Исследование и проектирование функций управления 1 страница

Исследование и проектирование функций управле­ния является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изме­нение приводит к изменению структуры управления.

Нечеткое распределение функций неизбежно дефор­мирует структуру и снижает качество и эффективность управления, именно поэтому функциональное содержа­ние управления имеет первостепенное значение.

Повышение эффективности управ­ленческой деятельности в значительной степени зависит от правильного понимания функций управления.

Иссле­довать функции управления в конкретном подразделе­нии — значит определить, кто и что делает, как связаны между собой сотрудники в процессе управления, как связаны управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подраз­делении. Знать это необходимо для того, чтобы обеспе­чить эффективное управление функциональных обязан­ностей аппарата управления в целом.

Сущность работы по управлению организацией (пред­приятием или компанией) заключается в том, чтобы ис­следовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь этих функ­ций определяет функциональное содержание управления. О человеке, работающем в аппарате управления, мы зна­ем немного. Отсюда - необходимость комплексного изу­чения управленческой деятельности, его функциональ­ного содержания.

Именно эта важная задача - исследование каждой от­дельной функции и их взаимосвязей - позволяет вскрыть существо работы по управлению в отдельных подразделе­ниях и организации в целом.

Выделение функций управления вызвано еще и мно­гообразием управленческой деятельности, т.е. процессами принятия решений. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятель­ность, то совокупность таких функций позволяет форми­ровать конкретную систему управления: представить процесс управления вне функций управления невозможно. Именно поэтому к их определению предъявляются повы­шенные требования и определить однозначно, что пони­мается под функцией управления, весьма сложно.

Дадим определение.

Функция управления- это одно­родный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку.

Такими признаками могут быть специфика и мас­штаб производства, формы организации производствен­ных процессов, взаимосвязь структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др.

В связи с этим выделяются общие и специфические функции управления.

К общим функциям управления относятся: планирова­ние, организовывание, регулирование (координирование), мотивирование, контроль, учет, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям управления относят управ­ление:

• основными производственными процессами;

• вспомогательными и обслуживающими процессами;

• оперативное (производством);

• технической подготовкой производства;

• сбытом продукции и др.

Проектирование системы управления, организации, в том числе и любого конкретного предприятия, невоз­можно без определения состава функций управления. При этом необходимо исследовать множество факторов:

1) характеристики организации как системы - входа, самого процесса, выхода;

2) стадии жизненного цикла продукта;

3) цикл принятия решений;

4) содержание процесса управления.

Рассмотрим, как учитываются эти факторы при ис­следовании и проектировании функций управления.

Первый фактор «Характеристики организации как системы» позволяет выделить

· функции по управлению основными фондами (здания, сооружения и др.),

· функции по управлению материаль­но-техническими, трудовыми, энергетическими, ин­формационными и другими ресурсами,

· функции по управ­лению производственными процессами,

· функции по управлению результатами деятельности предприятия (промышлен­ной продукции и услугами).

Второй фактор «Стадии жизненного цикла продукта» пред­полагает исследование полного набора функций управ­ления на всех стадиях жизненного цикла: заготовитель­ной, обработочной, сборочной, испытательной.

Третий фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафик­сировать все стадии подготовки управленческого реше­ния.

Таким образом, порядок формирования состава функ­ций управления следующий:

1) выбор исследуемого объекта;

2) формирование набора специфических функций;

3) выбор конкретной специфической функции, под­лежащей исследованию;

4) исследование необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специ­фической функции;

5) формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

Выберем, например, в качестве объекта исследова­ния производственный отдел машиностроительного пред­приятия.

Исследованию подлежит специфическая функция «Уп­равление основными производственными процессами». Для реализации данной функции необходимо применять пол­ный набор общих функций, а именно по планированию, организовыванию, регулированию, контролю и учету. Рассмот­рим схему формирования функций управления (рис. 7.3).

Рис. 7.3.Схема формирования состава функций управления

Анализируя схему формирования состава функций управления, можем сделать следующие выводы:

1. Для реализации выбранной нами функции «Уп­равление основными производственными процессами» необходимо применять полный набор общих функций управления, а именно: планирование основных производственных процессов, организация основных произ­водственных процессов, регулирование основных произ­водственных процессов, контроль основных производст­венных процессов, учет показателей деятельности ос­новных производственных процессов. Полный набор общих функций управления также необходим и для реализации остальных четырех специфических функций, указанных в схеме.

