Источники получения сведений о деятельности организации

Характеристика этапов проведения исследований

Классификация и состав методов исследования

Методы, средства и уровни исследования

Разработка гипотезы исследования систем управления

Разработка концепции исследования систем управления

Постановка проблемы исследования

3.1. Общие сведения о методологии и методике исследований

систем управления

Термин «методология» имеет различные толкования, например:

• учение о принципах построения, формах и способах познава­тельной деятельности;

• учение о научных методах познания;

• совокупность методов, применяемых в отдельных науках;

• учение о структуре, логической организации, методах и сред­ствах деятельности.

По своему содержанию методология, как правило, включает:

- ме­тоды (способы исследования),

- принципы (обобщенные правила, требования к выполнению каких-либо процессов, указывающих путь к истине),

- теории (от греч. theoria — наблюдение, исследова­ние; система обобщающих положений в той или иной отрасли зна­ний),

- нормы (стандарты, правила, регулирующие определенный вид деятельности на основе дозволения, предписания или запрета),

- поня­тия (логически оформленные общие мысли, представления, сведения о каком-либо предмете и явлении, фиксирующие их признаки).

По видам деятельностиметодологию можно подразделить на познавательную (гносеологическую), оценочную (аксеологическую) и практическую (праксеологическую).

Таким образом неоднозначность толкования термина «методо­логия», ведет к неоднозначности формулирования понятия «методо­логия исследования».

Тем не менее, в данной работе методологию исследования следу­ет понимать как совокупность целей, гипотез, подходов, принци­пов, методов, средств и процедур логической организации, исполь­зуемых при изучении явлений и осуществлении познавательной (исследовательской) деятельности.

При этом принципы исследования, будучи важнейшей категорией методологии, представляют собой основные правила, основу действий, сущность и исходные положения, используемые при осуществлении познавательной деятельности (см. лекц. 1),

методы исследо­вания — совокупность целенаправленных действий и способов по­лучения новых знаний об определенном предмете соответствующе­го объекта изучения и познания (см. лекц. 5), а

методологические положения ис­следования — научные обоснованно сформулированные утвержде­ния (т.е. положения) о совокупности принципов, методов, форм и средств логической организации и проведения исследовательской деятельности.

Методика исследования понимается нами как совокупность спо­собов, приемов и действий практического выполнения определен­ных исследовательских процессов, их процедур и операций, ис­пользуя для этого строго последовательные, систематические, точно сформулированные и следующие плану научно обоснованные по­ложения (утверждения и четко сформулированные мысли).

Соответственно методические положения исследования можно рассматривать как строго последовательные, систематические, точ­но сформулированные и следующие плану научно обоснованные утверждения по выполнению исследовательских процедур и опера­ций.

Методический - значит строго последовательный, система­тичный, точно следующий плану.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раз­дела: теоретический, методический, организационный.

1) В теоретическом разделе определяются основные це­ли, задачи, предмет и объект исследования.

2) Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

3) Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ре­сурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или кол­лективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задей­ствованы в проведении исследования систем управления.

Организация исследования представляется как деятельность по упорядочению всех сторон проведения исследовательских работ, основанная на реализации совокупности соответствующих законо­мерностей, принципов, приемов и способов, функций, технических средств управления и другого методологического и методического инструментария, для достижения поставленных целей.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим образом:

• подготовка исследования, т.е. разработка програм­мы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования:

• сбор необходимой информации с учетом ее син­таксических, семантических и прагматических ас­пектов;

• подготовка информации к обработке;

• обработка информации и ее анализ;

• подготовка результатов исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования. Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:

-беседы со специалистами аппарата управления;

-изучение технико-экономических и статистических сведений о развитии производства рассматривае­мого предприятия;

-изучение опыта развития родственных предприятий.

Особое значение в исследовании имеют беседы с персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанали­зировать и обобщить эти данные, а также наметить кон­кретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее полу­чить в ходе беседы с работниками предприятия.

Результаты анализа представляют на рассмотрение ру­ководства предприятия или специальной экспертной ко­миссии. Обсуждение результатов целесообразно организо­вать с участием представителей всех подразделений сис­темы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специ­альном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия или рассматриваемой организации.

