Типові обов’язки

Резюме посади

Взаємовідносини за посадою

5.1. Головний спеціаліст відділу отримує доручення безпосередньо від начальника відділу або керівника апарату суду.

5.2. Документи на опрацювання головному спеціалісту відділу передаються за резолюцією керівника апарату суду або начальника відділу.

5.3. Подання головним спеціалістом відділу документів на підпис голові суду, керівнику апарату суду здійснюється після погодження з начальником відділу.

5.4. Головний спеціаліст відділу під час виконання своїх обов'язків та завдань взаємодіє зі структурними підрозділами апарату суду та іншими працівниками апарату суду та за погодженням з керівником апарату з іншими підприємствами, установами та організаціями.

Додаток 3 – Посадова інструкція адміністратора справ

Назва посади Адміністратор справ CL-25

Професійна категорія* Підтримка судової діяльності

Особа, що обіймає цю посаду, управляє процесом проходження цивільних/кримінальних справ та відповідних проваджень від відкриття справи до її остаточного вирішення. Такі особи повністю обізнані з процесами управління та ведення офіційних судових записів. Вони проводять реєстрацію, здійснюють моніторинг завершення необхідних процедурних кроків і виконують необхідне поінформування, адміністративні та секретарські завдання. Вони також готують документи справ для апеляції, переглядають представлені документи на предмет їх відповідності вимогам і вчиняють відповідні дії, а також забезпечують належну й ретельну реєстрацію всіх наказів та автоматично зроблених записів.

· Якнайефективніше здійснювати управління проходженням цивільних/кримінальних справ від початку до кінця. Аналізувати, визначати та досліджувати точність, своєчасність та якість даних, внесених до матеріалів справи. Вносити корективи до матеріалів справи з метою забезпечення відповідності локальним та національним процедурам. Забезпечувати доступність усіх справ та пов’язаної з ними інформації. Управляти проходженням справ з метою забезпечення їх своєчасного розгляду. Опрацьовувати заяви про оскарження та пов’язані з оскарженням документи. Виконувати контроль якості адвокатських записів.

· Готувати та аналізувати необхідні звіти. Перевіряти дані, наведені у звітах, з тим щоб було дотримано критеріїв гарантування якості. Перевіряти, чи сплачені судові збори за раніше подані документи, а також чи немає серед отриманих документів недозволених.

· Надавати відмінні послуги клієнтам,відповідаючи на запити щодо статусу справ. Надавати інформацію та проводити інструктування щодо документів справ, наявних в електронному вигляді, зовнішнім клієнтам. Інформувати клієнтів про вартість послуг. Отримувати оплату послуг та видавати квитанції. Забезпечувати цілість грошей, що знаходяться в контрольно-касовому апараті. Проводити звірку суми грошей в контрольно-касовому апараті наприкінці дня. Опрацьовувати виплати, здійснювані за допомогою кредитних карток.

· Створювати та опрацьовувати нові справи. Можливе здійснення розподілу справ за номерами серед суддів та/або суддів-магістратів. Відкривати справи в системі управління справами. Реєструвати початкові події, пов’язані з відкриттям справи. Сортувати, кваліфікувати та реєструвати матеріали справи. Готувати справи до закриття та перевіряти наявність усіх необхідних документів і дотримання всіх термінів, перш ніж буде видано наказ про закриття справи.

· Сканувати та конвертувати документи, представлені в паперовому вигляді, в імідж-файли. Вносити документи та провадження до списку справ. Тримати документи у належному місці. Відповідати на телефонні запити щодо статусу справ, архівної інформації та судових процедур. У разі необхідності надсилати звичайною або електронною поштою формуляри.

· Надавати відвідувачам допомогу щодо електронних та паперових матеріалів. У разі необхідності виконувати додатковий пошук. Надавати архівну інформацію щодо закритих справ. Копіювати на прохання інформацію, що міститься в матеріалах/файлах справ.

· Перевіряти нові процедури та процеси з тим, щоб забезпечувати необхідний зворотний зв'язок. Здійснювати точне інформування відповідно до вимог закону. Забезпечувати точність записів щодо поштових відправлень.

· Можливе ведення протоколів судових засідань. Можливе впорядкування доказів, що використовуються в судових провадженнях, у тому числі встановлення електронних систем представлення доказів та усунення несправностей у цих системах. Сприяння впорядкованому ходу засідань.

· Співпрацювати з палатами та керівниками з метою дієвого опрацювання наказів. У разі необхідності дублювати інформацію для членів команди та інших відділів.

Чинник 1 – Необхідні компетенції (знання, навички та вміння)

Дата добавления: 2014-11-29