Зразок 1

План

1. Публічний виступ і конспект – два способи передачі інформації.

2. Засоби милозвучності української мови.

3. Правила оформлення ділових листів.

1. Публічний виступ і конспект – два способи передачі інформації.

2. Засоби милозвучності української мови.

Слід запам’ятати:

1). на початку речення перевагу відда­ємо прийменнику у: У колі друзів... Уроки Вітчизняної війни, але В огнях революції... В авангарді полку (друге слово починається на голосний звук);

2). не відбувається подібне чергування у власних назвах: річка Урал, держава Індія, в Уссурійському краї, від Йокогами; у словах, що вживаються тільки з в або тільки з у (вдача, вклад, вправа, вступ — удача, уклад, управа, уступ мають інше значення; влада, власний, вплив, увага, указ, умова, уява);

3). перед приголосними в, ф, сполученнями -льв-, -св; -хв; -тв- пишемо у: сидимо у вагоні, кинувся, у воду, бачимо у твор­чості, заховався у хвою, значення у формуванні;

4). у заголовках і при зіставленні пишемо і: "Правда і кривда" (М. Стельмах), "Людина і зброя" (О.Гончар), дні і ночі, горе і радість;

5). у поетичній мові чергування у з в, і з й може порушуватися залежно від ритму вірша: Спить озеро, і ліс, і очерет (Леся Українка); В нас не раз душа боліла, і серце рвалося... (1. Франко).

6). Після розділових знаків уживається переважно сполуч­ник і: До гурту підійшли робітники, і зав'язалася жвава розмова.

3. Службові листи

Службові листи — загальна назва великої групи управ­лінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання числен­них оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвер­дження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, ви­моги і т. ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне пи­тання. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясні­стю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням кон­струкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо мож­ливо і т. ін. Тон листа повинен бути нейтральним.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: 1) листи, що вимага­ють відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-підтвердження, лист-розпорядження, су­провідний лист тощо; 2) листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-під­твердження тощо.

Листи-запити і листи-відповіді — найпоширеніший тип службової кореспонденції.

Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити та­кий реквізит: посилання на номер і дату вхідного докумен­та. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді.

Реквізити службових листів:

1) назва й адреса організації відправника листа;

2) номер і дата листа;

3) назва й адреса одержувача листа;

4) заголовок;

5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді;

6) текст листа;

7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок і примірників;

8) підпис керівника;

9) віза виконавця (підпис на копії).

Листи можна писати на стандартних друкарських блан­ках або на чистих аркушах паперу.

Лист, який пишеться на бланку, містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового ра­хунка, трафаретизовані частини тексту.

Супровідний лист — документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; До­даємо, а далі — заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається.

На підприємстві такі супровідні листи застосовують, коли відправляють проекти договорів, протоколів розбіжностей, позовних матеріалів, надсилаючи документи громадянам.

Супровідний лист пишуть у 2 примірниках. Перший виси­лають адресатові, а другий примірник зберігається у номен­клатурі справ і служить підтвердженням його висилання.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і за­кладам. Зміст — характер запланованого заходу, терміни про­ведення, умови участі.

Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Рекламний лист — різновид інформаційного листа, над­силається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа — спо­нукати адресата скористатися певними послугами. У подіб­них листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до відо­ма і т. ін. Далі — факти.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отриман­ня якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтвер­джуємо.

Лист-нагадування повідомляє про наближення або закін­чення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами: Нагадую; На­гадуємо.

Ініціативний лист — це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати.

Гарантійний лист — документ, який забезпечує вико­нання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресу­ють до організації чи установи. Найчастіше гарантійний лист починається з імені та по батькові особи, до котрої зверта­ються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли га­рантійного листа адресовано до певної організації або підпри­ємства. Як правило, у такому листі гарантуються оплата праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт тощо.

Найжорсткіші правила оформлення має комерційний лист. В такому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не припускають іншого тлумачення.

Складові частини комерційного листа такі:

1. Заголовок, який розміщується у верхній частині блан­ка на всю його ширину або в лівому верхньому куті (рідше застосовується у комерційному листуванні). Він містить на­зву та адресу організації, що пише лист, та деякі інші відо­мості (телеграфну адресу, номери телефонів, телефаксів, те­лексів, коди, номер рахунка в банку і т. ін.).