С точки зрения организации проведения исследова­ния можно выделить следующие формы:

• индивидуальные и коллективные исследования;

• исследования, проводимые внутренними или внеш­ними специалистами;

• централизованная и децентрализованная организация;

• специальные отделы, службы управления измене­ниями, целевые проектные подразделения.

• привлечение специализированных консалтинговых организаций.

Методология исследования систем управления осно­вывается на разумной организации деятельности руково­дителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает

- определение це­лей, предмета исследований, границ исследования,

- вы­бор средств и методов исследований,

- выбор средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характери­стик, к которым относятся: потребность в исследовани­ях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведе­ния исследований; эффективность исследований; резуль­таты исследований.

Раскроем эти характеристики.

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции, Положения о подразделениях и др.

3. Предметом исследования могут быть взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях систе­мы управления. При этом предметом исследования яв­ляется конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

• развитие и совершенствование структуры управления;

• мотивация персонала;

• внедрение новой техники и информационных систем управления;

• разработка управленческих решений;

• подготовка персонала и др.

Выбор основной проблемы организации, сдержи­вающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

4. Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средст­ва, необходимые для обработки результатов, а также пра­вовые документы, характеризующие объект исследования.

5. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полезности полученных ре­зультатов, т.е. выражает соразмерность использованных ресурсов на проведение исследования и полученных результатов.

6. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель сис­темы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпора­тивная культура.

Результаты исследованияопределяются его качеством, представ­ляющем конкретную совокупность свойств исследования, потенци­ально или реально способных в той или иной мере удовлетворять предъявляемые к нему требования.

Практика научных исследований показывает, что их макси­мальная результативность достигается при использовании правиль­но избранной методологии, методики и организации исследования.

Тем не менее все это во многом зависит от научного потенциала, креативности и иных свойств исследователей, а также других влияющих на них факторов и условий.

3.2. Постановка проблемы исследования

При построении и функционировании СУ возникает множество различных проблем. В общем виде проблема (древнегреч. problema — преграда, трудность, задача) — противоречие, которое требуют раз­решения на основе проведения исследований.

Научная проблема, возникшая сложная ситуация как результат осознания возникших в науке противоречий между обнаруженными новыми данными и не позволяющими дать их объяснения старыми теоретическими представлениями, затрудняющих дальнейшее раз­витие познания. Характер и пути разрешения проблемы во многом зависят от поставленной при этом цели, являющейся основой ее определения и выбора. Цель исследования и решаемая при этом проблема являются исходной базой для выбора подходов и методов проведения исследовательских работ.

Под проблемой в нашем случае понимается несоответствие фактиче­ского состояния управляемого объекта (например, произ­водства продукции) желаемому или заданному (заплани­рованному).

Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в органи­зациях. Но их источником может быть и изменение са­мих целей или нормативов.

Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руково­дство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на другой вид продук­ции, это может радикально изменить целевые установ­ки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить пла­ны, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.

Совершенно очевидно, что введение изменений, тре­бующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воз­действие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий, вызывающих по­явление той или иной проблемы, называется ситуаци­ей, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать про­блемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части:

- характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений) и

- ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия.

К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д.

Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

Например, если произошло изменение стратегического направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство и выпуск новой продукции, управление персоналом и др. Иными словами, управляющая система должна разработать план организационных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внешние факторы в меньшей степени поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений.

Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций. Например, поставщики, потребители, конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и общественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение.

В качестве примера можно указать на проблемы отечест­венных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей, изменения отношений между поставщиками и потребителями продукции. В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассорти­мента выпускаемой продукции, к поиску новых по­ставщиков.

Изменение вкусов и приоритетов потреби­телей также вызывает множество проблем в организа­ции, которая до этого ориентировала свое производст­во на удовлетворение одного вида потребностей. Надо ответить на вопросы: искать ли новые рынки сбыта; вводить ли новые виды продукции и услуг и т.д.

