Средства подготовки текстовых и табличных документов

Жизненный цикл технических средств информационных технологий

Общая характеристика технических средств нформационных технологий

Средства и методы информационных технологий

Відповіді на ситуаційні задачі III рівня

1 - від напруги на рентгенівській трубці.

2 -електронне випромінювання.

3 -напрямку центрального променя.

4 - від поглинання і розсіювання.

5 -незалежно від віку пацієнта і ділянки області, що досліджується.

Методична розробка перероблена доц.. Юговим В.К.,2008р

Каждое информационное преобразование в зависимости от eго направления и объема, а также возможностей конкретной реализации может осуществляться различными методами и средствам.

Средства и методы информационных технологий включают в себя (рис. 1.6):

— комплекс технических средств;

— средства управления техническим комплексом;

— организационно-методическое обеспечение.

Средства и методы информационных технологий
Комплекс технических средств	Средства управления техническим комплексом	Организационно- методическое обеспечение

Рис. 1.6. Структура средств и методов информационных

Комплекс технических средств — это совокупность инструмен­тов, приспособлений, машин, механизмов и автоматических устройств, с помощью которых осуществляется собственно информационное преобразование.

Средства управления техническим комплексом позволяют персоналу осуществлять целенаправленное использование технических средств для реализации информационного преобразования.

Организационно — методическое обеспечение увязывает реализацию всех действий технических средств и персонала в единый монологический процесс в соответствии с назначением конкрет­ного информационного преобразования и включает в себя:

— нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению различных документов в рамках решения конкретной задачи;

— инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности обору­дования;

— инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы персонала в рамках конкретной информаци­онной технологии.

Если основу комплекса технических средств составляют сред­ства компьютерной техники, то речь идет о компьютерных инфор­мационных технологиях.

Глава 2

ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Технические средства являются неотъемлемой и наиболее существенной составляющей информационной технологии, выполняя ту же роль, что и средства производства в трудовой деятельности.

В самом общем смысле технические средства (техника) представляют собой совокупность средств человеческой деятельности создаваемых и используемых для осуществления процессов про­изводства и обслуживания непроизводственных потребностей об­щества.

Основное назначение техники:

— облегчение и повышение уровня эффективности трудовых усилий человека;

— расширение его возможностей в процессе трудовой деятельности;

— освобождение (полное или частичное) человека от работы в условиях, опасных для здоровья.

Состав технических средств весьма разнообразен, но можно предложить следующую их классификацию (рис. 2.1), учитываю­щую описанное назначение техники:

— приспособления и инструменты;

— машины и механизмы;

— автоматические устройства.

Технические средства
Приспособления и инструменты	Машины и механизмы	Автоматические устройства

Рис. 2.1. Классификация технических средств

В процессе общественного развития технические средства последовательно приобретали новые возможности, расширяя сферы своего применения.

Первоначально они представляли собой различные приспособ­ления и инструменты, с помощью которых облегчалось выполнение трудовых операций на основе использования мускульной силы человеческого организма без применения внешних источников энергии.

Качественно иной, более высокий уровень развития технических средств представляют собой машины и механизмы — меха­нические устройства, выполняющие полезную работу на основе использования внешних (по отношению к человеческому организ­му) источников энергии. При своей энергетической независимости машины и механизмы существенно зависят от человека, осуществляющего управление ими. Использование машин и механизмов и той или иной сфере деятельности называется механизацией.

Следующий уровень развития технических средств представ­лен автоматами — устройствами, самостоятельно, под управлени­ем некоторой программы, выполняющими ряд заданных операций. Их отличие от машин и механизмов состоит в том, что наряду с энергетической независимостью они обладают определенной автономностью поведения в рамках заданной программы. Использо­вание автоматов (автоматических устройств) в той или иной сфере деятельности называется автоматизацией.

Определение состава и классификацию технических средств информационных технологий можно производить на основе приве­денных общих положений о средствах и орудиях трудовой дея­тельности с учетом специфики предметов труда, которыми в дан­ном случае выступают информационные объекты — данные на ма­териально-вещественных носителях.

Во многом общие представления о средствах и орудиях трудовой деятельности сложились исходя из преобладающего энергосилового характера выполняемых операций над материальными объектами, составляющими множество предметов труда в процес­се производства. Они практически без изменения могут быть при­менены к тем техническим средствам офисных технологий, объек­тами действия которых являются собственно материально-веще­ственные носители данных, но не сами эти данные. С учетом этого в составе технических средств достаточно просто выделить груп­пы, относящиеся к приспособлениям и инструментам, машинам и механизмам, автоматическим устройствам.

При рассмотрении в качестве предметов трудовой деятельно­сти собственно данных необходимо уточнить критерии отнесения тех или иных технических средств к определенной группе, поскольку речь идет уже не об энергосиловых, а об информационных преобразованиях, не о физическом, а об умственном труде.

