Зразок 1. Тема: Особливості усної та писемної форм ділового мовлення

План

Практичне заняття №4.

Тема: Особливості усної та писемної форм ділового мовлення.

1. Особливості усної форми ділового мовлення.

2. Особливості писемної форми ділового мовлення.

3. Абревіатури та графічні скорочення.

4. Написання великої літери у власних назвах.

5. Правила оформлення довідки.

1. Особливості писемної форми ділового мовлення.

Характер писемного мовлення багато в чому визна­чається специфічними умовами писемного спілкування і в першу чергу — відсутністю співрозмовника в момент висловлення думки.

Усне мовлення в цьому плані виразно відрізняється від писемного: які б складні думки не висловлювали співрозмовники в процесі бесіди, вони завжди будуть спиратися на ситуацію, в якій відбувається ця розмова. Отже, реальна життєва ситуація є одним з найважли­віших чинників, що характеризують усне мовлення (во­ни, разом з тим, полегшують і спрощують спілкування). Недарма визначний мовознавець О.М. Пєшковський писав: «Труднощі мовного спілкування зростають пря­мо пропорціонально до числа тих, хто спілкується, і там, де одна зі сторін є невизначеною множиною, ці трудно­щі досягають максимуму».

Таку невизначену кількісно аудиторію обслуговує, як правило, писемне мовлення (адже книжки, статті, га­зети, журнали розраховані на величезну, саме «неви­значену кількісно» аудиторію).

Писемне ділове мовлення.

Одиницею писемного мовлення, тобто реаль­ним проявом його, є текст (це «ланцюг» речень, які дають в результаті певну якісно нову цілість). Текст ви­разно членується на абзаци — чітко об'єднані змістом і будовою відрізки тексту. Речення всередині абзацу перебувають в досить тісних смислових і граматичних зв'язках між собою. Чим же відрізняється писемна форма від усної?

1. Писемне мовлення є вторинним стосовно до усно­го мовлення (воно й виникло пізніше і загалом спирає­ться на усне мовлення як на своє джерело).

2. Писемне мовлення фіксується графічними, мате­ріальними знаками й сприймається зором. Самі по, собі ці графічні знаки неоднорідні: серед них є літери укра­їнського алфавіту, цифри, різні наукові символи, умов­ні позначки, графіки, малюнки.

3. Писемна форма дає нам можливість фіксувати кимось висловлене, а це забезпечує збереження й від­творення чийогось мовлення у просторі й часі (тобто значно пізніше того, як воно було висловлене).

4. Писемна мова не лише в діловому стилі, а й у ряді інших нехудожніх стилів, як правило, монологічна (діалоги поширені в усному мовленні та в художніх творах).

5. Оскільки користуючись писемною формою мовлен­ня, людина має можливість перечитати написане, випра­вити, поліпшити текст.

6. У зв'язку з тим, що в писемній формі мовлення відсутні такі важливі супровідні елементи усного мов­лення, як інтонація, жест, міміка, безпосередня ситуація мовлення, важливу роль у писемних текстах починають відігравати засоби суб'єктивно-емоційних оцінок.

Здавалося б, таке мовне явище, як образність, абсо­лютно чуже діловому мовленню. Проте виявляється, що й цим текстам властива образність, тільки специ­фічна — така, що звертається в першу чергу до інте­лекту читача. Інакше й не могло бути, бо мислення лю­дини предметне.

Що стосується індивідуальних рис стилю, то тут вони нетипові (прояви індивідуальності в мові ділового доку­мента розцінюються як відступ від норми).

7. Так, деякі тексти взагалі існують лише в писемній формі (якщо ре­золюції, накази, акти можуть бути хоч. прочитані перед аудиторією, то накладні, квитанції, розписки відомі ли­ше в писемній формі й призначені виключно для спри­ймання їх зором, а не на слух).

8. Значну роль в житті суспільства відіграє й така особливість писемної форми мовлення, як потенціальне необмежена кількість відтворення й дублювання в то­тожній писемній формі певного документа, що необме­жене збільшує можливості його впливу.