Еще одна большая группа внешних факторов, прак­тически не поддающихся управлению менеджерам орга­низации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необхо­димо учитывать. К этой группе факторов относят со­стояние экономики страны (или региона), уровень науч­но-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для дан­ной организации события в других странах и т.д.

Учет многочисленных и разнообразных фак­торов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений — сложнейшая задача, стоящая перед менеджерами.

Анализ ситуационных факторов позволяет рассмот­реть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.

Проблемы могут быть

- фундаментальными и прикладными,

- теоретическими и эмпирическими,

- общими и частными.

Но как бы их не подразделяли, они всегда показывают на возникшие трудности в процессе реализации какого-либо процесса, которые необходимо разрешить.

Часто используют термин «задача». В отличие от проблемы задача предполагает знание алгоритма ее решения или выбор необходи­мого алгоритма из известных.

Однако любая задача — это всего лишь часть проблемы, т.е. для разрешения проблемы следует решить, как правило, несколько задач, вопросов. Кроме того, неко­торые специалисты считают, что решение проблемы требует применения знаний и приложения творчества, а задача — только зна­ний. В ряде случаев такое понимание справедливо, но, конечно, не всегда.

При проведении исследования крайне важно выявить реальную проблему, а не мнимую, фиктивную. Это может осуществляться оценкой их влияния на достижение той или иной поставленной цели.

Проблему характеризуют следующие показатели:

• уровень качества, определяемый реальностью, актуальностью, возможностью разрешения, эффективностью;

• уровень качества определения, оцениваемый качеством формулирования проблемы (правильностью описания противоречия и основного вопроса, результата разрешения противоречия), обоснования (установления связей данной проблемы с другими, синтеза результатов), терминологического и понятийного соответствия, выбора для замены вопросов альтерна­тивными (при необходимости), ограничений по пространству ис­следуемого предмета, методики решения вопросов (алгоритмов);

• уровень постановки, который может оцениваться на основе: интуиции исследователя (формулируются, как правило, только во­просы), описания (в сравнении с существующими правилами), исполь­зования процедур постановки проблемы (в сравнении со всеми возможными); два последних способа являются, естественно, более объективными и заставляют исследователя учитывать необходимые и возможные ресурсы, имеющуюся информацию и проявлять твор­ческий подход.

Поставленная проблема во многом определяет состав и характер выполняемых работ и, в конечном итоге, результаты исследования.

В методологии исследования очень важным оказываются сле­дующие принципы отбора проблем:

1) острота проблемы;

2) со­держание проблемы;

3) наукоемкость проблемы;

4) трудоемкость решения проблемы, ресурс времени;

5) перспективы развития.

Постановка проблемы предполагает следующую группу дей­ствий:

1. Формулирование проблемы, состоящее из следующих операций: - определение центрального вопроса проблемы;

- контрадикция — фиксация противоречия, которое стало основой проблемы;

- финитизация — предположительное описание предполагаемого результата.

2. Построение проблемы, предусматривающее следующие операции: - стратификация — расщепление проблемы на подвопросы, без ответов на которые нельзя получить ответа на основной проблемный вопрос;

- композиция — группирование и определение по­следовательности решения подвопросов, составляющих проблему;

- локализация — ограничение поля изучения в соответствии с потребностями исследования и отграничение известного от неизве­стного в области избранного для изучения объекта;

- вариантификация — поиск альтернатив для всех элементов проблемы.

3. Оценка проблемы, характеризующаяся следующими действи­ями: - кондификация — выявление всех условий, необходимых для решения проблемы, включая методы, средства, приемы и пр.;

- ин­вентаризация — проверка наличных возможностей, позволяющих положительно реагировать на решение проблемы;

- когнификация — выяснение степени проблемности, т.е. соотношения известного и неизвестного в информации, которую требуется использовать для решения проблемы;

- уподобления — нахождение среди уже решен­ных проблем, аналогичных решаемой;

- квалификация — возмож­ность причислить проблему к определенному типу.

