Лекция 10. Требования к оформлению документов. Знакомство с ГОСТ Р 6.30-2003

Делопроизводство на предприятии ведется традиционным бумажным способом или на основе компьютерных технологий, но независимо от этого должны применяться единые правила оформления документов. Эти правила регламентированы системой нормативно – технической документации, действующей на территории Российской федерации, они обязательны для всех субъектов независимо от формы собственности предприятия.

Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. был утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), введен с 01 июля 2003 года. распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УС ОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В ГОСТе Р 6.30-2003 на формуляре-образце показано расположение всех реквизитов, их 30 (в ГОСТе 6.38 – 90 был 31 реквизит, в ГОСТе Р 6.30 – 97 было 29 реквизитов).

Реквизит в переводе с латинского обозначает «необходимое» и в применении к документам используется в значении «необходимые данные».

1. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации (ОКПО);

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа (ОКУД);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

2. Требования к реквизитам документов ОРД

При заполнении реквизитов необходимо соблюдать следующие правила:

· Количество реквизитов на конкретном документе зависит от вида документа, никакой документ не содержит все 30 реквизитов, так как реквизиты противоречат друг другу. Например, документ не может быть одновременно оригиналом и копией. Каждый вид документа имеет свой набор реквизитов: у приказа, протокола, акта различный набор реквизитов.

· Каждый отдельный реквизит необходимо начинать печатать с большой буквы. Исключение составляют реквизиты 16 (гриф утверждения) и 23 (гриф согласования), которые печатаются заглавными буквами.

· Межстрочные расстояния между отдельными реквизитами делаются увеличенными (2 –3 интервала стандартной пишущей машинки или одна пустая строчка), а межстрочные расстояния внутри реквизитов составляют 1-1,5 интервала.

· В реквизитах нельзя использовать знак переноса.

· При расположении реквизитов на листе следует придерживаться схемы рабочих полей, указанной в формуляре-образце. Границы рабочих полей обозначаются на схеме сплошными линиями и пунктирами. Пунктирами обозначаются поля, которые можно передвигать в указанных пределах. Левое поле может передвигаться от 2-х до 3, 5 см. Левое поле, равное 3,5 см, обязательно соблюдать на документах постоянного и длительного срока хранения; на тех документах, которые отправляются в архив и будут храниться в папках. Максимальный объем папки (дела) составляет 250 листов.

· Рабочее пространство организационно-распорядительного документа формата А4 условно делится по горизонтали на три примерно равные части: верхнюю - заголовочную («шапка документа»), среднюю - текстовую (содержательную), нижнюю - оформительскую (заключительную). Схема расположения реквизитов на формуляре-образце в средней и нижней частях всегда одинакова. Схема расположения реквизитов на формуляре-образце в верхней части документа имеет два варианта: угловое расположение реквизитов и продольное. Оба варианта считаются равноценными, их выбор зависит от вида документа. Считается, что угловое расположение реквизитов экономит рабочее пространство на письме и на документах, имеющих гриф утверждения.

· Внутри рабочей зоны реквизиты размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

· Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Дата добавления: 2014-12-10