2. Місце і дата ділового листа. Проставляються у право­му куті сторінки під заголовком словесно-цифровим спосо­бом — 20 травня 1999 р. Скорочене написання дати в комер­ційному листі не прийняте.

3. Внутрішня адреса — це назва й адреса організації, куди надсилається лист. Вона пишеться після заголовка й поміток у центрі листа або в правій його частині. Розміщен­ня в лівій частині нетипове для українських ділових листів.

4. Помітки. Номери реєстрації листів. Вони пишуться у лівому куті навпроти дати.

5. Після внутрішньої адреси пишеться вказівка на зміст листа. Вона вводиться словами: відносно, щодо, про, стосовно до і звичайно підкреслюється. Частіше займає всю ширину сторінки.

6. Звертання пишеться окремим рядком у центрі й після нього частіше за все ставляться знак оклику (!) або кома чи крапка.

7. Текст листа складається з вступної частини, головно­го повідомлення та заключної частини і пишеться з ураху­ванням полів і з абзацу. Як відомо, абзацами розділяють частини тексту, що стосуються окремих закінчених думок.

8. Додатки. Якщо до листа додаються які-небудь доку­менти, креслення і т. ін., тоді в кінці листа ліворуч пишеться слово "Додатки" і перелічуються назви документів, що до­даються, та вказується кількість їх або кількість доданих сторінок.

Увесь текст комерційного і будь-якого іншого листа роз­міщується тільки на його лицьовій стороні і не переноситься на зворотний бік. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, він переноситься на другу, третю і т. д.

Для того, щоб виділити головне, можна підкреслювати сло­ва або окремі фрази, а також використовувати нумерацію.

9. Заключна фраза — формула ввічливості. Звичайна заключна фраза комерційних, ділових листів: 3 повагою; З глибокою повагою; 3 пошаною.

Часто діловий лист закінчується просто підписами осіб, котрі відповідають за його зміст.

1. Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загаль­ноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові)! Шановний пане (пані)! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре!

Шановний директоре!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксану Дмитрівна!», «Шановний директорі» є нено­рмативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з аб­зацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу лис­та, від якої може багато залежати, аджесаме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист — відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою иайщирішу вдячність за... Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за—

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими по­чатковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді— Офіційно підтверджуємо свою згоду на... На підтвердження нашої попередньо! домовленості по­відомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про...

Поширеними вступними фразами в ділових листах єпосиланняна зустріч, попередній лист, телефоннурозмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими установами,...

Відповідаючина Ваш запит від (дата),...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу... статті №...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звергатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у..

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися і відповіддю, незмогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації,.коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося. Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливе вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про:

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас…

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи. Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то вказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову таж:

Ми докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вам...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» — найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас. Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в майбутньому

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в містах уживаютьсятакі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати нагарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виника­ло потреби складати лист більше, ніж двічі.

VI Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонова­на інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагоджен­ню добрих стосунківміж колегами, партнерами.

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВИСТАВКОВИЙ ЦЕНТР УКРАЇНИ

Адреса: 252022 Киів-22, пр. Глушкова, 1

Факси: 251-01-12; 251-91-26. Телефони: 251-91-01, 251-91-02

№ 3-11/ 1242 від 30.10.99 Ректору

На №_____________ Українського державного

університету харчових

технологій

Гулому І.С.

Шановний Іване Степановичу!

Національний виставковий центр України запрошує Вас, профе­сорсько-викладацький склад і студентів Вашого навчального за­кладу ознайомитися з новою експозицією Головного павільйону "Україна сьогодні", створеної за Указом Президента України, яка розповідає про інтелектуальний та економічний потенціал нашої дер­жави, її зовнішню, економічну і гуманітарну політику.

Експозиція "Україна сьогодні" не тільки цікава за своїм змістом, але й може бути використана Вами для проведення на її базі на­вчальних та інших заходів.

Чекаємо на Ваші пропозиції про відвідування Головного павіль­йону НВЦ України.

Режим роботи: Контактні телефони:

з 10.00 до 17.30, крім суботи та неділі 251-91-40; 251-91-42

З повагою,

Заступник генерального (підпис) Т.Г. Цимбал

директора НВЦ

(печатка)

Вправа №1. Перекладіть стандартні вирази українською мовою і запам´ятайте їх.