9. У писемному тексті наявна ще така його особли­вість, як здатність бути відтвореним у живій звуковій мові. Звукове відтворення тексту не завжди буває точ­ною копією писемного тексту (досить пригадати, як той самий текст читає декілька різних людей або порівня­ти текст доповіді з її виголошенням).

2. Особливості усної форми ділового мовлення.

1. Усна форма мовлення відрізняється від писемної насамперед матеріальною формою реалізації: вона витворюється мовним апаратом людини й сприймається на слух (як цілісний відрізок мовного потоку, а не як «ланцюжок» графічних знаків).

2. Усне мовлення характеризується ще й такою особ­ливістю, як непідготовленість, спонтанність. Адже усне мовлення людини — це напівусвідомлюваний процес: людина дуже рідко замислюється над тим, як вона розмовляє, а починаючи говорити, думає хіба що над тим, що вона скаже.

Ми дуже рідко (лише при участі в обговоренні пев­ного питання на засіданнях, зборах) спеціально готує­мося перед тим, як заговорити. Переважно спілкування навіть у діловій сфері здійснюється як непідготовлений акт.

Мало уваги приділяється формі висловлення, зо­крема пошукам нових форм. Звідси й виникає в нашо­му усному мовленні (не лише діловому, а й побутово­му) стільки готових синтаксичних конструкцій. Сюди належать «формули» привітання, прощання, поздоровлень, розмов про здоров'я, погоду; загалом побутові діа­логи містять дуже багато готових «штампів», але оскіль­ки вони полегшують і спрощують нам процес спілку­вання, ми цієї їх «штампованості» не помічаємо.

3. Усне мовлення, порівняно з писемним, характери­зується надлишковою інформативністю.

Додаткова інформація усного мовлення міститься в інтонації, в міміці, жестах, а головне — в обставинах живого спілкування мовців. Часом пауза в розмові несе в собі більше інформації, ніж усе висловлене поперед­ньо (скажімо, пауза перед відповіддю на поставлене за­питання).

Таким чином, «штампованість» нашої мови - деяка лексична обмеженість її значною мірою компенсує­ться обставинами спілкування.

4. Надлишковість усного мовлення проявляється в тому, що в наших репліках під час розмови або у ви­ступі звучить багато слів, смислове навантаження яких мінімальне. От і виходить, що слів було вжито значно більше, ніж це потрібно для висловлення думки. Що ж це за слова? Займенники, вказівні частки, прислівники, які повторюють уже назване Іншими — повнозначними — частинами мови (ось, от, так; такий, якийсь, певний; таким чином, отже, так от та ін.).

Надлишковість усного мовлення проявляється і в наявності багатьох повторів. При цьому повторюються як окремі слова, так і цілі словосполучення; повторює­ться той самий зміст, висловлений лише дещо іншими словами, повторюються, дублюються емоції — вигуком (він «нерозчленовано» виражає емоції) і словосполучен­ням або реченням, яке цей вигук «розшифровує».

Повторення має місце й тоді, коли певну інформа­цію ми повідомляємо логічними засобами (словом) і супроводжуємо емоційними засобами (жестом, мімікою, інтонацією).

Усе сказане про писемну й усну форми мовлення з повною очевидністю свідчить про те, що не можна ве­сти розмови про культуру ділового мовлення взагалі, бо це була б поверхова й безпредметна розмова. Значні відмінності між писемним і усним варіантами ділового стилю вимагають окремого їх розгляду.

4. Абревіатури та графічні скорочення.

Написання абревіатур.

1. Ініціальні абревіатури завжди пишуться разом, без крапок між ними. Вони передаються великими (якщо є скорочення власної назви) чи малими літерами (якщо виражають загальну назву): ООН (Організація Об’єднаних Націй), США (Сполучені Штати Америки), загс (запис актів громадського стану).

2. Скорочення змішаної форми (сполучення ініціальної абревіатури з усіченою частиною слова) пишеться разом тоді, коли воно при читанні вимовляється, як одне слово: Дніпрогес, райвно.

3. Разом пишуться складноскорочені назви, які є частковими скороченнями всіх складових компонентів (повпред, універсам, мінфін) чи поєднанням скорочень та повних слів (медінститут, держзамовлення, промтовари, оргкомітет, заввідділом, профвідпустка).

