Контроль исполнения документов

Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях

Направление документов на исполнение. Доставка

Печатание, размножение документов

Документы, подготовленные к печати, должны быть написаны разборчиво, черными или синими чернилами на одной стороне листа, в конце текста должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя и номер служебного телефона.

При печатании документов необходимо соблюдать машинописные правила и требования к оформлению документов.

Доставка документов внутри предприятия производится в соответствии с инструкцией по ДОУ сотрудниками структурных подразделений, ответственных за делопроизводство в своих подразделениях.

Получение ответственными лицами информации может производиться по телефону, устно.

В журнале росписи получения приказов ответственным лицом становится дата получения приказа, его подпись и фамилия.

За исполнение поручения отвечает ответственный исполнитель поручения, который указан в резолюции первым.

Исполнение предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку и оформление проекта, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к отправке.

Ответственный за делопроизводство обеспечивает своевременное прохождение документов, контроль за сроками исполнения, информирует руководство подразделения о задержках исполнения, отвечает за качество оформления документов в подразделении.

Руководитель структурного подразделения обязан:

• рассматривать документы в день поступления и распределять обязанности между исполнителями с учетом: резолюции вышестоящего руководителя, трудоемкости задания, квалификации, загрузки сотрудников и их функциональных обязанностей, с учетом наличия и доступности информации
• осуществлять контроль за качеством исполнения документа по существу вопроса.

Исполнитель (составитель) знакомится с документами в день их передачи на исполнение, и при необходимости делает на свободных от текста листах дополнительные отметки: - о дате поступления на исполнение; о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.); и о дате и результатах окончательного исполнения.

При наличии ответственного исполнителя все остальные (соисполнители) ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление в условленные сроки необходимых материалов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Если вопрос решается оперативно, без составления ответного документа (по телефону, лично), исполнитель на полученном документе проставляет отметку о исполнении и направлении документа в дело, например: “Вопрос решен с дир.ООО по тел. [phone]. В работе семинара принимает участие его заместитель И.О.Ф. В дело № 12-4 05.03.2006 (подпись исполнителя)”.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект документа, учитывая ранее указанные по этому вопросу документы и действующие нормативные акты.

Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные возможности выполнения задания.

После внутреннего и внешнего (если это требуется) согласования проект документа передается через секретаря на подпись, а затем на регистрацию и отправку (если более четырех адресов, исполнитель готовит список на рассылку). Исполнитель указывает карандашом на копии категорию почтового отправления (заказное, ценное, авиа, бандероль). В случае необходимости исполнитель (составитель проекта) оформляет к нему сопроводительное письмо.

Индекс дела, в который следует поместить исполненный документ, определяется исполнителем по номенклатуре дел. Отметка об исполнении и направлении документа в дело проставляется на экземпляре, содержащем визы согласования.

Исполнение всех зарегистрированных документов, а также устных поручений руководства фиксируется в регистрационных формах и подлежит систематическому контролю.

Контроль исполнения осуществляют руководители, их секретари, ответственные исполнители, канцелярия, ответственные за делопроизводство в подразделениях.

Служба ДОУ (канцелярия) контролирует исполнение организационно-распорядительных документов. Контроль исполнения документов других систем документации (расчетно-должностной, плановой, отчетно-статистической) ведется в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

· Типовые сроки указаны в “Типовой инструкции по делопроизводству министерствах и ведомствах Российской Федерации”. - Москва, 1992

· Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями и указываются в тексте документа или в резолюции.

· Если срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.

Исчисление сроков исполнения для поступающих документов начинается с даты поступления, для отправляемых и внутренних - с даты подписания (утверждения).

Соисполнителям сроки исполнения устанавливает ответственный исполнитель.

Изменения индивидуального срока исполнения осуществляет установивший его руководитель при наличии объективных причин, обоснованных исполнителем, не позднее, чем за 2-3 дня до истечения первоначального срока. Руководитель оформляет изменения срока резолюций на докладной записки исполнителя или на исполняемом документе (при устном докладе). Указывается новый срок, дата изменения срока, подпись. Эти изменения вносятся в регистрационный журнал.

Организация оперативного контроля исполнения.

Постановка на контроль и снятие с контроля поступивших документов выполняется руководителями при проставлении резолюции или путем указания сведений в тексте документа.

Отметка о контроле буквы “К” указывается на левом поле лицевой стороны документа напротив реквизита “заголовка к тексту”.

