делятся системы на классы, отражают цели того, кто осуществляет классификацию. В качестве признаков классификации ИС могут служить следующие их свойства:

- степень автоматизации информационных процессов;

- уровень интеграции информационных процессов;

- вид обрабатываемой информации;

- отраслевая принадлежность;

- уровень обслуживаемой системы управления.

1. По степени автоматизации информационных процессов. Степень автоматизации информационных процессов может быть разной, поэтому системы делятся на автоматизированные, слабо автоматизированные и не автоматизированные. Например, в средние века обработка информации осуществлялась вручную, но с появлением расчетных таблиц, первых счетных приспособлений и машин некоторые расчетные процедуры были автоматизированы. В настоящее время степень автоматизации управления на типовом промышленном предприятии колеблется от 40 до 60%.

2. По уровню интеграции информационных процессов различают интегрированные информационные системы и системы, состоящие из локальных частей и функционально-позадачные. Интегрированные информационные системы создаются на единой информационной базе. Это обеспечивает сквозную связь между всеми элементами информационной системы, поддерживающими процесс управления бизнес-процессами. Функционально-позадачные системы содержат локальные подсистемы слабо связанные между собой.

3. По виду обрабатываемой информации системы делятся на документальные и фактографические. Документальные информационные системы предназначены для поиска неструктурированной информации, находящейся в текстовых (книги, статьи, рефераты, приказы и т.д.) или графических документах.

Фактографические информационные системы, в отличие от документальных, имеют дело со структурированной информацией, что позволяет осуществлять не только точный поиск информации, но и ее арифметическую и логическую обработку.

4. По отраслевой принадлежности. По данному признаку информационные системы могут быть распределены по следующим классам: информационные системы предприятий связи, информационные системы промышленных предприятий, информационные системы транспортных предприятий, информационные системы банков и т.д.

5. По уровню обслуживаемой системы управления. По данному признаку информационные системы делятся на федеральные, региональные, муниципальные, офисные.

Понятие: Структура информационных систем.

Комментарий: Структура ИС составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы.

Функциональная п/с ИС представляет собой комплекс средств решения экономических задач с высокой степенью информационных обменов (связей) между задачами. При этом под задачей будем понимать процесс обработки информации с четко определенным множеством входной и выходной информации.

Функциональная часть формируется с учетом решаемых задач.

В соответствии с таким подходом информационная система рассматривается как инструмент, предназначенный для поддержки какой-либо функции управления за счет решения соответствующих задач. Примеры задач могут быть следующие: Расчет месячного плана производства; Расчет фактической себестоимости производства; Расчет плана загрузки производственных мощностей и т. д. В этом случае функциональная часть состоит из подсистем, которые привязываются к соответствующим структурным подразделениям, обеспечивая их деятельность.

Обеспечивающая часть ИС состоит из: организационного, информационного, программного, технического, правового и другого обеспечения.

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функциони-рование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Математическое обеспечение и программное обеспечение(ПО) – это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

· средства моделирования процессов управления;

· типовые задачи управления;

· методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированные на пользователей и предназначенные для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного информационного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных и т.д.).

Лингвистическое обеспечение включает совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в информационных системах, а также правил формализации естественного языка, включающих методы сжатия и раскрытия текстовой информации с целью повышения эффективности автоматизированной обработки информации.

Функциональные подсистемы определяют составы задач и постановки задач, математические модели и алгоритмы решения которых разрабатываются в составе подсистемы «Математическое обеспечение» и которые, в свою очередь, служат базой для разработки прикладных программ, входящих в состав подсистемы «Программное обеспечение». Функциональные подсистемы, компоненты МО и ПО определяют принципы организации и состав классификаторов документов, состав информационной базы. Разработка структуры и состава информационной базы позволяет интегрировать все задачи функциональных подсистем в единую экономическую информационную систему, функционирующую по принципам, сформулированным в документах организационного и правового обеспечения.

Понятие: Нормативно-методическая база управленческой документации.

Комментарий: Среди информационных ресурсов предприятия документация занимает одно из центральных мест, так как в ней фиксируются все производственно-хозяйственные и финансовые операции. Данный подкласс информационных ресурсов является неформализованным, однако их содержание и вид материальных (бумажных) носителей регламентируются государственными стандартами.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.

Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государствен-ными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.

Данная база содержит:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

2. Государственные стандарты на управленческую документацию.

Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.

На межотраслевом уровне существует унифицированная система документации (УСД), в которую входят:

- единая система конструкторской документации (ЕСКД);

- единая система технологической документации (ЕСТД);

- унифицированная система форм статистической информации;

- унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.

В соответствии со стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации:

1. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

3. Унифицированные системы организационно-распоряди-тельной документации.

4. Унифицированные системы отчетно-статистической документации.

5. Унифицированные системы банковской документации.

6. Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.

7. Унифицированные системы документации по труду.

8. Унифицированные системы внешнеторговой докумен-тации.

В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанному для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце. Как правило, в последнем имеется несколько зон: зона общих реквизитов (наименование предприятия, адрес, банковские реквизиты), зона формы документа (код формы и гриф ее утверждения), зона названия документа и даты составления, зона для размещения табличной части, зона для подписей в документе.

Понятие: Классификация и кодирование экономической информации.

Комментарий: В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая – нет (адреса, фамилии и т.д.). Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки.

Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются. Классифицирование – это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).

Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:

1. Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей:

- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- Общероссийский классификатор управленческой доку-ментации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);

- Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.

2. Классификаторы организационных структур:

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).

Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляются специалистами предприятия.

Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Понятие: База данных.

Комментарий: База данных – это множество взаимосвязанных данных, структурированных таким образом, что достигается их минимальная избыточность и максимальная независимость от прикладных программ.

Данные в базе находятся в памяти в соответствии с некоторой моделью. Распространенными моделями баз данных являются: реляционная, сетевая и иерархическая. Так как в процессе управления предприятиями и организациями широко используются таблицы, наиболее распространенной моделью баз данных в настоящее время является реляционная модель.

Реляционная модель основывается на понятии “отношение” и представляется совокупностью таблиц.

Таблицы, входящие в реляционную модель, строятся в рамках ограничений, диктуемых операциями их обработки. Это следующие ограничения:

- таблица должна иметь имя (например, ДЕТАЛЬ, ПОСТАВЩИК, ПОСТАВКИ);

- таблица должна быть простой, то есть не содержать составных столбцов, например, у поставщика должен быть только один номер телефона, указанный в одной строке;

- в таблице не должно быть одинаковых строк;

- должен быть известен первичный ключ, используемый для поиска или выполнения других логических операций.

Для обработки нескольких таблиц устанавливаются связи. Связи между первичными ключами, то есть теми атрибутами таблиц, которые однозначно определяют их строки, определяются с помощью указателей.

Таблицы реляционной модели обрабатываются с помощью операций реляционной алгебры. Выделяют три основных операции: ВЫБОРКА, ПРОЕКЦИЯ, СОЕДИНЕНИЕ.

Согласно приведенному выше определению базы данных должны создаваться таким образом, чтобы выполнялись два условия:

· достигался минимум затрат на корректировку данных;

· достигался минимум затрат на перепрограммирование, необходимое в случае изменения структуры базы данных (добавление новых или сокращение старых атрибутов).

Для удовлетворения этих условий базы данных создаются на основе двух принципов:

· неизбыточность;

· независимость.

Требование первого принципа означает сокращение до минимума объема дублируемых данных. Для этого над таблицами выполняют процедуру нормализации.

Реализация второго принципа, требует максимальной независимости прикладных программ от структуры базы данных. Независимость достигается за счет отделения процедурной части программы от описания структуры базы данных. Отделение происходит с помощью системы управления базами данных (СУБД). СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддерживания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации, а также обеспечения логической и физической целостности данных и предоставления санкционированного доступа к данным конечным пользователям.

Решение экономических задач с применением базы данных начинается с ее проектирования и выполняется в несколько этапов. Предварительно всю документацию, имеющую непосредственное отношение к данной задаче, следует сгруппировать следующим образом:

- выделить входные оперативные документы, содержащие переменную информацию и отражающие текущие производственно-хозяйственные факты или финансовые операции;

- выделить условно-постоянные документы, содержащие нормативно-справочные данные;

- разработать результирующие документы, таблицы, отчеты;

- определить документы, предназначенные для корректировки условно-постоянных данных.

Как правило, условно-постоянная информация, находящаяся в иных базах данных, доступна большинству пользователей и поэтому она не создается.

Входные оперативные документы предварительно проверяются на наличие повторяющихся групп и при необходимости нормализуются, то есть декомпозируются.