4. Обоснование, представляющее собой последовательность следующих процедур:

- экспозиция — установление ценностных, содержательных и генетических связей данной проблемы с другими проблемами;

- актуализация — приведение доводов в пользу реаль­ности проблемы, ее постановки и решения;

- компрометация — выдвижение возражений против проблемы;

- демонтарция — син­тез результатов, полученных на двух предыдущих стадиях.

5. Обозначение,состоящее из следующих процедур:

- экспликация понятий, т.е. перекодировка - перевод проблемы на иной на­учный или обыденный язык;

- интимизация понятий — словесная нюансировка выражения проблемы и подбор понятий, наиболее полно отражающих смысл проблемы.

В зависимости от характера исследования и опыта исследователя возможно изменение последовательности процедур и операций или же их параллельное осуществление.

Существуют три уровня постановки проблемы:

1 уровень - интуитивная постановка проблемы — в этом случае ограничиваются только постановкой центрального вопроса проблемы;

2 уровень - постанов­ка проблемы в соответствии с указанными правилами, но без не­обходимости их полного соблюдения, хотя и при наличии проце­дурного списка;

3 уровень - сознательное использование всех процедур постановки проблем и входящих в них операций.

Благодаря такой методологии обеспечиваются качественное планирование исследования и организация труда исследователя.

3.3. Разработка концепции исследования систем управления

Объектом и предметом изучения в ходе исследования не без ос­нований является концепция, которая, в свою очередь, может быть результатом исследования.

Концепцию понимают:

1) как комплекс основополагающих идей, принципов, правил, раскрывающих сущность и взаимосвязи исследуемого явления или системы, и позволяющих определить систему показателей, факто­ров и условий, способствующих решению проблемы, формирова­нию стратегии фирмы, установлению правил поведения личности;

2) руководящая научная идея (или научный замысел) либо совокупность идей, предлагающих новую теоретическую базу для по­нимания и исследования явлений и процессов, происходящих в при­роде и обществе.

Концепция формулируется на основе научных зако­нов, закономерностей, научных обобщений. Следует отметить, что концепция в ряде случаев предопределяет закономерность, а также под­тверждается ею.

Разработка концепции требует больших творческих усилий и фундаментальных знаний исследуемой области деятельности и является научным результатом исследований. Научного инструментария как такового по созданию концепции не существует. Однако имеются на­учные рекомендации по содержанию концепции, которые мы и рас­смотрим [Могилевский В.Д. Методология систем. М.: Экономика, 1999.].

Концепция должна включать:

• констатацию современного состояния изучаемой системы (или области деятельности) и анализ путей его изменения;

• конечную цель как интегрированное представление о результа­тах изменения;

• предполагаемую траекторию развития, приводящую к цели;

• теоретическое предложение об управлении как воздействии на систему для реализации траектории.

Структурно концепция может содержать такие раз­делы, как

-характеристика объекта концепции,

-цель и задачи концеп­ции,

-основные принципы концепции,

-основные направления дея­тельности,

-механизм реализации концепции.

При изучении СУ исследователь должен также уделять внима­ние разработке концепции исследования, предметом которой могут быть, например, процессы в комплексе управленческих однородных проблем в управляющей подсистеме социально-экономической системы организации.

Таким образом, концепция исследования СУ есть комплекс основополагающих взглядов, идей, принципов, подходов и механизмов разрешения совокупности проблем управления, проявляющихся в изучаемой системе.

К ключевым концепциям, определяющим направление исследова­ния систем управления, относятся концепции, основанные на фунда­ментальных законах и закономерностях, принципах и гипотезах тео­рии управления.

Это прежде всего концепции, базирующиеся на законах отрицания и онтогенеза, а также на закономерностях, описы­ваемых функциями процессов насыщения, - концепции жизненных циклов организации, товара и технологии [Управление организацией: учебник / под ред. А.Г.Поршнева, З.П.Румянцевой, Н.А.Соломатина. М.: ИНФРА-М, 1998.]. Чтобы предста­вить их с общей позиции, заменим термины «организация», «товар», «технология» на термин «объект». Тогда концепция жизненного цикла объекта будет сформулирована следующим образом:

1) объект обладает ограниченной продолжительностью жизни или циклом жизни; выдвигается гипотеза, что траектория жизненного циклa имеет вид функции насыщения, например S-образной или экспо­ненциальной кривой;

2) точки изменения траектории (точки перехода с одной скорости развития на другую) жизненного цикла объекта определяют положе­ния основных его стадий, например для товара - это выход на рынок, интенсивный рост, замедленный рост, насыщение, падение спроса;

3) стадией жизненного цикла определяются цели управления и «эф­фективность жизни объекта».

