Электронный архив предприятия

Классификация СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

К категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

1) Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Как правило, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

2) Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

3) Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

4) Системы управления образами.

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

5) Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow –«поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

9.4. Функции и задачи «Систем Управления Документами»

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации – от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

Стадия разработки документа включает:

· разработку содержания документа;

· оформление документа;

· утверждение документа.

В том случае, если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

Стадия опубликованного документа включает:

· активный доступ;

· архивный документ: краткосрочного хранения или долгосрочного хранения;

· уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни – доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому, оперативную и максимально полную подборку можно получить только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеет дело архивная система, архивы подразделяются на следующие типы:

Статические архивы документов (либо просто архивы) – системы, которые имеют дело только с опубликованными документами.

В качестве характерного примера реализации статического архива можно привести системы типа: WaterMark, PaperWise или ImageWise.

Динамические архивы документов (либо системы управления документами) – это системы, которые работают с опубликованными документами, и с теми, которые находятся в разработке.

Динамические архивы требуют следующей обязательной функциональности: поддержка коллективной работы с документом, поддержка составных документов, поддержка распространения опубликованных документов, поддержка расширенного спектра прав доступа к документу и т.д.

Электронный архив предприятия – это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:

· организация хранения электронных документов;

· организация учета бумажных и микрографических документов;

· организация поиска документов;

· поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы;

· поддержка аннотирования документа;

· поддержка коллективной работы с документом;

· поддержка составных документов;

· поддержка распространения опубликованных документов;

· свободная маршрутизация;

· системы электронной почты.

Дата добавления: 2014-12-16