4. В ініціальних абревіатурах, які вживаються на позначення марок машин і механізмів, цифри, що стоять перед абревіатурою, пишуться разом; якщо після неї, то відділяються дефісом: “Славутич 51ТЦ-311Д”, ГЗМ-205Д.

Графічні скорочення

Від абревіатур слід відрізняти умовні графічні скорочення, які вимовляються повністю і скорочуються лише на письмі. Графічні скорочення (крім стандартних скорочень значень метричних мір: м – метр, мм – міліметр, см – сантиметр) пишуться з крапками на місці скорочення, при цьому зберігається написання великих та малих літер і дефісів, як і в повних назвах: півн.-сх. (північно-східний), Півн. крим. канал (Північнокримський канал).

До найпоширеніших загальноприйнятих скорочень належать такі:

Акад. – академік о. – озеро

вид. – видання обл. – область

див. – дивитись р. – рік

рр. – роки і под. – і подібне

доц. – доцент і т. д. – і так далі та ін.

5. Написання великої літери у власних назвах.

1. З великої літери пишуться індивідуальні імена людей, по батькові, прізвища, псевдоніми, конспіративні клички, прізвиська: Іван Пет­рович Котляревський, Леся Українка (Лариса Петрівна Косач), Марко Вовчок (Марія Олек­сандрівна Вілінська), Юрій Клен (Освальд Бургардт), Данило Галицький, Нестор Літописець, Олександр Невський, Ярослав Мудрий; також: Кобзар (про Тараса Шевченка), Каменяр (про Івана Франка) тощо.

У складних прізвищах, псевдонімах та іменах, які пишуться через дефіс, кожна складова частина починається великою літерою: Квітка-Основ'яненко, Нечуй-Левицький; Жан-Жак, Зиновій-Богдан, Марія-Тереза.

Примітка 1. Різні частки (прийменники, сполучники, прийменники з артиклями) в середині прізвищ та імен іншомовного походження пишу­ться з малої літери: Абд ель К.ерім, Варнгоген фон Ензе.

Примітка 2. Імена та прізвища людей, які стали з загальними назвами людей і предметів, пишуться з малої літери: донжуан, ловелас, ментор, меценат, робінзон, браунінг (пістолет), галіфе (штани), дизель (двигун), макінтош (одяг), максим (кулемет), рентген (апарат), френч (одяг). Так само пишуться загальні назви, утворені від власних імен (прізвищ): бона­партизм, мічурінець, пушкініст, шевченкіана.

Прізвища людей, уживані в загальному значенні, але які не втратили свого індивідуального значення (не стали загальними назвами), пишуться з великої літери: Нові появляються вчені з різних галузей науки й техніки — нові Мічуріни й Ціолковські.

Якщо ж прізвища (імена) вживаються зневажливо, вони пишуться з малої літери: квіслінги.

Примітка 3. Назви народів, племен, а також назви людей за національною ознакою або за місцем проживання пишуться з малої літери: араби, африканці, латиноамериканці; ацтеки, ірокези, поляни; білорус, латвієць, росіянка, українець; запоріжці, киянин, львів'яни, пол­тавець, полтавка.

2. З великої літери пишуться індивідуальні назви:

а) Міфологічних істот і божеств: Антей, Аполлон, Афіна, Ахіллес, Будда, Венера.

Примітка. Родові назви міфологічних істот пишуться з малої літери: ангел, демон, лісовик, муза, німфа, русалка, титан, фея.

б) Дійових осіб у байках, казках, драматичних творах, хоч у звичайній мові вони вживаються як загальні імена: Ворон, Заєць, Лисиця, Осел, Щука; Лісовик, Мавка, Перелесник; Дід Мороз; Той, що греблі рве; Червона Шапочка.

Примітка. Якщо назви персонажів із казок, творів для дітей і т. ін. не виступають дійовими особами окремих творів, а використовуються як загальні, вони пишуться з малої літери: баба-яга, дід-мороз, іван-покиван.

