Організація бухгалтерського обліку. Тема 8. Організація документоовороту підприємства

Тема 8. Організація документоовороту підприємства

Традиційні методи роботи з документами в таких умовах стають малоефективними: архіви з паперовими документами займають корисну площу приміщень і характеризуються низьким рівнем ефективності та оперативності пошуку необхідної інформації. Набагато зручніше користуватися електронною базою даних, яка дозволяє здійснювати швидкий пошук необхідних інформаційних даних. Крім того, в умовах жорстокої конкуренції ефективно можуть вести справи передусім ті підприємства, які мають можливість оперативно одержувати інформацію. Вирішенню цієї проблеми, а також забезпеченню вдосконалення інформаційного забезпечення управління сприяє впровадження електронного документообороту.

У процесі оформлення господарських операцій електронними документами, необхідно дотримуватися норм багатьох законодавчих актів. Основним з них є Закон України "Про електронні документи та електронний документооборот", який регулює використання електронних документів. Норми даного закону поширюються на відносини, які виникають у процесі створення, передачі (або одержання), обробки, використання, зберігання та знищення електронних документів.

З використанням в бухгалтерському обліку комп'ютерів, під документами почали розуміти й електронні носії первинних даних. Крім того, суттєві зміни відбулися в організації документування. Зокрема, відбувається використання електронних носіїв первинної інформації -електронних документів, а також автоматизоване фіксування господарських операцій і, відповідно, складання первинних документів.

Ведення бухгалтерського обліку з використанням електронного документу базується на застосуванні комп'ютерних мереж та інтегрованої бази даних для раціонального використання засобів, предметів праці, а також самої праці для ефективного управління діяльністю підприємства.

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у

вигляді електронних даних, які передбачають обов'язкові реквізити документів,

у тому числі, електронний цифровий підпис. Такий документ може бути

сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у

і візуальну форму або на папері. До електронних документів висуваються ті ж

| вимоги щодо порядку оформлення, як і до паперових.

І Перехід на електронний документооборот значно спрощує роботу

І бухгалтера зі складання та оформлення документів.

Первинні документи можуть складатися або в бухгалтерській службі або у підрозділах підприємства за допомогою комп'ютерів, підключених до локальної комп'ютерної мережі. Електронний документ реєструється в комп'ютерному журналі реєстрації первинних документів. Документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів.

Автоматична реєстрація інформаційних даних може відбуватися з використанням технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважувальних приборів, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо.

Електронний документ повинен містити підписи осіб, які дали дозвіл на здійснення господарської операції та її оформлення електронними засобами, а також осіб, які виконали цю операцію. За відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичної сили, а отже, використовуватися у бухгалтерському обліку.

Юридична чинність електронного документа законодавством прирівнюється до чинності паперового документа, тому заперечувати юридичну силу електронного документа, виходячи з його форми, неможливо, за умови, що документ складено з дотриманням усіх вимог.

Думка науковця

Однак проблемним є доведення цілісності та правильності електронного
документу, оскільки на сьогодні відсутні нормативні акти, які визначають порядок
обробки, створення, передачі, одержання, зберігання, використання та знищення
електронних документів. Крім того, важливим є необхідність законодавчого визначення
складу та порядку розміщення обоє 'язкових реквізитів електронних документів.___________

Оригіналом електронного документу є його електронний примірник з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, які брали участь у його створенні. За умови використання електронного документу різними користувачами або його зберігання на декількох електронних носіях інформації, кожен з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Після перетворення його у паперову форму в декількох примірниках, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Законодавством встановлено ряд обмежень щодо застосування електронного документу як оригіналу. Зокрема, в електронній формі не може бути створено оригінал свідоцтва про право на спадщину, інший документ, який, згідно із законодавством, створюється лише в одному примірнику.

Нотаріальне засвідчення угоди, укладеної створенням електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законодавством про господарські договори.

Дата добавления: 2014-11-29