Лекция 8. Понятие документа. Функции документа

Оргтехническое обеспечение труда

Задача выбора технических средств решается следующим образом:

формулируется достигаемая цель в соответствии с “ Положением о службе ДОУ”и при этом учитываются:

· объем работ по каждому виду работ;

· подбираются технические средства по видам работ;

· подсчитывается количество и номенклатура технических средств по основным показателям.

Выбор технических средств по основным показателям заключается в следующем.

Основные показатели делятся на две группы: организационные и технические.

К организационным показателям относятся:

· объем и виды документации;

· сроки создания, обработки;

· требования к качеству обработки, точности и т.п.;

· экономическая эффективность от использования конкретных средств (стоимость);

· защита от несанкционированного доступа;

К техническим показателям относятся:

· производительность;

· совместимость с другими средствами;

· долговечность (определяется разностью между точкой начала эксплуатации и точкой износа);

· надежность (безотказность работы за определенный промежуток времени);

· ремонтно-пригодность (возможность текущего, среднего, капитального ремонта).

Существуют следующие виды технических средств:

· средства связи (радиотелефоны, сотовые телефоны, радиоудлинители, телефоны с радиотрубкой, пейджеры, внутриофисная связь - местные линии АТС);

· телефаксы (с термопечатающим устройством - на термобумаге, со струйным устройством и с лазерным устройством - на обычной бумаге). На базе факсов создано многофункциональное устройство” MEDLEY”, объединяющее функции принтера, сканера, факса. и подключающееся к ПК;

· копировальные устройства (электрографическое копирование - “ЭРА”, “Rank xeroks”, у которых стоимость копий одинаковая); устройства с трафаретной печатью -“RISO” - ризографы, у которых стоимость копий разная, стоимость трафарета делится на все копии).

· персональные компьютеры (семейство компьютеров “MACINTOSH” фирмы “Аррle “ и семейство IBM);

· принтеры (матричные, лазерные, струйные);

· средства обработки документов (для резки бумаги, конвертовскрывающие машины, приборы для скрепления бумаг, пачковязальные машины, приспособления для уничтожения документов, адресовальные и штемпелевальные машины, ламинаторы, машины для окантовки);

· средства хранения и транспортировки документов (лотки, кассеты, механизированные картотеки, передвижные и карусельные стеллажи, тележки, конвейеры, лифты, пневмопочта).

1. |Понятие документа

|Понятие документа в законодательстве РФ закреплено в законе “Об информации, информатизации и защите информации” от 25.01.95. [2]

В редакции данного закона «документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.д. Таким образом, равноправными признаются все виды материальных носителей информации (бумага, видео, кинопленка и т. д.). Обязательными признаками для документа являются:

· фиксация информации на материальном носителе;

· наличие информации, фактов;

· определенная форма изложения;

· наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать документ.

Документы являются средством общения и передачи информации, а также хранилищем человеческой памяти. Документ может свидетельствовать, быть доказательством, основанием для возникновения, реализации прекращения гражданских правоотношений, в том числе средством закрепления имущественных отношений. Документы в управленческой деятельности выступают как предмет труда и как результат труда. Автор документа, правообладатель, пользователь обладают правом собственности (полным или усеченным) на документ и содержащуюся в нем информацию.

2. Функции документа

Среди функций документа выделяются общие и специальные. К специальным функциям относятся:

· информационная;

· социальная;

· коммуникативная (средство связи);

· культурная (передает культурные традиции).

К специфическим функциям относятся:

· Управленческая (плановые, отчетные, организационно-распорядтельные и др.);

· Правовая (подтверждают юридические факты и закрепляют правоотношения);

· Функция исторического источника.

Документы могут являться предметом преступления. Например, предметом служебного подлога являются официальные документы. Уголовным Кодексом предусмотрена уголовно - правовая охрана официального документооборота (в разделе «Преступления против государственной власти»).

Дата добавления: 2014-12-10