Форматы и качество бумаги

Лекция 11. Работа над документом. Форматы, бланки, машинописные правила

В Российской федерации используется форматы в соответствии с международными стандартами ИСО (ISO):

“ISO 216-75. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В”.

Этот стандарт устанавливает потребительские форматы писчей бумаги и не обязателен для газет, книг и т.п.

Основное правило получения форматов: каждый новый формат получается из предыдущего путем деления его на две равные части, параллельно наименьшей стороне листа. Все форматы разделены на следующие виды:

1. Формат А. Основной ряд (ИСО-А ряд). Основной формат ряда А - А₀ имеет площадь 1м² (841 х 1189мм). Всего 13 размеров в этом ряду, самый маленький - размер почтовой марки 26 х 37 мм.

2. Формат В. Вспомогательный (ИСО - В ряд). Основной формат - В ₀ имеет размер 1000 х 1414. Всего 10 размеров форматов.

3. Дополнительный ряд (для исключительных случаев, когда необходимы промежуточные размеры). Получают путем размещения средних геометрических значений между смежными форматами ряда А.

4. Длинные форматы (специально установленные). Получают путем деления любых соответственных форматов из двух вышеуказанных рядов на 3,4 и 8 равных частей. Используются для этикеток, билетов и т. п.

Для документирования управленческой деятельности используются форматы А4 (210Х297), А5 (420Х297), А3 (210Х148).

Требования к качеству бумаги для документов

Бумажные документы должны обладать такими качествами, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность, возможность машинной обработки и копирования. Для этого предъявляются следующие требования к бумаге: несворачиваемость; отсутствие пыления; плотность; белизна; яркость краски.

2.Составление бланков документов

Для более быстрого изготовления документов предварительно в организации разрабатывают и утверждают приказом руководителя специальные бланки документов.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 иА5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых устанавливается специальными правилами и их количество подлежит учету.

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 15, 18, 20 размещают в пределах границ рабочих зон, указанных на формуляре – образце.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк организации;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма;

· бланк структурного подразделения;

· бланк должностного лица.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без использования бланков.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланки структурного подразделения используют тогда, когда это подразделение является автором документа. За действия структурного подразделения юридическую ответственность несет юридическое лицо, если иное не оговорено во внутренних документах фирмы.

Бланк должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи и является уполномоченным совершать такие виды сделок.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно - граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3. Работа над документом

Работу над документом следует начинать с установления полей. ГОСТ Р 6.30-2003 (разрешается делать левое поле от 20 до 35 мм, правое поле - не менее 10 мм, верхнее поле - не менее 20 мм, нижнее поле – не менее 20 мм);

Затем необходимо определить, какие реквизиты требуется проставить на данном виде документа. Выбрать наиболее рациональный способ расположения реквизитов (угловой или поперечный). Ознакомиться с описанием каждого реквизита, обратить внимание на примеры его исполнения. Определить код документа (ОКУД - 7 цифр, контрольное число не проставляется) в соответствии с классификатором управленческой документации (см. приложение 4). Определить код предприятия по регистрационному свидетельству фирмы (ОКПО – 8 цифр). Определить основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН – 13 цифр, которые проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами). Определить идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет (ИНН/КПП соответственно – 10 и 9 цифр, которые проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

- ознакомиться с приложением 5 и определить, на каких документах проставляется гриф утверждения.

- ознакомиться с приложением 6 и определить, на каких документах проставляется реквизит «печать».

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа (договоры, протоколы).

Отдельные внутренние документы фирмы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Дата добавления: 2014-12-10