Умственную деятельность можно определить как совокупность преобразований информации, совместно выполняемых различны ми органами человеческого организма и включающих в себя:

— восприятие данных различной формы представления (через органы чувств);

— их содержательную (семантическую) обработку в процессе мозговой деятельности;

— оперативное и долговременное хранение, реализуемое соответствующими биохимическими процессами;

— выдачу результатов посредством их представления в той или иной форме (с помощью голосовых связок, мимики, жестов, создания зрительных образов с использованием подручных средств)

Все указанные преобразования информационных объектов можно свести к трем группам:

— изменение формы представления информации (запись текста под диктовку, зачитывание вслух бумажного документа, переписывание документа и т. п.);

— изменение материального носителя данных (часто сопровождает изменение формы представления данных);

— изменение содержания (семантики) данных (реферирование документа, формирование управленческого решения и т. п.)

Достаточно очевидно, что основу умственной деятельности составляет изменение содержания данных (а зачастую и их создание), в то время как изменение их носителя и формы представления играет подчиненную, обслуживающую роль. Поэтому решение вопроса о развитии и группировке технических средств обеспечения умственного труда следует начинать именно с содержательной обработки данных. Исторически такие средства начали развиваться и применяться применительно к счетной работе.

Выполнение вычислений предполагает:

— восприятие и фиксацию исходных чисел;

— выполнение действий над ними (арифметических операций) с кратковременным (оперативным) хранением промежуточных результатов;

— отображение (представление) итоговых значений.

Разработанные для выполнения этой работы технические средства могут быть сгруппированы в зависимости от того, какие операции на них возлагаются:

1) счеты, счетные палочки, логарифмические линейки, арифмометры – относятся к инструментам и приспособлениям;

2) настольные счетные машины, счетно-перфорационная техника – относятся к машинам и механизмам;

3) компьютерная техника — относится к автоматическим устройствам.

Таким образом, применительно к техническим средствам информационных технологий с учетом изложенных соображений можно применить традиционную классификацию, предполагающую выделение приспособлений и инструментов, механизированных (механических) и автоматизированных (автоматических) устройств.

Указанная группировка технических средств является обобщенной, отражая лишь те их особенности, которые связаны со степенью их применения в тех или иных технологиях с точки зрения замены живого труда.

Более содержательной является функциональная группировка (рис. 2.2), отражающая целевое предназначение технических средств. В этом отношении можно выделить:

— средства организационной техники;

— средства коммуникационной техники;

— средства вычислительной (компьютерной) техники.

Технические средства информационных технологий
Организационная техника	Коммуникационная техника	Компьютерная техника

Рис. 2.2. Функциональная структура технических средств

Организационная техника включает в себя различные и разнообразные средства облегчения и обеспечения офисного и инженерно-технического труда от канцелярской «мелочи» (скрепки, кнопки, ластики и т. п.) до сложнейших комплексов копировального и проекционного оборудования.

Коммуникационная техника включает в себя различные средства передачи информации (телефоны, радиосвязь, факсимильная вязь и т. д.).

Компьютерная техника включает в себя различные виды автоматических средств выполнения разнообразной обработки информации.

В целом комплекс технических средств информационных технологий в процессе своего существования проходит через последовательность стадий, имеющую циклическую структуру, основная составляющая которой получила название «жизненного цикла».

Это понятие довольно широко распространено и является концентрированным выражением концепции циклического развития сложной системы, в соответствии с которой ее функционирование осуществляется по своеобразной спирали, каждый виток которой («жизненный цикл») имеет одну и ту же структуру (последовательность стадий), но от витка к витку характеризуется все боле высоким уровнем сложности и эффективности.

Структура жизненного цикла комплекса технических средств офисных технологий включает в себя следующие последовательные компоненты:

— формирование состава (проектирование) комплекса технических средств;

— установка комплекса технических средств;

— эксплуатация комплекса технических средств;

— оценка эффективности функционирования комплекса технических средств и принятие решения о его модернизации.

Следует иметь в виду, что такое представление структуры жизненного цикла комплекса технических средств является упрощением, поскольку не учитывает следующих факторов:

— функциональную неоднородность технических средств;

— временную неоднородность функционирования технически средств;

— различия в принципах восстановления работоспособности отдельных видов технических средств.

Функциональная неоднородность проявляется в наличии в составе комплекса, с одной стороны, различных по возможностям орудий труда (инструментов и приспособлений, средств механизации и автоматизации), а с другой — различных функционалы ориентированных средств (организационной, коммуникационной компьютерной техники).

Временная неоднородность комплекса технических средств проявляется в различных длительностях эксплуатации отдельных его составляющих и неодновременности моментов начала и окончания реального их полезного использования.

Различия в принципах восстановления работоспособности проявляются в том, что одни технические средства являются орудиями разового использования, другие — требуют периодического ремонта для восстановления своих эксплуатационных характери­стик, а третьи — могут подвергаться модернизации с последую­щим расширением своих возможностей и улучшением качества выполнения необходимых функций.

По указанным причинам имеет смысл рассматривать структуру процессов функционирования отдельных технических средств, а их состав и специфичные особенности и будут определять слож­ную структуру реализации жизненного цикла комплекса техни­ческих средств информационных технологий в целом.

Каждое техническое средство в отдельности в процессе своего функционирования в офисе проходит через следующие стадии.

1. Определение необходимости технической поддержки опре­деленного вида деятельности.

