II.2.2. Шаблоны

Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть — это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с программой и устанавливается на компьютере вместе с ней.

По своей сути, шаблоны — это тоже документы, а точнее говоря, заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении же мы записываем новый документ, а шаблон, использованный в качестве его основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

Создание нового шаблона на базе шаблона.

По команде Файл ►Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается. После настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Создание нового шаблона на базе документа.

Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой Файл ►Открыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Использование шаблона для создания документа.

По команде Файл ► Создать открывается диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого документ будет разрабатываться. В этом случае документ сразу получает несколько готовых стилей оформления, содержавшихся в шаблоне.

Задание на практическое занятие.

1 В документе с лабораторными работами создать:

собственный стиль символа

собственный стиль абзаца

2 Создать шаблон документа табулированного списка из своего варианта. На базе созданного шаблона создать новый документ и сохранить его в собственном каталоге.

Лекция №3

Работа с таблицами (на практике)

В редакторе MS Word предусмотрено выполнение следующих основных действий с таблицами:

• создание и удаление таблиц;
• перемещения по таблице;
• ввод и удаления в таблице;
• изменение существующей таблицы;
• форматирование таблицы;
• сортировка и нумерация ячеек;
• выполнение специальных задач, таких как математические вычисления и построение диаграмм,

Для некоторых команд меню Таблица в панелях инструментов предусмотрены соответствующие им кнопки, которые можно использовать для быстрого доступа к тем или иным операциям над таблицами. Кроме того, после создания таблицы возможен быстрый вызов контекстного меню, которое содержит ряд команд меню Таблица. Если при этом указатель мыши (для сочетания клавиш — текстовый курсор) позиционирован в любой ячейке таблицы, то состав контекстного меню содержит все доступные в текущей ситуации команды меню Таблица.

Создание таблиц

В редакторе MS Word возможно использование двух различных методов создания таблиц:

• формирование в документе пустой таблицы с последующим заполнением ее ячеек;
• преобразование ранее введенных абзацев или некоторых фрагментов документа в таблицу.

В свою очередь создавать пустую таблицу, как и выполнять преобразование существующих фрагментов документа в таблицу, можно разными способами.

. Три основные средства создания таблиц — это:

• кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная;

• диалоговое окно Вставка таблицы (Таблица ► Добавить ►Таблица);

• средство рисования таблиц Таблицы и границы (Таблица ►Нарисовать таблицу).

Кнопку Добавить таблицу используют для создания простейших таблиц небольшого размера — назовем их базовыми. Базовые таблицы можно в дальнейшем развивать, по мере необходимости увеличивая в них количество строк и столбцов командами меню Таблица ► Добавить.

Команду Таблица ► Добавить ► Таблица используют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором задают число строк и столбцов, а также ширину столбцов. Если вместо конкретного размера задать параметр Авто, включается режим Автоподбор, благодаря которому столбцы могут эластично форматироваться в соответствии с имеющимся содержанием. Режим автоподбора задают соответствующим переключателем:

• постоянная ширина — общая ширина таблицы равна ширине поля набора документа, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов (режим удобен при создании печатных документов);
• по содержимому — ширина каждого столбца пропорциональна объему данных, содержащихся в нем (режим удобен при создании электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора);

§ по ширине окна — специальный режим для таблиц, размещаемых на Web-страницах (окончательное форматирование таблицы происходит не в момент ее создания, а во время просмотра).

Таблицы еще более сложной структуры удобно создавать методом «рисования». Необходимые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таблицы и границы (открывается командой Таблица ►Нарисовать таблицу).

Редактирование таблиц

Говоря о редактировании таблиц, мы имеем в виду не редактирование их содержимого, а только редактирование их структуры. Редактирование содержимого осуществляется обычными средствами, рассмотренными в предыдущей главе. Фактически редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

§ добавление заданного количества строк;

§ добавление заданного количества столбцов;

§ удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;

§ слияние выделенных ячеек;

§ разбиение выделенных ячеек.

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на основе базовых таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблицаили доступны через контекстные меню выделенных объектов.

Форматирование таблиц

При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и форматирование содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т. п.), а во втором — управление размещением содержимого ячеек.

Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме. В командном режиме для этой цели используют диалоговое окно Свойства таблицы (Таблица ► Свойства таблицы). Его можно открыть и из контекстного меню таблицы, если щелкнуть в ее пределах правой кнопкой мыши. Элементы управления вкладок диалогового окна Свойства таблицы позволяют:

§ задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (Таблица ► Свойства таблицы ► Таблица ►Выравнивание);

§ задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (Таблица ►Свойства таблицы ►Таблица ► Обтекание);

§ определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (Таблица ► Свойства таблицы ► Таблица ► Границы и заливка);

§ задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (Таблица ► Свойства таблицы ► Таблица ►Параметры);

§ назначить параметры текущей строки или выделенных строк (Таблица ► Свойства таблицы ► Строка);

§ назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (Таблица ► Свойства таблицы ► Столбец);

§ назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (Таблица ► Свойства таблицы ► Ячейка).

В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в левом верхнем углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы. Маркеры изменения размера, появляющиеся при наведении указателя мыши на рамки таблицы, позволяют интерактивно изменять размеры столбцов и строк методом перетаскивания.

Ввод и форматирование содержимого таблиц

Выделение нужной ячейки для ввода текста выполняют с помощью мыши. Отдельную ячейку выделяют тройным щелчком левой кнопки. Перемещение между ячейками выполняют клавишей TAB (к следующей ячейке) или комбинацией SHIFT+TAB (к предыдущей ячейке). Для навигации по ячейкам таблицы можно также использовать клавиши управления курсором. Внутри текстовых фрагментов курсорные клавиши выполняют перемещение курсора, но по достижении границы текста они позволяют переходить к соседним ячейкам.

Все команды форматирования текста относятся к выделенному элементу. Выделенным элементом может быть любая ячейка, строка (группа строк), столбец (группа столбцов) или вся таблица в целом. Группы ячеек выделяют методом протягивания мыши. Большинство команд, связанных с форматированием элементов таблицы можно выполнить с помощью панели инструментов Форматирование.

Выполнение вычислений в таблице

Word содержит элементарные (и исторически ошибочные) функции выполнения стандартных математических операций в таблицах — Sum, Average, Min, Max, Product и т.п.

Чтобы поместить формулу в ячейку, выделите ячейку, выберите Таблица ►Формула, введите формулу, а затем щелкните на кнопке ОК.

Когда вы используете таблицу Word в качестве рабочего листа, ячейки нумеруются, используя стандартный форма; при определении диапазона данных последний и первый адреса отделяются двоеточием. Например:

1. =А1+А2 вычисляет сумму первой и второй ячеек в первом столбце.
2. =AVERAGE (В1: С 4) вычисляет среднее число восьми соседних ячеек.
3. Специальные диапазоны ABOVE, BELOW, LEFT и RIGHT представляют точно то, что они означают; =SUM (RIGHT) вычисляет сумму всех ячеек, расположенных справа от текущей.
4. Диапазоны обращения к конкретным частям таблицы:

В:В весь столбец В

3:3 вся третья строка

А2:С5 как в Exel

Все эти вычисления используют поле {=}.

Сортировка данных внутри таблиц

Word позволяет сортировать данные по трем условиям, включая даты, с учетом регистра введенных слов, а также разрешает указывать нестандартные последовательности сортировки (для других языков, кроме английского).

Фактически нет необходимости помещать данные в таблицу для их сортировки. Word прекрасно проводит сортировку, если в документе введены необходимые данные с соответствующими разделителями - точно такими же, которые используются при преобразовании текста в таблицу. Можно также сортировать простые списки (скажем, список названий областей, каждая из которых приводится в отдельном абзаце), потому что знак конца абзаца - это тоже разделитель.

Чтобы отсортировать данные, выполните следующие действия.

1. Щелкните один раз внутри таблицы (или данных).

2. Выберите Таблица ►Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка текста, показанное на рис.

3. Если в таблице (или данных) есть строка заголовка, другими словами, если в первой строке таблицы введено обобщенное название приведенных ниже данных, установите переключатель Список со строкой заголовка. Таким образом, в поле указания области сортируемых данных будет приведен заголовок столбца, а не стандартные значения Столбец 1, Столбец 2 и т.д.

