Клиент для Microsoft Office

«DocsVision клиент для Microsoft Office» (далее — «Office-клиент») обеспечивает возможность исполнения простых операций с документами и бизнес-процессами прямо из приложения Microsoft Word, без использования Навигатора DocsVision. Это позволяет автоматизировать работу с документами большинства пользователей информационной системы предприятия без необходимости освоения ими дополнительного программного обеспечения - в интерфейсе хорошо освоенного ими приложения Microsoft Office.

Важным отличием Office-клиента от панели инструментов DocsVision является работа в контексте бизнес-процессов, а не только сохранение файла в архив документов.

Для этого в шаблон документа вводятся структурированные поля, часть из которых располагается прямо в текст документа, а другая часть доступна в панели задач Word.

Предоставляемые возможности

Office-клиент обеспечивает возможность реализации следующих основных сценариев обработки документов из интерфейса Word:

а) Создание документа, заполнение текста и структурированных полей документа;

б) Назначение заданий на исполнение документа, контроль исполнения заданий;

в) Запуск бизнес-процесса, связанного с документом и контроль его исполнения;

г) Реализация простых стандартных сценариев обработки документа – простое согласование, визирование, подписание документа (в том числе электронной подписью), комментирование и аннотирование;

д) Редактирование документа, в том числе групповое, с накоплением изменений, и возможностью отката к любой версии документа;

е) Управление версиями документа, включая сравнение и восстановление версий документов на определенный момент времени;

ж) Обеспечение удобных механизмов передачи документа внутри организации и вовне организации, включая возможность передачи документа вместе со структурированными данными вовне организации;

з) Поиск документа в базе данных DocsVision по тексту, атрибутам и категориям;

и) Создание новой карточки документа DocsVision и прикрепление к ней редактируемого документа Word;

к) Создание и редактирование документа пользователя;

л) Пользователь создает экземпляр документа по готовому шаблону.

Процесс создания документа включает в себя:

а) Инициализацию документа по шаблону;

б) Заполнение текстовой части;

в) Заполнение структурированной части;

г) Сохранение документа;

DocsVision "Рабочее место руководителя"

РМ Руководителя предназначено для использования руководителями и имеет собственный, предельно облегченный и интуитивно понятный интерфейс. Основной сценарий использования - просмотр документов и отчетов, наложение на них резолюций (указаний).

Приложение поддерживает работу как при наличие соединения с сервером DocsVision (режим онлайн), так и при его отсутствии (режим офлайн). В режиме офлайн возможна синхронизация данных по электронной почте.

РМ руководителя поддерживает клавиатурный, перьевой и аудиоввод.

Приложение рассчитано на взаимодействие как с приложениями DocsVision «Делопроизводство», DocsVision «Административное делопроизводство», так и с произвольным решением, работающим с документами.

Приложение обладает большой гибкостью в настройке как состава отображаемой информации, так и внешнего вида (дизайна) рабочего места.

Основные выполняемые функции

Процесс работы с документами, поддерживаемый РМ Руководителя, представлен на следующем рисунке:

Рисунок 12 - Цикл обработки документов

РМ Руководителя позволяет руководителю:

а) Просматривать документы и отчеты;

б) Редактировать документы;

в) С помощью клавиатуры, стилуса или голосового ввода формировать указания к просмотренной информации;

г) Просматривать результаты исполнения указаний и статистику по ним.

Основные возможности по настройке:

а) Настройка состава отображаемой руководителю информации: документов, отчетов;

б) Настройка внешнего вида предоставляемой руководителю информации;

в) Настройка внешнего вида (дизайна) РМ Руководителя;

г) Поддерживается работа нескольких РМ с одним сервером DocsVision.

Экран работы с документом (с возможностью корректировок)

Рисунок 13 – Пример возможности корректировок

Примеры работы с Docs Vision и ее возможности показаны ниже на рисунках.

Рисунок 14 – Карточки документов

· Упорядоченное хранение файлов и реквизитов документов;

· Гибкая настойка внешнего вида и поведения.

Рисунок 15 – Раскрытая карточка документов

Возможность поиска показано на рисунке 16.

Поисковый запрос позволяет находить карточки, отвечающие каким либо определенным критериям.

Рисунок 16 – Расширенный поиск

Рисунок 17 – Возможности поиска

Организация согласования показана на рисунке 18.

Рисунок 18 – Организация согласования

Дата добавления: 2014-11-29