2. В рамках каждой из перечисленных функций управ­ления необходимо сформулировать полный набор управ­ленческих решений, реализующих эти общие функции.

3. Поскольку управленческое решение всегда конкрет­но, то наименования «Подготовка управленческих реше­ний по планированию основного производства» или «Оценка управленческих решений по планированию ос­новного производства» (как это указано в схеме) не харак­теризуют конкретное содержание управленческой деятель­ности и, следовательно, являются функциями управления, выраженными в терминах управленческих решений.

4. Предметное содержание функций управления должно вестись на уровне конкретных управленческих решений.

5. Состав управленческих решений должен быть опре­делен на основе изучения практической деятельности ра­ботников каждого подразделения и регламентирующих документов, таких как Положение об организации, долж­ностные инструкции и другие.

Для оценки функций управления необходимо проведение функционального анализа (табл. 7.1.). Функциональный анализ лежит в основе проектирования, совершенствования и оценки действующей системы управления.

Табл. 7.1.

Функциональный анализ
	Функция (вид деятельности)
	Вид документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделения в течение года по функциям
	Вид документов, форм или данных, поступающих в структурное подразделение для обработки или составления данного документа (формы) по функциям
	Наименование подразделения или организации, откуда поступают документы, формы или исходные данные
	Куда отправляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции (перечислить все экземпляры)
	Техническое средство, с помощью которого производится обработка документов, форм или данных
	Количество технических средств и стоимость (руб.)
	Должность лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный оклад (руб.)
	Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года (час.)
	Периодичность обработки или составления документа, формы или данных в течение года (колич. раз)
	Стоимость обработки или составления документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств (руб.)

7.3. Исследование и проектирование структур управления

Элементы управления присущи любому процессу труда и лишь на определенной ступени развития производства и управления вы­деляются в самостоятельную функцию совместного труда. И это свя­зано с развитием процесса разделения и кооперации труда. В резуль­тате одна часть людей занимается непосредственно трудом по производству материальных благ, другая - управлением.

Между этими людьми в процессе производства возникают определенные отношения, которые могут быть охарактеризованы как отношения управления. В зависимости от сферы управления эти от­ношения приобретают специфическое содержание, свойственное именно этой сфере, однако общим для всех видов управленческих отноше­ний является то, что они - отношения организационные.

Организационная структура управления это - цело­стная совокупность соединенных между собой связями и отношениями элементов объекта и субъекта (органа) управле­ния.

Она отражает строение системы управления, содер­жанием которой являются функции управления, верти­кальное и горизонтальное соотношение уровней управ­ления, а также количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня. В зависимо­сти от соотношения уровней и структурных подразделе­ний различают линейную, функциональную, линейно-функциональную, матричную и матрично-штабную типы организационных структур.

Становление рыночных отношений в России способ­ствует появлению новых, более сложных форм органи­зации управления, имеющих в отличие от традиционных как вертикальные, так и горизонтальные связи, что зна­чительно усложняет систему управления. В этих услови­ях необходимо разграничить функции и ответственность за выполнение конкретных заданий и работ, обусловленных как вертикальными, так и горизонтальными структурными связям. Правильное соотношение полно­мочий и ответственности, четкая регламентация дея­тельности руководителей и исполнителей в организации является непременным условием эффективного развития организаций.

Методика исследования и проектирования структур управления организациями, с одной стороны, должна основываться на научных принципах управления, с другой - учитывать личные качества и опыт руководи­телей, хорошо знающих возможности организации и те требования, которые регламентируют деятельность каж­дого из подразделений.

Эти требования подчеркивают важность системного подхода к формированию либо совершенствованию ор­ганизационных структур и к разработке методики с дос­таточной степенью детализации стадий управления.

Для системы управления характерен ряд особенно­стей, которые вызывают значительные трудности в ре­шении данной задачи и накладывают ограничения на масштабность в методическом плане. Эти особенности заключаются в следующем.

1. Системе управления присущи статические черты, отражающие форму и структуру управления. Это, прежде всего детерминизм, т.е. схема организационного управ­ления с составляющими ее элементами и многочислен­ными связями и отношениями.

2. В системе управления можно указать и динамику, раскрывающую содержание процесса управления. Име­ется в виду целенаправленная деятельность руководите­лей и исполнителей.

3. Как известно, любая система функционирует при наличии поставленных целей, которые постоянно ме­няются во времени. Сама же структура консервативна. Отсюда - требование гибкости и адаптивности, неиз­бежно возникающее перед проектируемой структурой управления.