Концепцией жизненного цикла объекта объясняется фундаменталь­ность принципа существования «устойчивого неравновесия» системы, сформулированного академиком Н. Моисеевым [Моисеев Н.Н. Судьба цивилизации. Путь разума. М.: Языки русской культуры,2000.]. На основе этого принципа выстроена парадигма управления диффузными системами.

К концепции, открывающей новую методологию исследования си­стем управления, а именно процессный подход, следует отнести кон­цепцию системного управления, сформулированную А. В. Фейгенбаумом в 1960-х гг. и доказанную им эмпирическими знаниями об опыте рабо­ты частных и государственных предприятий.

Суть концепции состоит в следующем: «Основные виды деятельности предприятий - это непре­рывные рабочие процессы. Они начинаются с запросов покупателя и заканчиваются только тогда, когда покупатель удовлетворен поставлен­ной ему продукцией или предоставленной услугой в соответствии со сво­ими требованиями. Это процессы, где решения принимаются в масш­табах всей компании и затрагивают многие виды взаимодействия между ее ключевыми группами» [Фейгенбаум А.В. Системы управления и системы обеспечения информации // Современные тенденции в управлении в капиталистических странах: пер. с англ. М.: Прогресс, 1972.].

И далее: «Непрерывные рабочие про­цессы требуют того, что можно было бы назвать горизонтальным за­вершением (покупатель - покупатель) управленческого мышления, а не традиционного управления, которое ориентируется на организацию взаимодействия групп вертикальных специальностей».

Из этой концепции вытекают два важных следствия для исследова­ния систем управления:

1) любая деятельность — это процесс, который может быть пред­ставлен кибернетической моделью, в частности моделью «вход — управляющее воздействие — процесс преобразования — выход — обратная связь — вход»;

2) формирование горизонтального управленческого цикла процес­сов в дополнение к вертикальному циклу функций управления.

Горизонтальное завершение управленческого цикла нашло отра­жение в теории управления качеством и получило наименование «пет­ля качества» или «жизненный цикл продукции» (МС ISO 9000).

Петля качества как замкнутый цикл представляет собой концептуальную модель взаимосвязанных видов деятельности или процессов, начиная определе­нием потребностей и заканчивая утилизацией продукции. Концепция А.В. Фейгенбаума добавляет к циклу вертикального взаимодействия элементов системы и процессов управления цикл горизонтального вза­имодействия. В результате формируется пространство ориентирован­ного взаимодействия элементов и процессов системы управления.

Идея системного управления нашла отражение и в концепции исследования систем управления, сформулированной Б.З. Мильнером и его соавторами.

Суть ее состоит в том, что «сначала необходимо иссле­довать, насколько эффективно достижение конечных целей системой управления, не интересуясь при этом, каким образом организовано их исполнение».

И далее: «Определив, какая часть конечных целей организации выполняется неудовлетворительно, поняв проблему, все даль­нейшие исследования следует сосредоточить только на этих функцио­нальных подсистемах. Исследование остальных подсистем управления можно рассматривать как задачи последующих этапов» [Мильнер Б.З. Теория организации: учебник. М.: ИНФРА-М, 2000.]. Такой кон­цепцией подтверждается системность в управлении организацией.

Концепция совершенствования организационного механизма управления предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования.

Под организационным механизмом понимается социально - управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имею­щая определенную структуру и позволяющая управлять коллекти­вами людей путем принятия решений.

Такое определение наце­ливает аналитиков и проектировщиков систем управления на исследование «статики» и «динамики» механизма управления, под которыми соответственно понимается организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления.

Практически организация управления - это система приня­тия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действую­щих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления - ре­зультата решения.

