Предлагается использовать своеобразный алгоритм в процессе подготовки

Алгоритм процесса подготовки презентации

Определение цели презентации

Вначале нужно честно ответить на вопрос: зачем вы собираетесь провести эту презентацию.Какова ваша цель? Постарайтесь предельно четко и конкретно сформулировать ее, например: «хочу, чтобы руководство осознало необходимость расширения моего отдела», «хочу, чтобы все проголосовали за предложенную мной кандидатуру» и т. д. Конечно, цель презентации вы можете сформулировать и так: «хочу просто практиковать ораторские навыки», в этом случае можно выступать всегда и везде. Даже перед пустой аудиторией. Только зачем? Затрудняетесь с ответом на вопрос о цели презентации? В таком случае, нужна ли слушателям ваша презентация вообще?

И еще, подумайте, может быть, гораздо легче достичь поставленной цели через другие способы взаимодействия. Бывает так: человек тратит уйму времени на подготовку великолепной презентации, и все это для того, чтобы выступить перед аудиторией, которая полностью разделяет его точку зрения. Даже если слушатели с вами не согласны, презентация – не всегда лучшее решение. Иногда ее лучше заменить на убеждающую деловую беседу, или на короткий телефонный звонок, или на электронное письмо, или на приказ, в конце-то концов. Вы когда-нибудь видели генерала, выступающего перед солдатами с презентацией?

Итак, прежде чем начинать готовить презентацию, ответьте на вопрос: «А нет ли более простого и эффективного решения?». И если оно есть – используйте его. Если для достижения вашей цели презентация необходима – направьте все свои силы и ресурсы на ее подготовку.

Старание и желание хорошо сделать презентацию ничего не значат, если отсутствуют старание и желание хорошо подготовиться

Первый этап – определение цели презентации, второй – определение специфики аудитории (или определение целевой аудитории).

Как мы уже говорили, все начинается с цели. Ц ель любой презентации – рассказать аудитории о чем-то важном для вас и интересном для нее. Эту цель можно и нужно озвучить. Но у вас есть и главная цель, о которой вслух вы не говорите. Вам нужно, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали определенным образом. И самое главное – поступали так, как это требуется вам. Хотя бы те из слушателей, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по итогам обсуждения представленной вами информации.

Итак, на первом этапе подготовки вы должны отчетливо представить себе, какова ваша цель, какое воздействие вы собираетесь оказать на слушателей. Помните о том, что презентация должна иметь стержневую идею (основной тезис), которую необходимо ясно сформулировать с самого начала. Однако конкретная конечная цель презентации вами не озвучивается: к ее пониманию вы плавно и ненавязчиво подведете аудиторию во время своих рассуждений.

После ясной и лаконичной формулировки цели пора подумать о той аудитории, для которой предназначена ваша презентация. Определение целевой аудитории – второй, неразрывно связанный с первым, этап подготовки. Потому что именно цель позволит вам точно сформулировать и поставить задачи, ясно представить, что должны от вас узнать слушатели, в чем убедиться и что сделать.

Каждому приятно осознавать, что что-то делается специально для него. Люди будут слушать вас, если то, что вы говорите, интересно, важно и полезно для них. Каждый из присутствующих должен понимать, что тратит время не напрасно. Ключевой момент в достижении вашей главной цели – представить ее слушателям так, чтобы она выглядела близкой к их целям. Для этого определите специфику вашей аудитории, составьте ее социально-психологический портрет. Постарайтесь найти то, что объединяет собравшихся людей. В составлении портрета помогут ответы на вопросы:

· Кто мои слушатели? Каковы их интересы? Возраст, социальный статус, пол. У каждой группы свои приоритеты и цели. Обязательно обратите внимание на наличие у ваших потенциальных слушателей опыта в той области, которой посвящена презентация. Без учета этого презентация может оказаться либо скучной, либо непонятной.

· Какую реакцию вы хотите получить от аудитории?

· Какие преимущества получат люди, если выслушают вас?

Составленный социально-психологический портрет учитывайте и в отборе содержательной части презентации. Старайтесь использовать примеры, близкие и понятные данной аудитории. Ссылайтесь на то, что ей знакомо, используйте терминологию, которую люди понимают или могут использовать сами.

Есть еще одно преимущество создания социально-психологического портрета целевой аудитории: заранее зная, кто будет вас слушать, вы легко сможете предугадать, какие вопросы, скорее всего, будут заданы, соответственно, у вас будет время продумать стратегии и тактики ответов.

Ответы на вопросы – обязательная структурная часть презентации, она следует после вашего выступления. Как правило, после слов: «У кого есть вопросы?» наступает своеобразный «момент истины», в котором проверяется ваша внутренняя сила и степень владения материалом. Порой на этом этапе презентаторы напоминают профессиональных бойцов: они или нападают, или защищаются, оправдываясь. Заметим, что агрессивно-оборонительная позиция весьма не продуктивна. Гораздо больше очков вам принесет спокойствие и подчеркнуто нейтральное отношение к спрашивающему. Особенно пригодится на этом этапе умение беспристрастно оценивать суждение слушателя и находить в нем рациональное зерно.

Несколько полезных советов:

· При ответе постарайтесь найти мостик между вопросом и основной мыслью. По максимуму используйте любую возможность продвижения основной идеи.

· Не превращайте ответ на вопрос в еще одну презентацию, вспомните афоризм А. Чехова: «Краткость – сестра таланта».

· Закончить презентацию лучше удачным ответом на вопрос.

Часто слушатели пытаются спросить вас о чем-то непосредственно во время проведения презентации. Можно корректно сказать: «На все вопросы я отвечу чуть позже», либо совсем коротко ответить, если вопрос важный и ответ на него не нарушит структуры ваших рассуждений. Помните: отвечая подробно, вы легко можете сбиться с мысли и, нарушив регламент, рискуете не успеть сказать о самых важных моментах.

Дата добавления: 2014-12-16