I.1.3. Вставка полей слияния

I.1.2. Создание источника данных

Для того чтобы задать источник, откройте диалоговое окно Слияние:

Щелкните на кнопке Диалоговое окно Слияние на панели инструментов Слияние.

Слияние ► Получить данные ► Создать источник данных.

Если вы хотите использовать уже существующий источник данных, вместо команды Создать источник данных выберите Открыть источник данных. Выберите Параметры заголовка, если ваш источник данных не предоставляет информацию о заголовке (имена полей данных). Удалите неиспользуемые поля:

Для того чтобы изменить имя поля, переместите его в поле Поле, где вы сможете отредактировать его. После того как вы измените имя, щелкните на кнопке Добавить поле для того, чтобы добавить введённое имя в список.

Имена в списке Поля в строке заголовка формируют запись о заголовке или ряд заголовков вашего источника данных. Они определяют столбцы текста для слияния.

Введите имя источника данных, а затем щелкните на кнопке Сохранить. Word выведет сообщение, которое позволит вам отредактировать либо источник, либо основной документ. Если ваш источник данных уже существует и не нуждается в правке, щелкните на кнопке Правка основного документа для возврата в основной документ

Щелкните на кнопке Правка источника данных. Word выведет диалоговое окно Форма данных, в котором вы введете данные для различных полей. Диалоговое окно Форма данных содержит одно поле данных для каждого имени поля, включенного вами в строку заголовка в диалоговом окне Создание источника данных:

Заполните одну форму данных для каждой записи данных. Запись данных — это вся информация, которая вам нужна для документа на бланке.

После заполнения формы данных щелкните на кнопке Добавить. Word выведет пустую форму данных для того, чтобы вы смогли добавить еще одну запись.

Заготовка письма, взятого за основу, еще не содержит никаких полей слияния. Поэтому нам ничего не остается, как перейти к следующему этапу работы мастера слияния, на котором заготовка должна превратиться в серийный документ. Получить такой результат можно с помощью следующих шагов.

→ Слияние

Далее. Создание письма

{Этап 4. Создание письма}

^ Другие элементы...

Все готово для добавления полей слияния. Теперь нужно просто выбирать поля в списке Поля (Fields) диалогового окна Добавление поля слияния (Insert Merge Field)и вставлять их в основной документ на подходящее место. Мастер слияния предоставляет возможность вставлять целые блоки полей, например блок адреса или строку приветствия, предварительно выполнив их настройку. Но мы будем работать с каждым полем отдельно. После выполнения в нашем документе должен появиться целый набор полей слияния.

Для работы с серийными документами в Word имеется специальная панель инструментов Слияние (Mail Merge), которую можно отобразить с помощью команды Сервис ► Письма и рассылки ► Показать панель инструментов слияния. Кнопка Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние, открывает диалоговое окно со списком полей источника данных для вставки информации источника данных в нужное место документа. Эта кнопка активно используется в программе.

II.2.3. Лабораторная работа №8 «Слияние документов»

Цель работы: освоение приемов работы по созданию серийных писем.

Задание

Создать письмо-приглашение на конференцию для рассылки адресатам. Обеспечить создание основного документа (текста письма) и создание источника данных.

Дата добавления: 2014-12-16