3. З великої літери пишуться назви найвищих державних посад України та міжнародних посад: Генеральний секретар ООН, Президент України, Голова Верховної Ради України, Генеральний прокурор України.

Примітка 1. Назви посад, звань, учених ступенів тощо пишуться з ма­лої, літери: голова, декан, директор, міністр, ректор, президент АН Ук­раїни, секретар; академік, генерал-лейтенант, заслужений діяч мистецтв, народний артист України.

Примітка 2. З малої літери пишуться також назви титулів, рангів, чинів: герцог, граф, імператор, князь, король, принц, цар, шах.

Примітка 3. Назви посад міністрів, послів, президентів академій тощо в офіційних документах, а також для підкреслення, урочистості можуть писатися з великої літери: Міністр освіта України, Посол Рес­публіки Польща, Президент Академії наук України.

4. Клички свійських тварин, а також приручених чи дреси­рованих звірів і птахів пишуться з великої літери: Сірко (со­бака); Сніжинка (кішка); Гнідко, Стріла (коні); Круторо­гий, Сивий (воли); Рекордистка, Лиска (корови).

5. Астрономічні назви (незалежно від кількості їхніх складників) пишуться з великої літери: Велика Ведмедиця, Козеріг, Марс, Молочний Шлях.

Примітка 1. Родові означення при астрономічних назвах звичайно пишуться з малої літери: зірка Альтаїр, комета Галлея, сузір'я Великого Пса, туманність Андромеда.

Примітка 2. Слова земля, місяць, сонце пишуться з великої літери тоді, коли вони вживаються як астрономічні назви: Навколо Сонця обер­тається Земля зі своїм супутником Місяцем. Але: обробіток землі, схід сонця.

6. Назви сторін світу: захід, південь, північ, схід, норд-ост, південний захід — звичайно пишуться з малої літери. Якщо під цими назвами розуміються краї чи народи, тоді вони пишуться з великої літери: Далекий Схід, Західна Україна, країни Заходу, курорти Півдня, народи Півночі, Південне Полісся, Північна Бу­ковина.

7. Географічні й топографічні власні назви (незалежно від кількості їхніх складників) пишуться з великої літери, крім службових слів і родових позначень (затока, мис, море, острів, пік, хребет і т. ін.): Азія, Антарктида, Волконський півострів, Берингове море, Москва-ріка, На­гаєва бухта, протока Па-де-Кале, Панамський перешийок.

Примітка 1. Коли означуване слово, що входить до географічної назви, не виражає родового поняття, то воно пишеться з великої літери: Біла Церква, Біловезька Пуща (заповідник), Булонський Ліс (парк), Великі Луки, Ясна По­ляна.. Так само з великої літери пишуться складові частини географічних назв, що означають титули, посади, фах і т. ін.: мис Капітана Джеральда, набережна Лейтенанта Шмідта.

Примітка 2. Прийменники, артиклі й сполучники в складі гео­графічних назв пишуться з малої літери й відокремлюються дефісом: Ріо-де-Жанейро, Франкфурт-ма-Майні.

Артиклі і частки, що стоять на початку іншомовних географічних назв, пишуться з великої літери й приєднуються дефісом: Де-Брейне, Ла-Манш (протоки), Ле-Крезо, Лос-Анджелес (міста).

8. Назви вулиць (бульварів, провулків, проспектів), шляхів (залізничних, морських і т. ін.), каналів, течій (морських), а також майданів (площ), парків і т. ін. пишуться з великої літери, а їхні родові позначення — з малої: Андріївський узвіз, бульвар Тараса Шевченка, Військово-Грузинська дорога, вулиця Петра Сагайдачного, Житомирська автострада.

9. У назвах груп або союзів держав і найвищих міжнарод­них організацій усі слова, крім родових позначень, пишуться з великої літери: Антанта, Європейське Еко­номічне Співтовариство, Співдружність Незалежних Держав, Міжнародний комітет Червоного Хреста, Організація Об'єднаних Націй, Рада Безпеки, Троїстий союз.