В процессе контроля ответственными лицами выполняются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов с перспективными сроками исполнения (год, квартал, следующий месяц); с ближайшими сроками (до 1-го месяца); с неисполненными в срок. Рекомендуется формировать картотеку по исполнителям, видам документов и др;
• выяснение в структурном подразделении имени исполнителя, его телефона (за пять дней до истечения срока);
• напоминание исполнителем о сроке исполнения;
• получение информации о ходе исполнения;
• информирование руководства о состоянии и результате исполнения;
• снятие с контроля документов по указанию руководителя.

Документ считается исполненным, и снимается с контроля (руководителем) после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе проставляется реквизит «В дело №» и делается запись в регистрационном журнале.

Канцелярия систематически обобщает результаты исполнения документов в специальном журнале (журнале исполнительской дисциплины).

Лекция 14. Технология обработки внутренней документации. Часть 2: Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, конкретная (для определенной организации)

Для однородных по характеру деятельности и структуре организаций в министерствах составляется типовая номенклатура дел с единой системой индексации, которая является нормативным документом для всех входящих в эту структуру предприятий. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер.

Конкретная номенклатура дел составляется с учетом имеющихся примерных и типовых номенклатур дел в данной отрасли.

Номенклатура дел на предприятии составляется на основе изучения номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива, согласовывается с ЭК (экспертной комиссией Предприятия, внутреннее согласование), затем с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией государственного архива, внешнее согласование).

После всех согласований номенклатура дел утверждается ректором Предприятия, и все структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

При составлении номенклатуры дел предприятия: следует руководствоваться утвержденной структурой Предприятия (или штатным расписанием), положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Предприятия, их виды и состав; приказы, касающиеся организации делопроизводства; нормативно - технические документы; перечни типовых документов с указанием сроков хранения.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений в соответствии со структурой предприятия. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ (канцелярии). В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающих все документируемые участки работы, в том числе:

• дела временно действующих органов (комиссий и т.п.)
• переходящие дела,
• дела вычислительного центра,
• дела с грифом ограниченного пользования (ДСП, КТ, конфиденциально),
• личные дела (под общим заголовком и одним индексом),
• неоконченные делопроизводством дела ликвидированных структурных подразделений, предприятий, правопреемником которых является предприятие;
• справочные и иные картотеки, журналы,
• номенклатура дел.
• резервные номера.

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения.

К разработке номенклатурных дел привлекаются специалисты хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках.(ответственные за делопроизводство)

После получения выписки из утвержденной номенклатуры дел Предприятия, систематизация документов и названия дел должны быть приведены в соответствие. Номенклатура дел Предприятия является нормативным документом, обязательным для всех, входящих в структуру Предприятия, подразделений

Графы номенклатуры дел:

Графа 1 включает индексы дел, которые состоят из номера отдела, номера дела и номера документа в деле. Например: 01 - 03/15 (канцелярия, дело №3, документ №15).

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах равных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс дела сохраняется.

Графа 2 - Заголовок дел (томов, частей).

Порядок расположения дел внутри разделов определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале идут дела, содержащие организационно - распорядительную документацию, далее - плановые и отчетные, переписка, в конце - журналы, номенклатура дел. Заголовки дел по географическому признаку располагаются по алфавиту.

В группе плановых и отчетных документов первыми идут перспективные, годовые, затем - квартальные, месячные.

В группе дел с перепиской в начале располагается переписка с вышестоящими организациями.

Заголовок должен четко и обобщенно отражать состав и содержание дела. Не допускаются неконкретные формулировки (“разное”, “переписка”, т.п.).

Элементы заголовка располагаются в следующей последовательности:

• название вида дела или разновидности документов (приказы по...., протоколы..., переписка о...,);
• название автора документов (структурного подразделения);
• название адресата или корреспондента (кому отправлены или от кого получены);
• краткое содержание;
• территория, с которой связано содержание документов дела;
• указание на копийность (слово копии);
• даты, к которым относятся документы.

Например: “Дело об организации семинаров по бухгалтерской отчетности в г. Пскове, за 1993 -.1996 гг”.

“Переписка коммерческого отдела с учебными заведениями Белоруссии о заключении договоров о сотрудничестве, за 1995 - 1997 гг.” (копии).

При составлении заголовков дел могут использоваться формулировки статей типового перечня документов с указанием сроков хранения.

Графа 3 “Количество дел, томов, частей” заполняется в конце года.

Графа 4 “Срок хранения (томов, части,) и № статьи по перечню”. Указывается срок хранения и номер статьи по перечню[5], а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласовывается с государственным. архивом.

Графа 5 “Примечание”. Вносятся названия использованных для определения сроков хранения перечней, сведения о заведении дел, о переходящих делах, уточнения о формировании, хранении, уничтожении, передаче, переносе на машинный носитель, о местонахождении.