Далее осуществляются описание таблиц базы данных средствами СУБД, задание связей между таблицами и разработка форм, отчетов, которые также описываются средствами СУБД. При необходимости обеспечивается защита данных, указываются права и ограничения по доступу к данным.

Достаточно популярной СУБД является MS Access.

Профессиональные (промышленные) СУБД представляют собой программную основу для создания и функционирования крупных экономических объектов. На их базе создаются комплексы управления и обработки информации на крупных предприятиях, банках или даже целых отраслей.

Понятие: Централизованные и распределенные базы данных и их применение для решения экономических задач.

Комментарий: С появлением и развитием корпоративных и иных сетей появилась возможность организации доступа к одним и тем же данным из различных структурных подразделений предприятия или из других регионов. При этом разработаны два вида баз данных:

- централизованные;

- распределенные.

Централизованная база данных характерна тем, что она полностью находится на центральном компьютере, к которому за информацией обращаются пользователи (клиенты) с помощью своих компьютеров. Управление базой данных (ее корректировка и прочие процедуры, поддерживающие ее целостность, безопасность и пр.) осуществляется централизованно.

Недостатки централизованной БД состоят в следующем:

- требуется передача большого потока данных;

- низкая надежность;

- низкая производительность.

Преимущества: минимальные затраты на корректировку данных в базе.

Для снижения остроты перечисленных недостатков создают распределенные базы данных, то есть базы данных, которые состоят из нескольких пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных узлах сети (компьютерах). Предприятия сами по себе имеют распределенную структуру, поэтому данные фактически распределены по структурным подразделениям. Фактически распределенная база данных есть виртуальный объект, составные части которого хранятся в разных узлах сети. Для пользователя они находятся в одной логической модели базы данных. Работа с такой базой данных осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

Для решения экономических задач в средах централизованной или распределенной базы данных можно воспользоваться одним из следующих методов доступа к данным:

1. Доступ на основе архитектуры сети вида "файл-сервер";

2. Доступ на основе архитектуры сети вида "клиент-сервер".

Понятие: Хранилище данных (Data Warehouse).

Комментарий: Объемы данных в организациях настолько возросли, что проводить оперативный анализ на основе множества локальных баз неэффективно. Идея, положенная в основу технологии информационных хранилищ, состоит в том, что все необходимые для анализа данные извлекаются из локальных баз, преобразуются посредством статистических методов в аналитические данные, которые помещаются (погружаются) в один источник данных – информационное хранилище.

Технологии информационного хранилища обеспечивают сбор данных из существующих внутренних баз предприятия и внешних источников, формирование, хранение и эксплуатацию информации как единой, хранение аналитических данных (знаний) в форме, удобной для анализа и принятия управленческих решений. К внутренним базам данных предприятия относятся локальные базы подсистем ИС (бухгалтерский учет, финансовый анализ, кадры, расчеты с поставщиками и покупателями и т.д.). К внешним базам – любые данные, доступные по интернету и размещенные на web-серверах предприятий – конкурентов, правительственных и законодательных органов, других учреждений.

Отличие реляционных баз данных от информационного хранилища заключается в следующем:

· Реляционные базы данных содержат только оперативные данные организации. Информационное хранилище обеспечивает доступ как к внутренним данным организации, так и к внешним источникам данных, доступным по Интернету.

· База данных ориентирована на одну модель данных функциональной подсистемы ИС. Базы обеспечивают запросы оперативных данных организации. Информационные хранилища поддерживают большое число моделей данных, включая многомерные, что обеспечивает ретроспективные запросы (запросы за прошлые годы и десятилетия), запросы как к оперативным данным организации, так и к данным внешних источников.

· Данные информационных хранилищ могут размещаться не только на сервере, но и на вторичных устройствах хранения.

В процессе погружения данные:

· Очищаются для устранения ненужной для анализа информации (адреса, почтовые индексы, идентификаторы записей и т.д.).

· Агрегируются (вычисляются суммарные, средние, минимальные, максимальные и другие статистические показатели).

· Преобразуются в единую структуру хранения из разных типов данных предметных приложений.

· При объединении данных из внутренних и внешних источников производится их преобразование в единый формат.

· Согласуются во времени, то есть приводятся в соответствие к одному моменту времени (например, к единому курсу рубля на текущий момент) для использования в сравнениях, трендах, прогнозах.