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов (см. раздел «Характеристика этапов проведения исследования»).

Первостепенная задача при проектировании организационных систем — формирование целей их функционирования в сочетании с проектированием систем управления. Это имеет принципиальное значение по многим причинам.

Во-первых, по своей природе все реальные организации многоцелевые.

Во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектиро­вать организацию необходимо только исходя из целей, период дей­ствия которых сопоставим с периодом проектирования организа­ции.

В-третьих, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, поэтому их число должно быть по возможности ограниченным.

Выбор целей с помощью экспертных методов требует при­менения специальной методики. Прежде всего, осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки яв­ляется анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений.

Структуризация целей функционирования должна быть осуще­ствлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления.

Выполнение задачи проектирования системы управления предполагает моделирование процесса управленческих решений, структуры которых были выявлены на стадии обследования.

1. Моделирование состава управленческих решений. Это осущест­вляется для обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Состав группы решений определяет­ся количеством структурных подразделений. Оптимальность про­цесса подготовки управленческих решений достигается путем вы­явления и ликвидации отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе.

2. Моделирование правил работ исполнителей и руководителей. Такое моделирование в процедурах с помощью компьютерной техники является частью общего процесса, включающего:

• формирование организационного механизма управления и распределения управленческих решений по уровням управ­ления;

• определение оптимального числа исполнителей и руково­дителей, необходимых для подготовки и утверждения этих решений;

• составление перечня документов, необходимых для приня­тия управленческого решения и разработки документации регламентирующей деятельность подразделения.

Моделирование правил работ исполнителей заключается в анализе процесса подготовки управленческого решения после­довательно на всех уровнях управления, вплоть до принятия окончательного решения и осуществляется на основе информа­ционной модели.

Методика моделирования правил работ исполнителей в про­цедуре рекомендуется для практического осуществления этапа «регламентации» в процессе формирования общей структуры управления. При моделировании структуры управления необ­ходимо решать задачи моделирования функциональных групп управленческих решений и моделирование распределения ре­шений по уровням управления для обеспечения разработки схем управления.

3. Моделирование функциональных групп управленческих реше­ний. Имеется полный список управленческих решений, необхо­димых для реализации целей функционирования, а также их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы каждая из групп потребляла минимальное количество не­обходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов анализа и логики.

4. Распределение решений по уровням управления. Осуществля­ется это с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность руководитель соответствующего уровня управления. Задача оптимального распределения управ­ленческих решений формируется следующим образом: для каждо­го выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропу­скной способности необходимо определить перечень управлен­ческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник дол­жен принимать решения, соответствующие своей компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются в оптимальные сроки. Задача реша­ется последовательно для всех уровней управления.

5. Формирование схемы управления организации. Оно всегда основано на типовых схемах управления. В качестве типовой схемы в рамках предполагаемой концепции предлагается матрично-штабная схема управления. Формирование схемы управле­ния предполагает распределение управленческих решений по уровням управления, расчет загрузки уровня управления для ко­ординационного, проблемного либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование выбора типа структуры управления. Окончательный выбор варианта схемы структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры управления. На заключительном этапе разрабатывают­ся документы, регламентирующие деятельность системы управ­ления: положения о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.

Решение задачи анализа системы управления предполагает исследование процесса управления и структуры управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа ряд вопросов не рассматривается. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оценивается структура управления.

Комплексное проектирование системы управления предполагает:

• выбор целей функционирования;

• формирование состава решений, реализующих цели функционирования;

• процесс принятия решений (моделирование организацион­ной технологии подготовки решения);

• формирование структуры управления;

• разработку документации, регламентирующей деятельность управления.

Достоинством рассмотренной концепции является то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной техники, что упрощает системное проектирование. Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению орга­низованности управления и качества принимаемых решений.

Изложенные здесь концепции представляют собой лишь неболь­шую часть концептуального наследия в теории управления. В то же время они являются ключевыми для выстраивания методологии ис­следований систем управления, а их формулирование - примером чет­кой научной логики и ясности содержания.

Дата добавления: 2014-11-28