4. Выберите условия сортировки. Если необходимо указать разделители полей (только для нетабличных данных), учитывать регистр символов или указать сортировку для данных, введенных на другом языке, кроме английского, щелкните на кнопке Параметры. Определите необходимые параметры сортировки, щелкните на кнопке ОК, и таблица будет автоматически отсортирована.

В некоторых ситуациях понадобится отсортировать только один столбец таблицы, оставляя другой столбец нетронутым. Чтобы сортировать только один столбец таблицы, выделите его перед выбором команды Таблица ►Сортировка. Щелкните на кнопке Параметры и установите флажок опции Только столбцы. Щелкните на кнопке ОК; отдельный столбец будет отсортирован независимо.

Дополнительные параметры форматирования таблицы

Должным образом отформатированная таблица помогает читателю понимать и усваивать ее содержимое.

Запуск средства Автоформат

Word предоставляет в распоряжение пользователей больше трех дюжин опций автоформатирования, которые позволяют достаточно просто создать совершенную таблицу.

Чтобы использовать средство Автоформат, щелкните один раз внутри таблицы и затем выберите Таблица ►Автоформат таблицы. (Вывести диалоговое окно Автоформат можно также при создании таблицы, выбирая Таблица ► Добавить ► Таблица).

Автоформатирование таблицы бывает удобным, когда необходимо сделать таблицы покрасивее — придайть им индивидуальность, используя различные шрифты. Это первый метод, который просто реализуется при создании любого типа таблицы, независимо от того, что представлено в таблице — прейскурант или баланс доходов.

Диалоговое окно Автоформат таблицы содержит несколько дюжин определенных форматов, предоставляя возможность предварительно просматривать каждый из них.

Если данные не согласуются с форматом предварительного просмотра, не волнуйтесь; автоформат дает широкие возможности выбора. Например, при формировании предварительного просмотра предполагается, что заголовки столбца располагаются в первой строке. Если это не так, снимите флажок опции Изменить оформление строк заголовка. Несколько форматов включают различные цветовые схемы, но если печать проводится в черно-белом режиме, то, чтобы видеть, что будет выведено на принтер, не устанавливайте флажок опции Цвет.

Использование графических объектов

В документы Microsoft Word можно вставлять два типа графических объектов: рисунки и изображения. На русском языке разница между этими терминами неочевидна, и мы поясним, что под ними понимается в текстовом процессоре Word. Рисунки — объекты векторной природы (линии, прямые и кривые, геометрические фигуры, стандартные и нестандартные). Простейшие средства для их создания есть в самом текстовом процессоре.

Изображения — растровые объекты. Текстовый процессор не имеет средств для их создания, поэтому они вставляются как внешние объекты из файла, подготовленного другими средствами (графическим редактором, с помощью сканера, цифровой фотокамеры, графического планшета).

Характерный пример растрового изображения — обычная фотография. Ни одна линия, ни одна фигура на фотографии не имеет собственных свойств — все они состоят из точек. Только точки в растровом изображении имеют уникальные свойства, по которым их можно отличить друг от друга. Для точек этих свойств немного — координаты точки, размер точки, форма точки и цвет точки. Важнейшим из них является цвет. Только благодаря тому, что каждая точка фотографического изображения имеет некий цвет, мы получаем информацию об объекте съемки при рассмотрении фотографии.

Характерный пример векторного изображения — чертеж

В растровой графике, где линия является совокупностью конечного количества точек, она может быть многоцветной, поскольку каждая точка может обладать цветом. В векторной графике многоцветных линий быть не может — это один объект, обладающий одним свойством цвета.

В терминологии программы Microsoft Word векторные объекты называются рисунками (pictures), а растровые — изображениями (images). Рисунки всегда внедрены в документ — их можно редактировать непосредственно по месту. Изображения вставляют в документ методом связывания или внедрения. Их редактирование средствами текстового процессора невозможно, но возможно управление их положением и их визуализацией. Под визуализацией понимается метод отображения с учетом яркости и контрастности.

Дата добавления: 2014-12-16