Оприходовать наличные - оприбуткувати готівку

Остаточная стоимость - залишкова вартість

Отпуск по болезни - відпустка через хворобу

Отчисления доходов - відрахування прибутків

Первичная документация - первинна документація

Перевести на счет - переказати на рахунок

Поставляемая продукция - продукція, що постачається

Потребляемые средства - споживчі кошти

Себестоимость продукции - собівартість продукції

Текущий счет - поточний рахунок

Вправа №2. Із поданих словосполучень виберіть ті, в яких не порушуються принципи милозвучності. В інших словосполученнях виправте помилки.

Справа йде на лад, лунає у вухах, рятуватись втечею, ідуть в ногу, оце й усе, в усій красі, далось взнаки, над всяке сподівання, в глибині душі, один в один, мірялись силою, піді мною, так і сказали би, раз у раз, з щирою душею, раніше і тепер.

Вправа №3. Виправити текст ділового листа у відповідності з правилами етикету ділових паперів.

Один компресор з партії, відправленої Вами за залізничною накладною № 31 387, прибув в ушкодженому стані.

Ушкодження товару викликане неякісним упакуванням.

Ми маємо право на знижку з фактурної вартості.

У разі Вашої незгоди ми повертаємо товар назад.

Директор підпис

Використовуйте такі мовні звороти:

1. Шановний директоре

1. Відповідно до контракту №7, що був підписаний між нашими установами “___”_________2002р.

2. Будь ласка, повідомте нам про Ваше рішення.

3. На жаль, змушені повідомити Вам, що…

4. З акта приймання №130, що додається, видно …

5. Дозвольте нам повідомити, що …

6. Сподіваємося на швидку відповідь.

7. З повагою…

Вправа №4. Напишіть лист-вітання з нагодивідкриття клубу, використовуючі типові мовні звороти:

1. прийміть наші найщиріші вітання з нагоди …

2. від щирого серця вітаю…

3. Зичимо вам…

4. Бажаємо подальшого процвітання та успіхів Вашому бізнесу.

5. Впевнені, що відкриття клубу буде гідним продовженням Вашого бізнесу.

Вправа №5. Напишіть лист-пропозицію до деканату факультету, де ви навчаєтесь, щодо вдосконалення навчального процесцу в інституті.

Використовуйте такі мовні звороти:

1. Шановний…

2. Маємо надію, що це піде на користь справі.

3. Вважаємо за доцільне…

4. Необхідно зазначити і те…

5. Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

6. Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом.

7. З повагою…

Вправа №6. Напишіть лист, де зверніться з проханням до директора фірми про невелику пожертву у фонд, основна мета якого – допомогти бідним і зендоленим дітям, які залишились без батьківської опіки.

Використовуйте такі мовні звороти:

1. Будемо вдячні, якщо Ви…

2. Будемо раді,якщо Ви зможете…

3. Сподіваємось, що Ви не відмовитесь…

4. Звертаємося до Вас з проханням про…

5. Маємо надію, що ви розглянете наше прохання найближчим часом і повідомите про своє рішення.

Вправи для самостійного виконання:

2 1. Написати реферати за темами: “ Класифікація ділових листів”, “Етикет ділового листування”.

2. Оформіть службовий лист, розмістивши правильно реквізити на аркуші паперу формату А4.

Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова.

04026, Київ-26, вул. Пирогова, 9, тел. [phone]С № 28-15/13. Директорові спеціалізованої школи № 2 м. Києва О. Д. Дубинці. 252214, Київ-214, пр. Оболон ський, 34. Просимо Вас прийняти студентів факультету іно земної філології (5 осіб) на практику й надати їм методична допомогу під час підготовки й проведення уроків з англій| ської та французької мови. Оплату вчителям гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 567400960067 в банку «Інко» м.Києва МФО 12234. Ректор університету (підпис) М. І. Шкіль Головний бухгалтер (підпис) М. Т. Бондаришина. Печатка.

3. Складіть текст листа, в якому висловлюєте незадоволення з приводу невідповідності замовлених і відвантажених товарів. (Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник.- К.: Літера ЛТД, 2001 С. 104- 199)

Контрольні запитання:

1. У яких випадках відбувається чергування сполучників і – й, прийменників (префіксів) у – в, з – зі – із?

2. Які реквізити використовуються при укладанні ділових листів?

3. Які основні правила написання тексту ділових листів?

Практичне заняття № 6.

Тема: Українська морфологія. Застосування і роль морфологічних засобів у ділових документах. Іменник.

Дата добавления: 2014-11-29