4. Среди множества формальных элементов, прису­щих системе управления, существует и неформальный элемент (человек), который выдвигает проблему психологического климата и от которого в известной степени зависит гармония или дисгармония в производственных отношениях.

Эти особенности, органически соединяясь в системе управления, требуют комплексного подхода к вопросам, связанным с построением организационного обеспечения системы управления. Представляется важным изучение ряда теоретических предпосылок, которые могут быть положены в основу разрабатываемой методики исследования и проектирования структуры управления.

Такими предпосылками являются:

1. Наличие принципиально различных типовых схем управления, одну из которых можно выбрать в качестве базовой для анализа и проектирования структуры управления.

2. Известно, что любая организация управляется путем принятия решений. Следовательно, можно выявить полный перечень управленческих решений, принимаемых в организации, и процесс распределения их по уровням (важный этап в проектировании структур управления) определенным образом формализовать.

3. Известен также технологический характер взаимоотношений руководителей и исполнителей в процессе подготовки и принятия управленческих решений, т.е. регламентирован порядок управленческих функций отдельных их этапов.

Для разработки методического аппарата проектирования структуры управления необходимо кроме имеющихся теоретических предпосылок, знать сущность организационного проектирования.

Организационное проектирование - это моделирование системы управления предприятием, осуществляемое перед его строительством, либо накануне значительных преобразований.

Последовательность задач организационного проектирования, вытекающих из общей теории систем, можно изобразить в виде блок-схемы (см. рис. 7.4.)

Организационной основой системы управления является ее структура. Структура определяет состав подразделений, входящих в систему управления, их соподчиненности и взаимосвязи, форму разделения управ­ленческих решений по уровням, а следовательно, и са­мо число уровней управления.

Иными словами, струк­тура управления является той организационной фор­мой, в рамках которой осуществляется процесс управ­ления. Таким образом, спроектировать достаточно эф­фективную структуру управления - значит определить такое соотношение ее элементов, при котором наибо­лее оперативно и своевременно выполняются требова­ния объекта управления.

Рис 7.4..Последовательность задач организационного проектирования системы управления

Кроме элементов структуры управления, в качестве которых выступают звенья и органы управления, управленческие работники, важнейшими объектами исследования выступают многообразные связи и отношения между ними.

Сферу общественного производства отличает то, что она имеет дело со всей совокупностью общественных отношений, поскольку человек выступает в производственном процессе не только как участ­ник кооперированного труда, но и как социальная личность, которой свойственны многообразные формы потребностей, интересов, побуждений и т.д.

То же относится к производственным коллективам. Каждый трудовой коллектив выступает носителем не только экономических, но и других видов отношений, и является, соответственно, объектом всех видов социального управления. В реальной действительности в процессе управления производством отношения выступают в единстве, основу которого составляют экономические отношения.

Наряду с делением по видам отношения управления производством классифицируются также и по другим признакам, в том числе по их характеру и иерархичной принадлежности.

По характеру отношения управления производством подразделяются на межличностные (включая все виды управленческих отношений), межсистемные и сме­шанные.

Возникновение межличностных отношений связано с тем, что управление производством - это управление людьми. Между людьми в этом процессе возникают отношения, обусловленные экономическими, социальными, психологическими, политическими и другими факторами. Межличностные отношения могут быть коллективными, возникающими между различными группами и внутри их, и индиви­дуальными - между руководителями и исполнителями, а также между самими исполнителями в процессе выполнения функций и указа­нии руководителя.

Межсистемные отношения управления обусловлены тем, что управление производством имеет дело с конкретными экономическими системами и подсистемами, народным хозяйством в целом, его отраслями, с территориальными и функциональными системами, предприятиями и их подразделениями. Межсистемные отношения отличаются и тем, что в отношениях управления выступают не отдельные личности и группы, а целостные системы и их подсистемы. К этому типу отношений относятся также и внутрисистемные отношения, так как каждая подсистема одновременно может рассматриваться в качестве самостоятельной системы по отношению к объединяемым ею элементам.

Смешанные отношения управления - это отношения между системой и личностью или совокупностью личностей.

По иерархичной принадлежности отношения управленияпроизводством классифицируются в зависимости от уровня управления производством. В коллективные межличностные отношения вступа­ют отношения между аппаратом управления на одном и том же уров­не; отношения подразделений разных уровней управления и т.д.