10. Назви держав та автономних адміністративно-терито­ріальних одиниць пишуться з великої літери. Причому, коли назва держави чи автономної республіки складається з кількох слів, то всі слова пишуться з великої літери: Держава Бахрейн, Республіка Білорусь, Ка­рельська Автономна Республіка, Королівство Бельгія, Республіка Болгарія, Республіка Польща, Рес­публіка Румунія, Сполучені Штати Америки, Франція.

Примітка. Неофіційні назви держав, одиниць територіального поділу та образні назви географічних об'єктів пишуться з великої літери: Бу­ковина, Вінниччина, Закавказзя, Закарпаття, Золотоверхий (Київ), Наддніпрянщина, Підмосков'я, Побужжя, Поділля, Покуття, Полісся, Приазов’я, Прикарпаття.

11. У словосполученнях — назвах державних, партійних, гро­мадських, профспілкових та інших установ і організацій як Ук­раїни, так і інших держав з великої літери пишеться тільки перше слово, що входить до складу назви: Верховний суд США, народна палата Республіки Індії, Національна рада Демократичної партії України, Національна гвардія. Це стосується й назв державних установ минулого: Державна дума, Земський собор.

12. У назвах міністерств і їхніх головних управлінь, а також у назвах інших установ та організацій, що складаються з кількох слів, з великої літери пишеться тільки перше слово: Національ­ний банк України, Міністерство освіти України.

13. Перше слово власних назв академій, інститутів, науково-дослідних установ, кінотеатрів, театрів, музеїв парків культури та відпочинку тощо пишеться з великої літери, незважаючи на те, що воно є родовим позначенням: Академія наук України, Кінотеатр, ім. О. Довженка, Книжкова палата, Державний му­зей українського образотворчого мистецтва. 3 великої літери пишеться перше слово складених назв типу: Київський будинок мод, Львівський палац одруження, Харківський клуб метробудівців.

З великої літери може писатися перше слово й скороченої назви, якщо відповідна повна назва вже згадувалася в тексті, а також — на вивісках: Будинок учителя, Клуб письменників.

14. У складених назвах іноземних телеграфних агентств усі слова, крім родового імені, пишуться з великої літери й без ла­пок: агентство Пренса Латіна, агентство Франс Пресс.

Примітка: З великої літери, але без лапок пишуться назви куль­тових книг: Євангеліє, Коран, Псалтир.

15. Назви історичних подій, епох, війн, революцій, народно-визвольних рухів, повстань, революційних свят, знаменних дат і т. ін. пишуться з великої літери: Велика французька революція, епоха Відродження, Вітчизняна війна, Коліївщина, Хмельниччи­на, Лютнева революція, Льодове побоїще, Полтавська битва, Перше травня, Міжнародний жіночий день, Новий рік, День учителя, День незалежності України, Свято перемоги.

З великої літери пишуться й назви релігійних свят і постів: Різдво, Теплого Олекси, Успіння; Великий піст, Масниця, Петрівка, Пилипівка, Спасівка тощо.

Примітка. Назви історичних подій, епох, війн, геологічних періодів тощо, які стали загальними, пишуться з малої літери: греко-перські війни, громадянська війна, хрестові походи, доби феодалізму, античний світ, середні віки.

16. З великої літери пишуться назви конгресів, конференцій, договорів, найважливіших документів тощо: Конституція України, Версальський мир, Акт проголо­шення незалежності України, Декларація прав людини.

17. У назвах орденів, відзнак, що складаються з кількох слів, тільки перше слово (крім родових) пишеться з великої літери: орден Вітчизняної війни, орден Дружби народів, орден Неза­лежності, орден Почесного легіону, орден Пошани.

18. З великої літери пишуться:

а). Прикметники, утворені від власних особових назв за допо­могою суфіксів -ів (-ова, -ове, -еве), -їв (-ева, -єве), -ин (-ина, -ине,), -їн (-їна, -їне), якщо вони означають належність чогось даній особі: Андрієві книжки, Грінченків словник, Марин лист, Шевченкові поезії.

б). Прикметники, які входять до складених особових назв лю­дей як прізвиська: Володимир Великий, Данило Галицький, Дюма Старший, Карл Сміливий.

