Організація бухгалтерського обліку. інструктивним документом щодо поведінки працівників з документами підприємства

І!

інструктивним документом щодо поведінки працівників з документами підприємства. На маршрут і терміни руху документів суттєвий вплив здійснюють комп'ютеризація ведення бухгалтерського обліку та дисципліна праці.

Відповідальність за складання графіку документообороту покладена на головного бухгалтера, після чого цей документ затверджується керівником у вигляді додатку до Положення про облікову політику. Графік є обов'язковим для виконання не лише обліковими, а й іншими працівниками, робота яких пов'язана з первинними документами.

Досвід практика

Для складання графіку документообороту доцільно створювати спеціальні комісії з
представників структурних підрозділів підприємства, які знайомі не лише з
бухгалтерським обліком, а й з плануванням, технологією виробництва, управлінням
підприємством._____________________________________________________________________

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку та термінів виконання робіт. Варіант графіку документообороту наведено в таблиці 8.1.

Таблиця 8.1. Графік документообороту підприємства

Назва документу
Складання і приймання	Перевірка	Обробка	Передача до архіву
Кількість примірників	Особи, відповідальні за перевірку	Особи, відповідальні за обробку	Особи, відповідальні за формування справ
Особи, відповідальні за складання	Особи, які передають документ	Особи, відповідальні за передачу справ
Особи, відповідальні за приймання	Строки виконання	Строки виконання	Строки виконання
Строки виконання

Витяг з графіку документообороту підприємства на прикладі видаткового касового ордеру наведено в таблиці 8.2.

Таблиця 8.2. Графік документообороту видаткового касового ордеру

Найменування документу	Видатковий касовий ордер
Складання і приймання	Кількість примірників
Особа, відповідальна за складання	Бухгалтер-касир
Особа, відповідальна за приймання	Головний бухгалтер
Строки виконання	Щоденно (до... годин)
Перевірка	Особа, відповідальна за перевірку	Головний бухгалтер
Особа, яка передає документ	Бухгалтер-касир разом зі звітом касира
Строки виконання	Щоденно (до... годин)
Обробка	Особа, відповідальна за обробку	Головний бухгалтер
Строки виконання	Щоденно (до... годин)
Передача до архіву	Особа, відповідальна за формування справ	Головний бухгалтер
Особа, відповідальна за передачу	Головний бухгалтер
Строки виконання	У кінці звітного року

Гема 8. Організація документообороту підприємства

Графік документообороту, оформлений у вигляді схеми, називається оперограмою (табл. 8.3).

Таблиця 8.3. Оперограма накладної (для реалізації продукції)

№ з/п	Операції	Виконавці
відділ збуту	склад запасів	бухгалтерська служба	адміністрація підприємства	бюро пропуску
завідуючий складом	оператор	керівник	загальний відділ
	Отримання дозволу на реалізацію продукції
	Складання уніфікованого документа на реалізацію продукції
	Відбір і передача продукції	п
	Заповнення уніфікованого документу		п	^3
	Перевірка та підпис документа				L
	Проставлення штампу в документі
	Відмітка бюро пропуску					1 1

Із зарубіжного досвіду

У Польщі форма графіків документообороту може бути різною (діаграми, графіки), при чому передбачається їх уніфікація в межах галузі економіки.

Методика побудови графіків у Польщі передбачає, що в них детально фіксується термін початку та закінчення певної дії. На підставі застосування такої методики існує можливість встановлення ефективності застосування використовуваних графіків шляхом порівняння використання часу на документооборот із запланованим часом. Це уможливлює визначення резерву скорочення часу руху документів.

Працівники структурних підрозділів підприємства (начальники цехів, табельники, майстри, працівники планово-фінансового відділів, відділу кадрів, постачання, комірники, підзвітні особи, облікові працівники та ін.) повинні складати та передавати первинні документи відповідно до ділянок їх роботи згідно з графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю має надаватися витяг з графіка. У ньому необхідно надати перелік документів, найменування підрозділів, до яких мають бути передані відповідні документи та строки їх подання.

10*

Дата добавления: 2014-11-29