Информационное обеспечение экономического анализа и его структура

Классификация информации для анализа хозяйственной деятельности

Термин «информация» (лат.) означает «объяснение», «изложение», «сообщение». Он вошел в обиход еще в конце XIX века, но сначала использовался лишь применительно к средствам связи. Ныне под информацией понимают совокупность полезных сведений, которые являются объектом сбора, регистрации, сохранения, передачи и преобразования. Информация — это главный элемент любой из функций управления. Владение полной, достоверной, актуальной и оперативной информацией дает возможность получения рыночных преимуществ, снижает финансовый риск, эффективно поддерживает принятие решений. В настоящее время информацию рассматривают в неразрывном единстве с компьютерными системами, которые обеспечивают ее сбор, регистрацию, сохранение, передачу и преобразование. С помощью компьютеров всю информацию можно быстро получить, «отсортировать» в заранее определенном порядке, который лишает необходимости пересматривать тонны бумаг в поисках нужных сведений. Компьютеры не создают информацию из ничего, но они способны чрезвычайно быстро воспринимать, сортировать, анализировать и интерпретировать ее с помощью программных средств, разработанных человеком.

Компьютеры стали основным «орудием производства» всех специалистов (также и аналитиков), поэтому рассматривать особенности формирования и использования современной информационной базы экономического анализа невозможно без учета этого обстоятельства. Разновидностью управленческой информации является экономическая информация, то есть те экономические данные, которые отображают через систему натуральных, трудовых и стоимостных показателей характер плановой и фактической производственно-хозяйственной деятельности, причинные взаимосвязи между системой управления и объектами управления. Ценность и своевременность управленческого решения в значительной мере зависит от способности в нужный момент собрать, проанализировать и интерпретировать информацию. Специалисты говорят, что рецепт для эффективного решения есть только один: 90% информации и 10% вдохновение. Принятие управленческих решений связано с постоянным преобразованием информации, а сам процесс управления имеет информационный характер. На любой стадии управления используется конкретная входная информация и одновременно формируется результативная исходная информация, которая является входной на других стадиях управления.

Информацию для экономического анализа разделяют на несколько типов. Это: факты, оценки, обобщенные связи, конфиденциальная информация, слухи. Факт — это информация о событии, которое можно непосредственно наблюдать и анализировать (например, производство, продажа). Фактическая информация, используемая для анализа, является очень разнообразной и объемной, формируется из разных источников, требует накопления в базы данных и дальнейшей обработки, в основной массе циклически повторяется.

Решение аналитических задач требует фактической информации как о внутренней, так и о внешней среде. Эта информация служит основой для анализа выполнения планов, изучения динамики экономических показателей и прогнозирования на будущее.

Конфиденциальная информация не подлежит разглашению и имеет разный уровень надежности. К ней относят сведения о планах конкурентов, о научно-технических достижениях, возможные изменения в законодательстве стран относительно производства, торговли, налогов и т.п.

Классификация информации для экономического анализа. В проектировании информационной базы экономического анализа учитывают основные характеристики экономической информации, которые влияют на выбор информационных технологий решения задач. Это можно сделать с помощью ее классификации по определенными признаками. По стадиям управления различают прогнозную, плановую, учетную, нормативную информацию и информацию для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления. Прогнозная информация связана с функцией прогнозирования, плановая — с планированием (стратегическим, технико-экономическим, оперативно-производственным); учетная — с управленческим, финансовым учетом; информация анализа хозяйственной деятельности — с функцией экономического анализа; оперативное управление и регулирование — с соответствующими функциями. Нормативная информация и используется на стадиях технической подготовки производства, а также в других случаях, например, для формирования цен, тарификации. Нормативную информацию можно условно поделить на нормативно-правовую и нормативно-справочную. К нормативно-правовой приналежат распоряжения органов законодательной и исполнительной власти (законы, акты), которые регулируют экономическую деятельность предприятия. Нормативно-справочная информация — это нормы и нормативы, которые определяются руководством предприятия (например, нормы затрат материалов).

По месту образования информация для экономического анализа делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация — это совокупность данных, которые возникают на самом объекте и характеризуют его деятельность. Часть внутренней информации фиксирована на машинных носителях, часть — только на бумажных документах. Внешняя информация возникает за пределами объекта и имеет непосредственное отношение к исследуемой предметной области.