Номенклатура дел предприятия на предстоящий год (на пять лет) составляется в последнем квартале предшествующего года.

Номенклатура дел подлежит пере утверждению и пере составлению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденная номенклатура дел предприятия тиражируется как правило в 4-х экземплярах: первый - в канцелярию, второй – рабочий,третий - в архив предприятия, четвертый - в государственный архив

Структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

В течении года в номенклатуру дел вносятся сведения для заведения новых дел по окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел по форме, указанной в приложении.

Лекция 15. Технология обработки внутренней документации. Часть 3. Правила Формирования документов в дела, Оформление дел с различными сроками хранения, Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях

1. Правила формирования документов в дела

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела (папки). Номер дела и его название должно соответствовать номенклатуре дел.

Правила формирования дел:

1. В дела помещаются только исполненные документы, правильно оформленные, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел.
2. В одно дело помещаются все документы, относящиеся к одному вопросу,
3. В одно дело помещаются документы, относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел, личных дел и документов выборных органов.
4. Не помещаются в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики,
5. Дело не должно содержать более 250 листов. При большем количестве документов, дело разделяют на самостоятельные тома. Документы последующего тома являются продолжением предыдущего.
6. В разные дела помещаются документы постоянного срока хранения и временного срока хранения.
7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимся к ним приложениям.
8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, протоколами, решениями), являются приложениями к приказам, протоколам, решениям и хранятся вместе с ними. Эти виды документов, утвержденные ректором, являются самостоятельными документами и хранятся в папках с уставами, положениями, инструкциями.
9. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
10. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
12. Утвержденные планы, сметы, отчеты, лимиты, титульные списки и т. п. группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты помещаются в дела того года, к которым относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия. Отчеты о выполнении перспективного плана относят к последнему году действия плана. Например: отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, относят к 1996 году. План на 1993 - 1996 гг. относят к 1993 году. Отчет о выполнении плана за 1993 - 1996 гг., составленный в 1997 году, относят к 1996 году.
13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
14. Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту.
15. Предложения, заявления, жалобы по основным вопросам работы Предприятия и все документы по их рассмотрению, исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб по личным вопросам.
16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшей в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2. Оформление дел с различными сроками хранения

Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года, после проведения экспертизы ценности документов.

Оформление дел выполняется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. при методической помощи и под контролем работников архива Предприятия.

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке документов в деле и оформление обложки дела. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять.

Полное оформление дел существенно отличается от частичного. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного срока хранения свыше 10 лет и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

1) нумерацию листов в деле;

2) составление, в необходимых случаях, внутренней описи.

3) составление заверительной надписи.

4) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела)

5) подшивку или переплет дела;

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций в них, металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, в начале (по необходимости) бланки форм внутренней описи дел.

Нумерация. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи нумерации не подлежит. Иллюстративные документы, фотографии и др. нумеруются на оборотной стороне листа в левом углу.

Внутренняя опись. Рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных дел, арбитражных дел, дел на патентуемые изобретения, с грифом “ Секретно”, “ДСП”, “КТ”).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и № листов дела.

Заверительная надпись (лист - заверитель). Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Составляется на отдельном листе-заверителе дела, который помещается в конце дела. (в книгах- на обратной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки). Заверительная надпись составляется на отдельном листе по установленной форме

В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак “+” (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее в заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

• физическое состояние дела (при необходимости);
• наличие литерных номеров листов и пропущенных №;
• № листов с наклеенными фотографиями, документальными вырезками из газет;
• № крупноформатных листов;
• № конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителями с указанием расшифрованной подписи, должности и даты составления.

Обложка дела оформляется следующим образом:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• № дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (особо ценные документы для дел постоянно хранящихся);
• дата дела (тома, части);
• кол-во листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Наименование организации указывается полностью. Официально принятые сокращения указываются в скобках после наименования. При изменении наименования в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Номер дела и заголовок переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях вносятся изменения в заголовок дела и дополнительные сведения (номера приказов, протоколов).

Если дело состоит из нескольких томов, частей, на обложку каждого тома выносятся общий заголовок и заголовок тома, части. конце заголовков, содержащих копии документов, проставляется слово “Копии”.

Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержащих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела на обложке (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: ”В деле имеются документы за _______годы”.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, частей проставляются крайние даты документов каждого тома (части).При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц, год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.

Количество листов приводится на основании заверительной надписи.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел.

После составления описей, на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номер описи и фонда.

Переплет.Дела постоянного и временного срока хранения (свыше 10лет) подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документа). При наличии в деле отдельных особо ценных документов (дипломов, трудовых книжек) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.

Дата добавления: 2014-12-10