в). Прикметники, утворені від іменників — власних назв, якщо вони входять до складу назв, які за змістом дорівнюють словосполукам «імені когось», «пам'яті когось»: Нобелівська премія, Франківська кімната, Шевченківська премія.

З малої літери пишуться присвійні прикметники, утворені від власних особових імен:

а) За допомогою суфіксів -івськ- (-ївськ-), -инськ- (-їнськ-): бальзаківські традиції, франківські сонети, пушкінські рукописи, шев­ченківський стиль.

б) Якщо вони входять до складу стійких фразеологічних сполук або наукових термінів: авгієві стайні, ахіллесова п'ята, езопівська мова, прокрустове ложе; архімедова спіраль, базедова хвороба, піфагорова теорема.

Велика літера в складноскорочених назвах

Скорочені назви (абревіатури) установ, закладів, організацій тощо, утворені з частин слів, пишуться двояко:

а) 3 великої літери, якщо ці слова вжива­ються на позначення установ одиничних: Укрінформ, Укрпрофрада.

б) 3 малої літери, якщо такі слова є родовими назвами: колгосп, медінститут, облвиконком, райвно, райрада.

2. Складноскорочені назви, утворені з початкових (іні­ціальних) букв, імен власних і загальних, пишуться великими літерами: АТС, КНР, НЛО, СНД, УРП, УТН.

Примітка. Скорочення від загальних назв, які вимовляються як звичайні слова (без вставних звуків), пишуться малими літерами: вуз (у вузах), загс (до загсу), неп (під час непу). Такі слова звичайно відмінюються.

5. Довідка — це документ, що містить опис та підтвер­дження тих чи інших фактів і подій.

Відповідно до призначення розрізняють:

Службові довідки — посвідчують обставини і факти з діяльності організацій, установ;

Особисті довідки — посвідчують факти з життя і діяль­ності окремих громадян.

Службова довідка має об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують місце роботи й оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зобов'язане на прохання працівника видавати довідку про роботу в цій організації. При цьому можуть вказуватися спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

Для зручності оформлення готують довідки-стандарти на бланках формату А5 з адресними даними підприємства і трафаретним текстом.

Довідки, як правило, починаються з прізвища, імені та по батькові в називному відмінку особи, про яку подають відо­мості. Далі викладаються дані про посаду, зарплату тощо.

На довідці обов'язково має бути дата її підписання. У тому разі, коли здійснюється облік видачі довідок, в окремо­му журналі проставляється порядковий номер довідки по­ряд з датою. Такі довідки готуються в одному примірнику.

Довідки, що подаються службовій особі всередині устано­ви, називають внутрішніми. Їх підписує укладач.

Довідки, які готуються на запит зовнішніх організацій, називають зовнішніми. Їх підписує керівник підприємства. При цьому в довідці має бути заголовок, що розкриває корот­кий зміст тексту, і вказуються дата чи період, за який викла­дені відомості.

Коли постає необхідність включити в довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, кількість яких визначається кількістю питань. Розділам дають заголовки і проставляють нумерацію арабськими цифрами. Якщо текст довідки має цифрові показники, він може оформлятися як таблиця.

Довідки з виробничої тематики складаються у двох при­мірниках. Один з них відправляється адресатові, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником органі­зації, головним бухгалтером і завіряється печаткою.

Довідки особистого характеру оформляють на бланках або на чистих аркушах. У тексті обов'язково зазначають назву установи чи організації, куди надається довідка.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку надаються відомості. Не рекомендується вжи­вати звороти типу дійсно вчиться, дійсно проживає, цим повідомляємо.

Реквізити довідки:

1) назва відомства, установи (адресат);

2) назва виду документа (довідка);

3) дата;

4) індекс;

5) місце укладання;

6) заголовок до тексту;

7) текст;

8) підпис;

9) печатка.

Міністерство освіти України

Український державний університет харчовик технологій

ДОВІДКА № 73

29.05.98 м. Київ

Пан Губернарчук Сергій Іванович навчається на III курсі денного відділення факультету ТММ.

Видано для подання до ЖЕКу.

Декан факультету ТММ (підпис) Г.М. Гончаров

Дата добавления: 2014-11-29