Отношения между органами системы управления, которые определяют ее структуру, реализуются через связи подразделений и ра­ботников. Отношения управления вне организационных связей невоз­можны. В свою очередь, отношения определяют содержание и эффек­тивность связей, из которых и складывается процесс взаимодействия элементов системы управления.

Несмотря на их тесную взаимозависимость и взаимообуслов­ленность, отношения и связи представляют собой качественно разные значения.

Под отношениями следует понимать интегративные свойства каждой пары взаимодействующих элементов системы, обусловленные их природой, функциями, целями и ролями в процессе принятия ре­шений, которые определяют характер влияния элементов друг на дру­га при их целенаправленном функционировании. Отношения - это всегда категория взаимодействия, что не может быть присуще только одному субъекту отношений.

Связь как форма проявления отношений в системе управле­ния представляет собой процесс целенаправленного воздействия, вы­званного отношениями, складывающимися при определенном обмене элементов материалами (продуктами, полуфабрикатами), энергией или информацией, распорядителям или генераторами которых они являются.

Особенно важно видеть в связи именно процесс обмена, т.е. ее двустороннюю направленность. Это означает, что каждое отноше­ние проявляется через совокупность прямой и обратной связи, формы и содержание которых могут быть различными. Об этом, к сожалению, часто забывают многие руководители, издавая потоки приказов, ди­ректив, указаний. Они убеждены, что поддерживают нормальную связь с подчиненными, хотя не имеют достаточного представления о том, как их руководящая информация воспринимается и реализуется. Чем выше уровень управления, тем более часты случаи игнорирования об­ратной связи.

В зависимости от характера отношений и связей управления могут рассматриваться различные организационные структуры отношений: социальная, экономическая, технологическая, информационная и т.д.

Под организационной структурой отношений следует понимать определенную упорядоченность организационных отношений и связей. Это не означает, что понятие «организация управления» не охватывает упорядочения всех остальных структур, но, исходя из дан­ного определения, организационная структура выступает как интегральная общая характеристика системы управления в этом аспекте.

Характер организационных отношений управления обусловливается структурой целей системы, ролями взаимодействующих органов и звеньев управления в процессе принятия и реализации реше­ний на основе функциональной специализации подразделений и исполнителей.

В соответствии с этим различаются типы организационных отношений в процессах управления, одним из которых является тип отношений «руководитель - подчиненный».

При этом один из органов наделяется властью и возможностью указывать другому что, когда и кто должен делать, какой результат необходимо получить; какие средства для этого можно использовать (или, наоборот, запрещать делать что-либо и использовать определенные ресурсы).

Универсальной формой проявления таких отношений является общепринятая административная субординация, известная под названием линейное руководство. Субординация увязывает элементы социальных систем в единое целое и формально определяет границы так называемых организационных систем.

Отношения этого типа сопровождаются вертикальными связями и могут иметь, кроме отмеченного выше чисто линейного рас­порядительства, ряд модификаций. К ним относятся:

- функциональное руководство, которое отличается тем, что в рамках указанных линейным руководителем целей уточняются кон­кретные задачи, ресурсы, ограничения, условия и т.п. Как правило, оно относится к одной из функций принятия решений по проблеме, соответствующей относительно высшему уровню структуры целей (например, функциональное руководство может осуществлять плановый отдел в реализации функции планирования);

- методическое руководство, состоящее в указании способов достижения целей, поставленных линейным и функциональным руководителям в рамках заданных ресурсов.

Особой частью отношений типа «руководитель - подчинен­ный» являются отношения, которые складываются в процессе «контроль - подотчетность».

Контроль - это особое воздействие одного органа системы на другой, связанное с необходимостью обеспечить выполнение собственных или чужих команд (запретов). Не следует смешивать отношения надзора, проявляющиеся в применении определенной власти, с конт­рольно - наблюдательной деятельностью, состоящей лишь в выявлении и фиксации отклонений в выполнении команд.

Соответственно, подотчетность представляет собой не просто деятельность по информированию о проделанной работе и ее резуль­татах, а ту часть отношений «руководитель - подчиненный», которые проявляются в необходимости получать санкции компетентных лиц на отступления в выполнении команд или запретов.

Отношения «руководитель - подчиненный» во всех их моди­фикациях обусловливают иерархичность структуры. Она возникает благодаря тому, что орган системы управления в силу сложности по­ставленных перед ним задач способен находиться в различных отно­шениях с другим ее органом.

