Требования к заполнению документов

Основные реквизиты документов

Документы на хозяйственные факты должны иметь обязательные реквизиты (показатели, характеризующие хозяйственную операцию).

К обязательным реквизитам можно отнести:

· наименование документа (формы),

· наименование организации,

· дату составления,

· наименование и адреса сторон, участвующих в хозяйственной операции,

· измерители хозяйственной операции,

· содержание хозяйственной операции,

· наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления,

· личные подписи и их расшифровки.

При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции.

Первичные документы принимаются к учёту, если они составлены по имеющимся стандартам (форме). Под формой документа принимается состав и расположение реквизитов.

Количество и содержание документов не должно быть излишним. А затраты времени на их оформление важно свести к разумному минимуму. Этому способствует широкое использование унифицированных (типовых) форм первичной учётной документации.

К заполнению документов предъявляются следующие требования.

Прежде всего, документ составляется на бланке типовой формы, утвержденным Госкомстатом РФ или формы, утверждённой руководителем предприятия.

Документы должны составляться либо в момент совершения хозяйственной операции, либо сразу после нее.

Записи вручную в первичных документах производятся шариковой ручкой (синей или черной пастой), или машинописью. Применение простого карандаша не разрешается. Содержание информации должно быть изложено аккуратно, точно и разборчиво. Свободные строки, должны обязательно прочёркиваться. Суммы в денежных документах должны указываться цифрами и прописью (начиная с заглавной буквы).

Дата в документе пишется арабскими цифрами. День месяца и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год - четырьмя арабскими цифрами: Д.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится 0. Например, дату 5 мая 2008г. следует записать так: 05.05. 2008г.

Подписи в документах должны быть расшифрованы. Сначала ставят инициалы, а потом фамилия: Т.В. Блинова. При расшифровке подписи не ставят скобки, например: Ген. директор__________________ Т.В. Блинова

Во всех первичных документах не допускается неоговоренные исправления. Зачеркивают неправильную запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправленную ошибку оговорить надписью «Исправлено», поставить дату исправления и подпись. Такой способ исправления ошибок называется корректурным. В денежных документах (кассовых и банковских) исправления не допускаются, следует документ составить заново

Дата добавления: 2014-11-29