Способы исправления ошибок

Классификация документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать по однородным признакам.

1. По назначению документы подразделяют на распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления. Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции: приказы, накладные, чек на получение наличных денег с расчетного счета. Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции: акты приемки-передачи, отчеты материально ответственных лиц, приходные и расходные кассовые ордера. Документы бухгалтерского оформления составляются, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов: ведомости распределения общехозяйственных расходов, разные виды справок. Комбинированные документы одновременно выполняют несколько функций: расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира.

2. По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения: приходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, акты приемки-передачи основных средств и т.п. Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов: авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов.

3. По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда: акты приемки-передачи и списания основных средств, счета-фактуры, накладные и др. С помощью денежных документов учитываются кассовые и банковские операции: чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера и др. Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическим физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, авансовый отчет.

4. По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции: приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д. Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций: лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

5. По месту составления документы бывают внутренними и внешними. Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций: кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды. Внешние документы заполняются вне пределов данной организации: счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

6. По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

3. Учетные регистры: понятие и классификация

Записать операцию на счетах – это значит отразить ее содержание в учетных регистрах. Регистры бухгалтерского учета - это таблицы определенной формы, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Учетные регистры разделяются по внешнему виду, по объему содержания операций, по характеру записей и по строению.

По характеру бухгалтерских записей регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В первых записи о хозяйственных операциях делаются в хронологическом порядке по мере их совершения (книга покупок, кассовая книга). В систематических регистрах записи о хозяйственных операциях группируются по определенным признакам на синтетических и аналитических счетах. Например, Главная книга ведется для группировки операций по синтетическим счетам. Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи, где они дополняют друг друга (журнал-ордер, ведомость).

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета. В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами в денежном выражении с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста (журнал-ордер). В аналитических регистрах записи выполняют с пояснениями по каждому документу в натуральных измерителях (ведомость движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, свободные листы (ведомости), карточки. Бухгалтерские книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, складского учета для обобщения учетной информации в Главной книге. В книгах все листы нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью и подписью. Карточки из плотной бумаги применяют, как правило, для аналитического учета товарно-материальных ценностей, например, основных средств. Ведомости ведут по отдельным счетам, их использование делает возможным разделение учетной работы между счетными работниками, что обеспечивает своевременные записи в учетные регистры.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные и шахматные.Односторонние регистры имеют следующий вид:

Дата	№	Текст операций	Приход (дебет)	Расход (кредит)	Сальдо	Подпись

Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой – кредит).

Дебет		Кредит
Дата	№	Текст операций	Сумма	Дата	№	Текст операций	Сумма

Запись в учетные регистры осуществляется вручную или при помощи вычислительной техники.

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов.

Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе - подписями лиц, подписавших документ; учетных регистрах и табуляграммах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денежные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях исправления, даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется:

• если корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;
• фактическая себестоимость продукции (изделия) выше нормативной (плановой).

Пример. Оприходована продукция по нормативной (плановой) себестоимости на сумму 14000 руб. Фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 14500 руб. В этом случае записи в бухгалтерском учете будут выглядеть так:

Д	Счет 20 «Основное производство»	К
Фактическая себестоимость продукции	1) 14000
	2) 500

Способ «красное сторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию. При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Пример. С расчетного счета в кассу перечислено 9000 руб. Эта операция оформлена ошибочно и вместо корреспонденции:

Д-т сч.50 «Касса» К-т сч.51 «Расчетные счета» - 9000 руб.

допущена такая неправильная корреспонденция:

1) Д-т сч.50 «Касса» К-т сч.52 «Валютные счета» - 9000 руб.

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, из которых в первой повторяется красными чернилами неправильная корреспонденция:

2) Д-т сч.50 «Касса» К-т сч.52 «Валютные счета» - 9000 руб.,

а во второй обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

3) Д-т сч.50 «Касса» К-т сч.51 «Расчетные счета» - 9000 руб.

Эти записи на счетах будут выглядеть так:

Д	Счет 50 «Касса»	К
1) 9000
2) 9000
3) 9000

Д	Счет 51 «Расчетные счета»	К
С1 100000	3) 9000

Д	Счет 52 «Валютные счета»	К
С1 150000	1) 9000
	2) 9000

Дата добавления: 2014-12-10