По стабильности аналитическую информацию разделяют на постоянную, условно-постоянную и переменную. Постоянная информация не изменяет своих значений (например, отчетные данные); условно-постоянная сохраняет их на протяжении продолжительного периода (например, нормативы, нормы), а переменная характеризуется частым изменением своих значений (например, сведения о начислении заработной платы).

По стадиями создания экономическая информация делится на входящую и исходящую. К входящей относят данные, которые необходимы для решения аналитических задач (например, наличие основных средств, количество и состав работников). Входящая информация регистрируется в месте ее сбора или возникновения и вводится в ПЭВМ без предшествующей обработки. Входная первичная информация является наиболее детальной и составляет основу для следующей логической и арифметической обработки данных. Исходящая информация является итогом обработки входящих данных, но она содержит наряду с результативной информацией и определенные первичные данные. Специальное значение приобретает промежуточная информация, которая нужна для решения одних и тех же задач в последующих периодах. Результативные данные во многих случаях архивируются и накапливаются в базы данных для решения других взаимосвязанных задач, для изучения динамики показателей и т.д.

По насыщенности реквизитами аналитическая информация может быть достаточной, недостаточной и избыточной. Достаточная — это конкретная по смыслу минимальная информация, которая необходима для решения определенной задачи. Недостаточность информации делает решение задачи невозможным; избыточная — содержит лишние данные, которые или совсем не используются, или выполняют контрольно-дублирующие функции.

По способу фиксации различают устную и документальную информацию, зафиксированную на бумажных и машинных носителях. Запись данных на машинных носителях — необходимое условие автоматизированной обработки информации.

Известны и другие схемы классификации экономической информации: по форме представления данных — алфавитная, цифровая, алфавитно-цифровая; по стабильности движения относительно системы управления — периодическая (регулярная), непериодическая (эпизодическая), разовая; по определенным дополнительным признакам — например, информация о финансовом состоянии и т.п.; по предмету хозяйственной деятельности — информация о продукции; информация об услугах. Названные признаки классификации информации являются одновременно признаками ее идентификации в случае представления в документальной форме и используются в операциях поиска информации.

Источники информации. Информационное обеспечение разли­чается по видам анализа. Финансово-экономический анализ, охватывающий все стороны работы объекта в их взаимодействии, базируется в первую очередь на данных финансовой и статистической отчетности, ориентируется на обобщающие стоимостные показате­ли эффективности хозяйствования, отражаемые этой отчетностью. Для более всестороннего изучения возникающих при анализе от­четности вопросов привлекаются и другие источники информации— внутренние и внешние.

При проведении тематического анализа по отдельным вопро­сам (например, использование оборудования) данные учета до­полняются специальными обследованиями и выборочными наб­людениями — фотографиями и самофотография­ми рабочего дня, анкетными опросами и др. Многие факторы, влияющие на эффективность хозяйствования, систематически в учете не отражаются. Для выяснения характера и размера влияния таких факторов практикуется выборочное изу­чение. Правильное применение выборки удешевляет и ускоряет аналитическую работу без ущерба для ее качества.

Оперативный анализ не может использовать отчетность, так как подавляющее большинство отчетных форм со­ставляется за месяц и более длительные периоды. Он опирается на планово-диспетчерские материалы, первичные документы и ре­гистры текущего бухгалтерского и оперативного учета предприя­тия. Информационное обеспечение оперативного анализа значи­тельно расширяется, когда с помощью современной быстродейст­вующей вычислительной техники ежедневно составляются сводки данных текущего, учета, в которых фиксируются отклонения от норм и указываются их причины. Неизмеримо улучшается его ин­формационное обеспечение в условиях АСУ.

Технико-экономический анализ опирается на технико-производ­ственные показатели, характеризующие потребляемые материалы и топливо, состав и техническое состояние оборудования, исполь­зование мощностей на отдельных производственных участках, технический уровень выпускаемой продукции. Основная информа­ция для технико-экономического анализа поступает от техниче­ских служб и производственных цехов.

Функционально-стоимостный анализ в основном использует техническую документацию. Привлекаются рабочие чертежи на изделие, сборочные единицы и детали, карты технического уров­ня продукции, технологические регламенты, подетальные нормы трудоемкости и расхода материалов, технические условия и др. Из бухгалтерского учета черпаются только данные о затратах на из­готовление аналогичных изделий и по возможности отдельных их функциональных элементов, а также о претензиях к качеству из­делий со стороны потребителей.