Таким образом, данные, погруженные в хранилище, организуясь в интегрированную целостную структуру, облада-ющую естественными внутренними связями, приобретают новые свойства. Они являются основой для построения аналитических систем и систем поддержки принятия решений. Именно поэтому технологии информационных хранилищ ориентированы на руководителей, ответственных за принятие решений.

Управленческому персоналу информационное хранилище обеспечивает предметно-ориентированный подход, показывая, какая информация имеется в наличии, как она получена, как может быть использована. Руководитель может получить обзор ситуации или в деталях рассмотреть данную ситуацию. При этом обеспечивается конфиденциальность (секретность) данных, предназначенных различным уровням руководителей и сотрудников.

Руководителям предприятия данные доступны посредством интеллектуальных запросов, инструментов создания интерактивных отчетов на экране, многомерного просмотра данных. Для реализации интеллектуальных запросов используются языки запросов SQL нового поколения, например язык MDX.

Для описания и управления данными в информационном хранилище используется понятие метабаза. Мета – приставка, указывающая на то, что объект относится к более высокому уровню абстракции. Метабаза содержит метаданные, которые описывают, как устроены данные информационного хранилища, частоту изменений данных в источниках, источники данных (возможны ссылки на распределенные базы, размещенные на серверах с другими платформами), кто и как может пользоваться данными, права доступа и др.

В информационных хранилищах используются экономико-математические методы, генерирующие «информацию об информации»; статистические процедуры вычисления показателей для уменьшения объема данных и ускорения доступа к ним; методы обработки электронных документов, аудио-, видеоинформации, графов и географических карт, методы сжатия-развертки данных.

Примерами информационных хранилищ могут служить Oracle VLM, разработанная фирмами Oracle и Digital, Red Brick Warehouse 5.0 корпорации Red Brick Systems, Business Information Warehouse и др.

Понятие: Витрины данных (Data Mart).

Комментарий: Витрины данных – небольшие хранилища с упрощенной архитектурой, предназначенные для хранения части данных информационного хранилища с целью снятия нагрузки с основного информационного хранилища. В основном витрины содержат ответы на конкретный ряд вопросов, например, данные АРМ сотрудников организации. Информация в разных витринах может дублироваться.

Двухуровневая архитектура информационного хранилища обеспечивает ретроспективные запросы (запросы данных за прошлые годы), анализ тенденций, поддержку принятия стратегических решений. Они ориентированы на оперативные базы организации и внешние источники, доступные по Интернету.

Трехуровневая архитектура информационного хранилища за счет использования витрин данных ускоряет обслуживание и увеличивает число пользователей по сравнению с двухуровневой архитектурой.

Понятие: База знаний.

Комментарий: База знаний — это знания человека, представленные в памяти компьютера в соответствии с какой-либо моделью.

Существуют десятки моделей (и, соответственно, языков) представления знаний дляразличных предметных областей. Большинство из них может быть сведено к следующим классам: продукционные; семантические; фреймы; формальные логические модели.

Продукционная модель, или модель, основанная на правилах. Правила представляют собой языковую конструкцию, которая отражает условия выполнения некоторого процесса. Данная модель позволяет представить знания в виде предложений типа: Если (условие), то (действие).

Семантическая сеть. Это ориентированный граф, в вершинах которого находятся имена объектов, а дуги указывают на отношения между ними. Из множества отношений часто используются часть-целое, свойства и функциональные связи (производит, находится и т.д.).

Фрейм предложен М.Минским в 70-е годы как структура знаний для восприятия пространственных сцен. Под фреймом понимается абстрактный образ или ситуация. Основным преимуществом фреймов как модели представлений знаний является способность отражать концептуальную основу организации памяти человека, а также ее гибкость и наглядность. Специальные языки представления знаний в сетях фреймов FRL (Frame Representation Language) и другие позволяют эффективно строить промышленные экспертные системы. Широко известны такие фреймо-ориентированные экспертные системы, как
ANALYST, МОДИС.

Формальные логические модели применяются в основном в исследовательских «игрушечных», так как данная модель предъявляет высокие требования и ограничения к предметной области.

Понятие: Проектирование ИС.

Комментарий: Проектирование ИС связано с выбором методологии создания, технологии и методов выполнения проектных работ, инструментальных средств разработки. Современный подход к проектированию ИС основан на понятии жизненного цикла ИС и построении комплекса взаимосвязанных моделей.

Дата добавления: 2014-12-08