Работа с основным документом

Вставляя в основной документ поля слияния, Вы тем самым сообщаете программе, где должна находиться переменная информация из источника данных. Название каждого поля Word заключает в угловые кавычки.

Щелкните на кнопке Добавить поле слияние на панели инструментов Слияние. В открывшемся списке щелкая мышью выбирайте нужные Вам поля и сразу производите их форматирование (ну хотя бы не забудьте между полями поставить пробел).

Введите текст основного письма

Объединение основного документа с источником данных.

После того как вы создали основной документ с полями слияния и источник данных можно приступить к их объединению. Это можно сделать следующими способами:

Кнопка Поиск решения на панели Слияния. Используется для того, чтобы перед слиянием или выводом на печать проверить, точно ли поля в основном документе соответствуют полям в источнике данных. При обнаружении ошибки выдается предупреждение.

Кнопка Слияние при печати применяется для слияния основного документа с источником данных и вывода результата на печать

Кнопка Слияние в новый документ используется для слияния документов под названием серийные письма (кнопка Слияние в окне Слияние)

Контрольные вопросы для самостоятельного выполнения:

Этапы создания серийных документов

Что такое шаблон документа? Какие способы создания шаблонных файлов Вы знаете?

Использование кнопки Поля Word панели Слияния.

Как создать корректное обращение в серийных письмах?

Порядок создания источника данных.

Как внести поправку в текст письма?

Назначение полей подстановок.

Рекомендуемая литература: [1], [2] – осн., [3], [4], [5], [6] – д.

Тренинг №2

Табличный процессор excel. Решение задачи. Табулирования функции. (2 часа).

Цели работы:

- закрепить навыки по заполнению и редактированию таблицы;

- познакомиться со способами адресации;

- освоить некоторые приемы оформления таблиц.

Дальнейшее знакомство с Excel осуществим на примере задачи табулирования функции.

Постановка задачи:

Вычислить значение функции y=k*(x²-1)/(x²+1) для всех х на интервале [-2;2] с шагом 0,2 при k=10.

Решение должно быть получено в виде таблицы;

№	X	k	у1=х^2-1	у2=х^2+1	y=k*(y1/y2)

ЗАДАНИЕ 1. Прежде чем перейти к выполнению задачи, познакомьтесь со способами адресации в Excel.

Абсолютная, относительная и смешанная адресация ячеек и блоков.

При обращении к ячейке можно использовать способы, описанные ранее, например ВЗ^1:G9 и т.д. Такая адресация называется относительной. При использовании подобной адресации в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки. Так, например, когда вы вводите формулу =В1+В2 в ячейку В4, то Excel интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки двумя рядами выше».

Если вы скопировали формулу =В1+В2 из ячейки В4 в С4, Excel также интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, у расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки двумя рядами выше». Таким образом, формула в ячейке С4 изменит свой вид на =С1+С2.

Абсолютная адресация. Иногда при копировании формул вы пожелаете сохранить ссылку на КОНКРЕТНУЮ ячейку или область. Тогда вам необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Для ее задания необходимо перед буквой колонки и перед номером ряда напечатать символ $. Например: $В$4 или $С$2: SF48 и т. д.

Смешанная адресация. Символ $ ставится только там, где он необходим, например В$4 или $C2. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой нет.

ЗАДАНИЕ 2. Заполните основную и вспомогательную таблицы.

2.1.Заполните шапку основной таблицы, начиная с ячейки А1:

Шапка - это верхняя строка таблицы с названием столбцов (см. Постановку задачи):

- в ячейку А1 занесите № (название первого столбца таблицы);

- в ячейку В1 занесите X (название второго столбца таблицы);

- в ячейку С1 занесите К (название третьего столбца таблицы); и т. д.

- установите ширину столбцов такой, чтобы надписи были видны полностью.

2.2.Заполните вспомогательную таблицу начальными исходными данными, начиная
с ячейки Н1:

х0	step	k
-2	0,2

где х₀ - начальное значение X,

step - шаг изменения X,

k - коэффициент (const).

Данный пункт при решении задачи табулирования функции является необязательным и введен искусственно для демонстрации способов адресации

2.3.Используя функцию автозаполнения, заполните столбец А числами от 1 до 21,
начиная с ячейки А2 и заканчивая ячейкой А22 аналогично тому, как заполняли
блок ячеек годами в работе №1.

2.4.Заполните столбец В значениями X:

• в ячейку В2 занесите =$Н$2

Это означает, что в ячейку В2 заносится значение из ячейки Н2(начальное значение X), знак $ указывает на абсолютную адресацию.

• в ячейку ВЗ занесите =B2+$I$2

Это означает, что начальное значение X будет увеличено на величину шага, которая берется из ячейки 12.

• заполните этой формулой ячейки В4:В22

Столбец заполнится значениями X от - 2 до 2 с шагом 0,2.

2.5. Заполните столбец С значениями коэффициента К:

- в ячейку С2 занесите =$J$2

- в ячейку СЗ занесите =С2

Посмотрите на введенные формулы. Почему они так записаны?

- заполните этой формулой ячейки С4:С22.

Весь столбец заполнился значением 10.

2.6.Заполните столбец D значениями функции у1=хл2-1:

- в ячейку D2 занесите =В2*В2-1,

- заполните этой формулой ячейки D3:D22.