В зависимости от сложности целей, стоящих перед системами управления, содержания и объема работ по их достижению количе­ство уровней структуры может быть в принципе каким угодно большим.

Таким образом, отношения «руководитель - подчиненный» обусловливают возникновение пирамидальной структуры, для кото­рой характерно понятие «ступень управления» (в практике его часто называют уровнем управления), определяемое по принадлежности органов управления к определенной ступени иерархической лестни­цы системы управления.

Уровень (ступень) управления характеризу­ет иерархическую последовательность подчинения одного органа или звена управления другому. Каждый уровень управления наделяется определенными полномочиями и правом принятия управленческого решения по тем или иным функциям.

Кроме субординационных отношенийв системе управления на основегоризонтальных связей устанавливаются и отношения соподчинения.

Соподчинение отношений характеризуется равноправием всех взаимодействующих органов в процессе принятия решений. Цель их взаимоотношений состоит в выработке взаимоприемлемых оценок проблем, альтернатив их решений, курсов действий и проч.

Совмест­ная деятельность по принятию решений осуществляется на всех этапах и стадиях процесса управления. Это не относится к утверждению решений, которое всегда производится единолично, т.е. линейным ор­ганом управления. При наличии таких соподчиненных отношений этап процесса принятия решений считается успешно выполненным при отсутствии у каждого из его соисполнителей возражений по процедурным и конечным результатам управленческого решения.

Внешние проявления отношений указанного типа могут иметь различные модификации, к которым относятся:

- коллегиальное рассмотрение, изучение и оценка проблем совместная разработка альтернатив их решений;

- подтверждение правильности выработанных оценок, формулировок, альтернатив с точки зрения имеющейся информации о кри­териях, условиях, методах оптимального функционирования системы или ее отдельных компонентов (в практике известно как гриф «Согласовано»);

- подтверждение согласия на изменение условий собственного функционирования, принятых целей или критериев, выполнение новых задач или работ, соблюдение ограничений (в практике часто называется визированием);

- выполнение самостоятельной части этапа подготовки реше­ния с учетом результатов, условий и ограничений, разработанных другими подразделениями или специалистами (во многих случаях назы­вается соисполнением);

- доработка или изменение результатов деятельности других подразделений в рамках одной стадии процесса подготовки и принятия решений с целью их соответствия целям и критериям более высо­кого уровня, балансирования ресурсов, сроков, результатов, приведе­ния к общей терминологии или форме и т.п. (известно под разными названиями: координация, обобщение, редактирование, обработка и пр.).

Связи, возникающие в рамках описанных отношений, обычно называются горизонтальными (благодаря равноправию органов, вступающих во взаимодействие). Органы, находящиеся в отношениях соподчинения (координации), могут, естественно, принадлежать только к одному уровню управления, иначе они перейдут в отношения «руководитель — подчиненный». Возникает, следовательно, понятие звеньев одного уровня управления, которое определяется составом органов, находящихся в горизонтальных связях.

Нужно четко представлять качественные отличия координационных отношений совместного принятия решений, характеризующихся одновременно и равноправием, и взаимной зависимостью (соподчинением), от прямых субординационных отношений типа «руководитель - подчиненный».

Отношения возникают и в ходе технического обслуживания процесса управления, т.е. между вспомогательными подразделениями с исполнителями, которые не участвуют в принятии решений (отношения технического взаимодействия).

Формами технического взаимодействия служат разделение труда между подразделениями и исполнителями в области сбора, фиксации, хранения и поиска информации, выполнения расчетных, экспе­риментальных, оформительских работ и т.п., а также организационное обособление работ по делопроизводственному, техническому, административному и хозяйственному обслуживанию подразделений и отдельных работников.

В отношениях технического взаимодействия с другими звень­ями аппарата управления находятся целые подразделения, такие как канцелярия, технический и общий архивы, машинописное бюро, мно­жительная лаборатория и т.п. Еще более распространены такие отно­шения внутри подразделений: целые категории работников не участву­ют в процессе принятия решений, а только его обслуживают - учетчики, чертежники, расчетчики и т.д.

При проектировании организационных структур управления необходимо учитывать особенности каждого типа отношений.

Упорядоченность отношений между органами аппарата управ­ления, устанавливаемая при формировании каждой конкретной орга­низационной структуры управления, проявляется в распределении четко определенных ответственности и прав, которыми наделяются каждый руководитель и функциональное звено.

Дата добавления: 2014-12-16