II.1.2. Поля и формулы

II.1.1. Закладки и переходы

II.1. Электронные формы

В современном делопроизводстве наблюдается тенденция к стандартизации документов, большую часть документооборота составляют формы, т. е. типовые документы, в которых меняются только некоторые поля, а основная часть остается неизменной. Word поддерживает работу с тремя типами форм:

§ Веб-формы или интерактивные формы, которые заполняются и используются с помощью технологии Интернета;

§ почтовые формы, которые заполняются и используются с помощью электронной почты;

§ печатные формы, которые заполняются и используются с помощью текстового процессора и, в конечном счете, подразумевают создание твердой копии формы, т е ее печать.

В данном разделе ограничимся наиболее традиционным третьим типом.

Для подготовки с помощью компьютера печатных форм существуют три основных способа:

q можно использовать обычный документ, который представляет собой уже заполненную форму, в качестве образца для новой формы; соответствующие части образца заменяются другой информацией, и получается новый экземпляр, который и печатается;

q можно заранее отпечатать типографским способом бланки формы, а затем заполнять их от руки или впечатывать сведения в заготовленные пустые места бланка;

q можно подготовить особый документ, который позволяет лишь вводить информацию определенным образом и защищен от других изменений.

Первый способ не требует никаких специальных средств, но неудобен и чреват ошибками. Второй способ был характерен для ручного делопроизводства. В настоящее время печатные бланки стремительно исчезают из обихода современного офиса, за исключением тех случаев, когда пустой бланк сам по себе является документом строгой отчетности. Впрочем, средства Word позволяют трактовать второй вариант как частный случай третьего. Именно третий способ, который основан на использовании документов особого типа, и будет предметом нашего рассмотрения в этом разделе.

Закладка в Word — это имя, которое помечает определенное место в документе. Закладка может помечать только позицию в тексте документа (с точностью до символа). В таком случае область, помеченная закладкой, ничего не содержит. Закладка может помечать абзац текста, какой-нибудь объект (например, поле формы) или вообще любой фрагмент документа, содержащий текст, объекты и даже другие закладки. В таком случае содержимое области, помеченной закладкой, является значением закладки. Важно, что закладка имеет имя, и по этому имени можно получить доступ к области, помеченной закладкой.

С помощью закладки можно очень быстро перейти к области документа, помеченной закладкой.

Дата добавления: 2014-12-16