Понятия «информационное обеспечение» возникло в связи с развитием автоматизированных систем управления (АСУ). Это динамическая система получения, оценки, сохранения и обработки данных, созданная с целью подготовки управленческих решений. Информационное обеспечение рассматривать можно и как процесс обеспечения информацией, и как совокупность документов, которые используются при проведении анализа. Процесс обеспечения информацией состоит из следующих операций: cбор данных; передача данных на обработку; обработка данных; получение результата; сохранение или передача информации пользователю. Cбор данных осуществляется на местах возникновения информации. От качества этой операции зависят полнота, достоверность и оперативность собранного материала. Поступление информации в места обработки выполняется с помощью специальных средств передачи (приема) данных — модемов, факсов.

Данные для анализа формируются в подразделениях предприятия. Создавая информационное обеспечение, придерживаются таких принципов: целостность, достоверность, контроль, защита от несанкционированного доступа, единство и гибкость, стандартизация и унификация, адаптивность, минимизация ввода и вывод информации. Структура информационного обеспечения экономического анализа может быть следующей [12]:

Рис. 10.2. Структура информационного обеспечения

экономического анализа

Методические и инструктивные материалы информационного обеспечения анализа — это совокупность государственных стандартов, отраслевых методических материалов и разработанных проектных решений относительно создания и сопровождения информационного обеспечения.

Системы классификации и кодирование — это перечень описаний и систем сопровождения классификаторов технико-экономической информации.

Эффективность информационного обеспечения во многом зависит от организации ее информационной базы, которая делится на внемашинную и машинную. Информация в ней отображает состояние конкретного объекта и внешней среды и фиксируется на носителях системы. Такие средства регистрации данных обеспечивают связь между информацией и человеком, информацией и ЭВМ, человеком и ЭВМ. Для фиксирования информации в компьютерных системах используются разнообразные виды носителей (магнитные диски, магнитные ленты, накопители на гибких магнитных дисках, компакт-диски). Внемашинная информационная база состоит из совокупности сообщений, сигналов и документов, выполненных в форме, которая воспринимается человеком без применения средств вычислительной техники. В состав внемашинной информационной базы входят нормативно-справочные документы, документы с плановой, учетной и другой информацией, необходимой для создания и функционирования всей системы. Для обеспечения функций управления используют также аналитическую входную информацию в виде видеограмм и машинограмм. Часть машинограмм в дальнейшем может использоваться и как носитель исходной информации для пополнения или корректировки машинной информационной базы (в особенности первичные документы печатаются и частично заполняются с помощью ЭВМ).

Основным носителем внемашинной информационной базы экономической информации является первичный документ. Это объясняется прежде всего тем, что в бумажных документах легко проставить соответствующие подписи, они имеют юридическую силу и продолжительное время могут сохраняться без опасности утратить зафиксированную в них информацию (в отличие от магнитных), однако они имеют небольшую информационную вместительность, неприспособленны для автоматизированного введения информации в ЭВМ, являются неудобными для поиска и группировки информации.

Оптимизация внемашинной информационной базы состоит не только в усовершенствовании носителей информации, а и в рационализации документооборота, то есть в уменьшении количества документов, сокращении времени на их оформление, в устранении промежуточных документов и их дублирования, формировании документов в электронной форме на машинных носителях.

Массивы машинной информационной базы могут быть локальными, сформированными преимущественно для решения отдельной задачи, и интегрированными в виде базы данных. Интегрированные массивы дают возможность избавиться от характерного для локальных массивов дублирования и возможного несогласования данных, значительно облегчают внесение изменений в данные, обеспечивают коллективное пользование независимыми программными продуктами, оказывают содействие существенному снижению затрат на сопровождение информационной базы.

Различают нормативно-справочные, оперативные и прочие виды массивов машинной информационной базы. Нормативно-справочные массивы содержат относительно стабильные на протяжении продолжительного времени данные, которыми пользуются для решения задач на ЭВМ (наименование разных объектов, нормы выработки, цены на материалы). Оперативные массивы включают регулярно изменяемые данные, которые поступают в процессе хозяйствования (поступление основных средств, ежемесячное начисление заработной платы и т.п.). К другим массивам можно отнести временные массивы, которые формируются в процессе решения задач, массивы с результативными данными для следующего печатания. Носители машинной информационной базы делятся на такие классы: магнитные, лазерные, комбинированные.

Дата добавления: 2014-12-10