I.1.1. Создание основного документа

I.1. Слияние

Работа с полями Word

I.3.3. Поля и формулы

I.3.1. Виды полей форм

I.3. Электронные формы

I.1.2. Создание источника данных

I.1.1. Создание основного документа

I.1. Слияние

Q Работа с полями WORD

Q Лекция № 4

I.1.3. Вставка полей слияния

I.2. Оглавления, указатели и названия

I.3.2. Закладки и переходы

Поля — это общий и важный механизм Word, который используется для автоматизации различных задач. Большая часть того, что Word умеет делать автоматически, делается с помощью полей. Поля формы, поля даты и времени, поля ссылки — все это разные частные случаи полей. Внедренные объекты, гиперссылки, номера страниц, оглавления — это примеры полей, которые мы еще рассмотрим. Всего Word поддерживает более 60 различных типов полей. Поле представляет собой специальный код, отформатированный как скрытый текст. Код поля автоматически выполняется при наступлении некоторых событий. Выполнение кода поля, при котором совершается какое то действие или вычисляется некоторое значение, называется обновлением поля. Например, код поля даты автоматически обновляется при открытии документа. Коды полей можно сделать видимыми.

Пожалуй, самой известной и типичной задачей является подготовка так называемых серийных писем, т е. писем со сходным содержанием, отличающихся друг от друга адресом, обращением и, возможно, некоторыми деталями, зависящими от конкретного адресата. Эта задача очень хорошо известна, но от этого она не становится менее актуальной — такую задачу приходится решать регулярно практически каждой фирме Обычно в исходной ситуации для этой задачи имеется заготовка серийного письма и некоторые сведения об адресатах. Суть решения состоит в том, чтобы размножить письмо в нужном количестве экземпляров и вставить в каждый экземпляр специфическую информацию об адресате.

Если заготовка письма подготовлена в Word, а база данных представляет собой таблицу Access, то решение достигается очень просто с помощью мастера слияния Word.

Мы воспользуемся средством Word, которое называется Слиянием.

Документ, который используется в качестве образца для тиражирования копий, называется основным документом. База данных, или документ, информация из которого используется для вставки в тиражируемые копии, называется источником данных. Место в основном документе, в которое должна попадать определенная информация из источника данных, называется полем слияния.

Воспользуемся средством Слияние. Область задач Слияние (Mail Merge) на втором этапе работы мастера слияния после определения типа документа и выбора документа, но до определения источника данных.

Сервис ► Письма и рассылки ► Слияние

{Этап 1. Выбор типа документа)

© Письма

^ Далее. Открытие документа

{Этап 2. Выбор документа}

© Текущий документ

Следующий этап работы мастера слияния — определение источника данных.

Дата добавления: 2014-12-16