Столбец заполнился как положительными, так и отрицательными значениями функции у1. Начальное значение 3 и конечное значение 3.

2.7Аналогичным образом заполните столбец Е значениями функции у2=х^2+1.
Проверьте! Все значения положительные: начальное 5, конечное 5.

2.8 Заполните столбец F значениями функции у=К*(х^2-1)/(х^2+1).

- в ячейку F2 занесите =С2*(02/Е2),

- заполните этой формулой ячейки F2:F22.

Проверьте! Значения функции как положительные, так и отрицательные.

Начальное значение 6.Конечное значение 6.

ЗАДАНИЕ 3. Понаблюдайте за изменениями в основной таблице при смене данных во вспомогательной.

3.1. Смените во вспомогательной таблице начальное значение х, в ячейку Н2 занесите - 5.

3.2.Смените значение шага, в ячейку 12 занесите 2.

3.3. Смените значение коэффициента, в ячейку J2 занесите 1.

Внимание! При всех изменениях данных во вспомогательной таблице в основной таблице пересчет производится автоматически.

3.4. Прежде чем продолжить работу, верните прежние начальные значения во вспомогательной таблице:

х0=-2

step=0,2

k=10

ЗАДАНИЕ4. Оформите основную и вспомогательную таблицы.

4.1.Вставьте 2 пустые строки сверху для оформления заголовков:

- установите курсор на 1 строку;

- выполните команды меню Вставка, Строки (2 раза).

4.2.Занесите заголовки:

- в ячейку А1 Таблицы,

- в ячейку А2 Основная,

- в ячейку Н2 Вспомогательная.

4.3.Объедините ячейки А1:Л и центрируйте заголовок «Таблицы»:

- выделите блок А1:Л,

- используйте кнопку «центрировать по столбцам панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ **.

4.4.Аналогичным образом центрируйте заголовки: «основная» и «вспомогательная».

4.5.Оформите заголовки определенными шрифтами:

Символы (шрифты)

Символы любой ячейки или блока можно оформить различными шрифтами, начертанием, высотой и т.д. Для выполнения этих действий необходимо выделить ячейку или блок, а затем воспользоваться кнопками из панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ:

- тип шрифта;

- размер;

- начертание (Жирный, Курсив, Подчеркивание).

Можно воспользоваться командой меню Формат, Ячейки или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать эту команду из контекстного меню. На экране появится диалоговое окно Формат ячеек. В нем необходимо раскрыть вкладку Шрифт (рис. 2 1).

Рис. 2.1.

- заголовку «Таблицы» eстановите шрифт Arial Cyr, высота шрифта 14, жирный.

- Используйте кнопки панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ.

- заголовкам «Основная» и «Вспомогательная» установите шрифт Arial Cyr, высота шрифта 12, жирный.

- Используйте команды меню Формат, Ячейки, Шрифт;

- для шапок таблиц установите шрифт Arial Cyr, высота шрифта 12, курсив.

- Используйте контекстное меню.

4.6.Подгоните ширину столбцов так, чтобы текст помещался полностью.

4.7.Произведите выравнивание надписей шапок по центру.

Выравнивание

Содержимое любой ячейки можно выровнять внутри по одному из краев или по центру, как по горизонтали, так и по вертикали, а также можно задать необходимую ориентацию текста (снизу вверх, сверху вниз и т.д.).

Для задания необходимой ориентации используются кнопки на панели инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ:

(Выровнять влево, Выровнять по центру, Выровнять вправо).

Можно воспользоваться командой меню Формат, Ячейка или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать эту команду из контекстного меню. На экране появится диалоговое окно Формат ячеек. В нем необходимо раскрыть вкладку Выравнивание.

4.8. Обрамите основную и вспомогательную таблицы.

Обрамление

Для задания обрамления используется кнопка на панели ФОРМАТИРОВАНИЕ

Можно использовать команду меню Формат, Ячейки, вкладка Рамка или аналогичную команду контекстного меню.

4.9. Задайте фон заполнения внутри таблиц - желтый, фон заполнения шапок таблиц - малиновый.

Фон

Содержимое любой ячейки или блока может иметь необходимый фон (тип штриховки, цвет штриховки, цвет фона).

Для задания фона используется кнопка панели ФОРМАТИРОВАНИЕ

Можно использовать команду меню Формат, Ячейки, вкладка Вид, или аналогичную команду контекстного меню.

Экран после выполнения работы должен иметь вид, представленный на рис.2.2

Рис. 2.2.

ЗАДАНИЕ 5. Сохраните результаты своей работы нп дискете, в личном каталоге. Имя файла work 2_1.xls

ЗАДАНИЕ 6. Завершить работу с EXCEL

ЗАДАНИЕ 7. Подведите итоги.

Контрольные вопросы для самостоятельного выполнения:

1. Умеете ли вы:

- использовать различные способы, адресации;

- оформлять символы;

- производить выравнивание и обрамление:

- изменять фон.

2. Проверьте знаете ли вы что такое:

- относительная адресация;

- смешанная адресация.

Если нет, то еще раз внимательно перечитайте соответствующие разделы работы.

3. Предъявите преподавателю:

1. краткий конспект;

2. файл Work2_l.xls на рабочем диске в личном каталоге

Рекомендуемая литература: [7], [8], [25] – д.

Тренинг №3

Дата добавления: 2014-12-10