Документация и документооборот

Документация является основным способом бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документ – это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Документ является основанием и подтверждением учетных за­писей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичны­ми учетными документами. Ни одна операция не может быть отра­жена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа.

Каждый документ содержит сведения о совершенной операции. Эти сведения называют реквизитами документа.

Для того, чтобы документы имели юридическую силу, они должны содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

− наименование документа;

− дата составления;

− наименование организации, от имени которой составлен документ;

− содержание операции;

− количественные и стоимостные измерители;

− фамилия и должности лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;

− личные подписи этих лиц и их расшифровки;

− печати организации, штампы.

Поступающие в бухгалтерию документы в обязательном порядке подвергаются про­верке.

Проверка документов осуществляется по нескольким направлениям:

формальная проверка – определение соответствия документов установленным формам (правильность и полнота за­полнения необходимых реквизитов, указание даты составления, конкретность отражения хозяйственных операций, четкость про­ставления единиц измерения, наличие и подлинность подписей), а также своевременности составления и представления докумен­тов относительно графика документооборота;

проверка по существу – установление законности совершенных хозяйственных операций (соответствие законода­тельству, производственному плану, нормативам, а также хозяй­ственной целесообразности и эффективности производства);

проверка правильности арифметических подсчетов – пересчет результатов перемножения количе­ственных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;

встречная проверка – сопоставление одних доку­ментов с другими (например, оправдательных с распорядительны­ми и т. п.).

Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требо­ваниям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки.

Таксировка (расценка) – перевод натуральных и трудовых из­мерителей, указанных в документе, в денежные.

Таксировку осуществляют следующим образом:

- если хозяйственная операция отражена в натуральных измери­телях (кг, шт., м и т. д.), то количество умножают на цену за едини­цу. Цена за единицу определяется на основании ценников на мате­риалы. К подобным документам относятся, например, ведомости по отражению прихода и расхода материалов (лимитно-заборная ведомость и др.). Денежный измеритель указывается после рас­ценки на бланке самого документа. Если поступает несколько до­кументов на однородные материальные ценности, то расценку можно вести не на каждом из них, а на последнем документе из пачки;

- если указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то ко­личество умножают на стоимость единицы времени.

После таксировки осуществляют группировку документов, ко­торая является следующим этапом их обработки.

Группировка – это подбор документов по определенным при­знакам, отражающим однородные по экономическому содержа­нию хозяйственные операции. Цель группировки – получение сводных (обобщенных) дан­ных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. После группировки делают записи по группе однородных опе­раций общими итогами. Таким образом получают сводные доку­менты.

Группировку документов отражают в специальных ведомостях, которые могут быть двух видов:

накопительные – для накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах. Их заполняют постепенно, в течение определенного периода времени, по мере поступления пер­вичных учетных документов в бухгалтерию;

группировочные – для систематизации сведений о хозяйствен­ных операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Их заполняют единовременно, занося данные из уже подобранных по опреде­ленному признаку документов.

Далее документы направляют на контировку.

Контировка – указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяй­ственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям.

Документы должны составляться аккуратно, цифры должны соответствовать реальности, суммы, отраженные цифрами и прописью, должны соответствовать друг другу. В документах не допускаются подчистки, помарки и исправления. Особенно в кассовых и расчетных документах. Для контроля над своевременностью предоставления и составления документов, в организации утверждаются графики документооборота.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.

На каждом предприятии разрабатывается и утверждается график документооборота, который позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

Дата добавления: 2014-12-16