Лекция 12. Организация документооборота

Основные машинописные правила

Текст может начинаться с красной строки или исполняться флаговым способом (от левого края листа).

Смысловые куски текста разделяют на абзацы, разделы и подразделы (главы и параграфы), которые нумеруют арабскими цифрами с точкой.

Названия разделов и подразделов (заголовки и подзаголовки) выделяются различными способами: увеличенным размером шрифта, прописными буквами., малыми прописными буквами, разрядкой, курсивом, жирным шрифтом. Подчеркивание заголовков, а также написание их чернилами не допускается.

Переносы слов в заголовках не допускаются.

Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Заголовки отделяют от текста увеличенным интервалом (или одной пустой строчкой).

Каждый раздел, часть, главу следует начинать с нового листа (страницы).

Страницы нумеруются арабскими цифрами, с проставлением номера посередине верхнего поля, нумерация начинается со второго листа, на титульном листе номер не проставляется, но он включаются в общую нумерацию.

При использовании в тексте цитаты иди утверждения того или иного автора следует делать ссылки на заимствованный источник путем заключения в квадратные скобки номера, под которым произведение значится в вашем списке использованной литературы. В случае затруднения оформления списка отдельных авторских книг следует обратиться непосредственно к ним, где вначале или в конце дается ее точное библиографическое описание

Список использованной литературы должен содержать перечень источников, используемых при написании документа. Источники следует располагать в алфавитном порядке, вначале идут официальные издания (законодательство).

Москва и Санкт-Петербург пишут сокращенно (М.: СПб.:) с точкой и двоеточием, а другие города - полностью, с двоеточием (Минск:), (Киев:).

Год издания указывают цифрой без дополнительных пояснений.

Сведения, касающиеся периодических изданий (газеты, журналы и т.п.) оформляются следующим образом:

Карпов С.А. Адаптация руководителя к должности // АПК: Экономика и управление, 1992. – N 10. - С. 33-36.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания (поступления) до момента их уничтожения (отправки).

Ответственным за организацию документооборота является руководитель предприятия.

Объем документооборота - количество входящих, исходящих и внутренних документов в фирме за определенный промежуток времени.

1.Учет количества документов

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности службы ДОУ, для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Учитываются все поступающие, отправляемые и внутренние документы, как регистрируемые, так и не регистрируемые. Самостоятельно учитываются предложения, заявления, жалобы. Отдельно учитываются поступающие и создаваемые на предприятии документы.

Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации (в том числе учитываются машинограммы).

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (количество копий может учитываться отдельно, если необходимо определить расход бумаги и затраты времени на операции на размножение и копирование).

В канцелярии количество входящих и исходящих, внутренних документов устанавливаются путем месячного фиксирования в специальном журнале.

Структурные подразделения в конце года должны представить в канцелярию сводки о результатах учета документации по форме, указанной в инструкции по ДОУ.

Результаты учета обобщаются за прошедший год и представляются руководству для анализа эффективности работы и разработки мер по совершенствованию работы с документами на следующий учебный год.

Вся документация предприятия делится на внутреннюю, входящую и исходящую.

2. Этапы обработки внутренней документации

Внутренняя документация проходит следующую технологическую цепочку с момента создания до момента уничтожения (или отправки в архив):

1) составление проектов,

2) согласование проектов,

3) подписание (утверждение),

4) регистрация,

5) размножение,

6) направление на исполнение, доставка,

7) исполнение документов,

8) контроль исполнения,

9) систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел.

10) формирование документов в дела,

11) оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив предприятия,

12) уничтожение документов,

13) хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив.

3. Этапы обработки входящей документации

Поступившие на предприятие документы проходят следующие этапы обработки:

1) первичную обработку,

2) предварительное рассмотрение,

3) регистрацию,

4) печатание, размножение (при необходимости),

5) рассмотрение руководством,

6) направление на исполнение, доставка

7) исполнение,

8) контроль исполнения,

9) систематизацию и определение сроков хранения по номенклатуре дел

10) формирование в дела, оформление дел,

11) оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив Предприятия

12) экспертизу ценности,

13) составление описей дел,

14) хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив;

15) уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

4. Этапы обработки исходящей документации

Порядок прохождения исходящей корреспонденции включает в себя:

1) подготовку проекта документа,

2) печатание,

3) визирование,

4) согласование,

5) подписание,

6) регистрацию,

7) проверку правильности вложения,

8) отправку,

9) подшивку второго экземпляра (копии) в дело.

Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации.

Лекция 13. Технология обработки внутренней документации. Часть 1: составление проектов, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение, доставка, исполнение документов, контроль исполнения

Внутренняя документация проходит следующую технологическую цепочку с момента создания до момента уничтожения (или отправки в архив):

1) составление проектов,

2) согласование проектов,

3) подписание (утверждение),

4) регистрация,

5) размножение,

6) направление на исполнение, доставка,

7) исполнение документов,

8) контроль исполнения,

9) систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел.

10) формирование документов в дела,

11) оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив предприятия,

12) уничтожение документов,

13) хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив.

Дата добавления: 2014-12-10