Документы, их роль в учете

Тема 4. Документы, их роль в учете

& Учебный материал 4

Документ (от лат. доказательство) – письменное свидетельство совершения хозяйственной операции или дающее право на её совершение.

Документы являются средством, при помощи которого осуществляется финансово-хозяйственная деятельность организации. Они используются для оперативного руководства и управления. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операции. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете. Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения.

Классификация документов

Документы классифицируются по назначению: на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы – содержат приказ о выполнении хозяйственной операции, составляются до ее начала, к ним относятся: приказ, распоряжение, доверенность, платежное поручение.

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за совершённую операцию; они же несут ответственность за составление документа. Такие документы для материально – ответственных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, кассовые ордера.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчёты накладных расходов, разработочные таблицы.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (расчётно-платёжная ведомость на выплату заработной платы). На практике чаще используются комбинированные документы.

Первичные документы содержат сведения об одной хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты), на основании первичных составляются сводные (отчеты, ведомости).

Документы, составленные внутри предприятия, являются внутренними, документы, поступившие от других организаций и физических лиц – внешними.

По охвату операции документы бывают разовые и накопительные. Накопительные документы оформляются постепенно, по мере совершения однородных операций. Учётные записи в таких документах производятся по истечении дня (месяца) общим итогом, что сокращает количество записей. Примером такого документа может служить дневной заборный лист на отпуск продуктов из производства в буфет, на раздачу.

По способу обработки документы можно разделить на обрабатываемые вручную и на машинах (автоматизировано).

Необходимо отметить, что при разделении документов по указанным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесён к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием – распоряжением руководителя на выплату денежных средств на различные нужды предприятия), первичным, разовым, однострочным документом.

Дата добавления: 2014-11-29