Организация поиска документов

Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективности поиска коротко рассмотрим модели поиска. Существует два подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска. Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота – соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов и шум – соответствие документов, отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.

9.5.4. Поддержка защиты документов
от несанкционированного доступа и аудита работы

Архивная система должна иметь защиту на уровне документа – каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):

· полный контроль над документом;

· право редактировать, но не уничтожать документ;

· право создавать новые версии документа, но не редактировать его;

· право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;

· право читать документ, но не редактировать;

· право доступа к карточке, но не к содержимому документа;

· полное отсутствие прав доступа к документу;

· поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ.

Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.

Контрольные вопросы

1. Перечислите основные концепции безбумажной технологии управления.

2. Перечислите проблемы организации электронного документооборота.

3. Охарактеризуйте технологию работы с программным обеспечением «Системы управления документами» (СУД).

4. Перечислите общие требования к системе электронного документооборота.

5. Перечислите классификацию СУД.

6. Опишите характерные возможности СУД, ориентированные на бизнес-процессы.

7. Опишите характерные возможности «Корпоративных СУД».

8. Опишите характерные возможности «Систем управления контентом».

9. Опишите характерные возможности «Систем управления образами».

10. Опишите характерные возможности «Систем управления потоками работ».

11. Опишите функции и задачи «СУД».

12. Перечислите стадии «Жизненного цикла документа».

13. Дайте определение «Электронного архива предприятия».

14. Перечислите задачи, для решения которых предназначен «Электронный архив предприятия».

15. Опишите организацию хранения электронных документов.

16. Опишите организацию поиска документов.

Глава 10
Классификация систем
управления документами

Дата добавления: 2014-12-16