2. Выбор конкретной разновидности технических средств для поддержки определенного вида деятельности.

3. Приобретение технических средств.

4. Установка (монтаж и приемные испытания) технических средств.

5. Выполнение техническими средствами необходимых функций по поддержке определенного вида деятельности (эксплуатация).

6. Оценка функционирования технических средств и их экс­плуатационных характеристик.

7. Восстановительный ремонт при утрате или ухудшении экс­плуатационных характеристик технических средств.

8. Модернизация при необходимости и возможности улучше­ния паспортных значений эксплуатационных характеристик тех­нических средств.

9. Демонтаж технических средств при необратимой утрате экс­плуатационных возможностей (физическом износе) или несоот­ветствии эксплуатационных характеристик изменившимся требо­ваниям (моральном устаревании), а также при модернизации, если она проводится вне места эксплуатации.

10. Продажа технических средств.

11. Утилизация технических средств.

Варианты следования указанных стадий представлены на рис. 2.3.

Определение необходимости технической поддержки опреде­ленного вида деятельности предполагает проведение соответ­ствующей работы по анализу решаемых задач, их составу, объему обрабатываемой информации, в результате чего делаются выводы о необходимости (или об отсутствии таковой) применения техни­ческих средств для более эффективной организации обработки данных.

Определение необходимости технической поддержки

Выбор конкретной разновид­ности технических средств

Приобретение технических средств

Установка (монтаж) технических средств

Оценка функционирования технических средств

Эксплуатация технических средств

Восстановительный ремонт технических средств

Модернизация технических средств

Демонтаж технических средств

Продажа технических средств

Утилизация технических средств

Рис. 2.3. Структура жизненного цикла технических средств

Выбор конкретной разновидности технических средств для поддержки определенного вида деятельности предполагает про­ведение работы по анализу имеющихся технических средств и от­бору тех из них, которые являются наиболее приемлемыми в конк­ретных условиях. При этом учитываются следующие факторы.

1. Степень соответствия возможностей и эксплуатационных характеристик конкретных технических средств выявленным потребностям в рамках реализации необходимого вида деятель­ности.
2. Совместимость выбираемых технических средств с другими компонентами технического комплекса как в рамках конкретной технологии, так и в составе всего технического обеспечения.
3. Степень соответствия технико-эксплуатационных характе­ристик выбираемых средств достигнутому уровню научно-техни­ческих разработок в соответствующей области.
4. Требуемый уровень квалификации персонала для эффек­тивной эксплуатации выбираемых технических средств.
5. Гарантированная длительность эффективной эксплуатации выбираемых технических средств.
6. Надежность выбираемых технических средств.
7. Безопасность эксплуатации выбранных технических средств для персонала.
8. Безопасность эксплуатации выбранных технических средств для окружающей среды.
9. Затраты на приобретение выбираемых технических средств.
10. Затраты на установку выбираемых технических средств.
11. Затраты на возможное обучение или переподготовку персонала.
12. Затраты на эксплуатацию выбираемых технических средств.

Приобретение технических средств может осуществляться ли­бо непосредственно в торговой сети (для относительно несложных технических средств), либо по договорам о поставках, заключае­мых с производителями технических средств или с соответствую­щими специализированными организациями, имеющими необхо­димые лицензии.

Установка (монтаж и приемные испытания) технических средств выполняется с учетом особенностей конкретных видов оборудования.

Для одних групп технических средств (характеризующихся от­носительной простотой устройства и эксплуатации) она сводится к распаковке оборудования и выполнению действий, предусмот­ренных инструкциями по установке и не требующих специальной профессиональной подготовки персонала и проведения каких-либо предварительных работ по подготовке помещения.

Другая группа технических средств для своей установки требу­ет привлечения специального персонала (монтажников и наладчи­ков) и, может быть, выполнения в небольшом объеме предва­рительных работ по соответствующему обустройству помещения (прокладки дополнительных линий электропитания и коммуника­ций и т. п.).

Достаточно сложные комплексы технических средств могут потребовать выполнения сложных по своему составу и содержа­нию работ, требующих координации и соответствующего обеспе­чения. Монтаж оборудования в этом случае должен проводиться в соответствии с рабочими чертежами, проектом производства монтажных работ, а также отраслевыми и междуведомственными нормами.

Выполнение техническими средствами необходимых функций офисной деятельности (эксплуатация) должно осуществляться в соответствии с инструкциями предприятий — изготовителей оборудования. Эти инструктивные документы должны быть вы­полнены на рабочем языке организации (по законодательству Рос­сийской Федерации это русский язык) и оформлены в соответ­ствии с требованиями ГОСТ 2.601-95 «ЕСКД. Эксплуатационные документы».

Эксплуатационные документы (ЭД) предназначены для эксплу­атации изделий, ознакомления с их конструкцией, изучения пра­вил эксплуатации (использования по назначению, технического обслуживания, текущего ремонта, хранения и транспортирова­ния), отражения сведений, удостоверяющих гарантированные из­готовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантий и сведений по его эксплуатации за весь период (длительность и условия работы, техническое обслу­живание, ремонт и другие данные), а также сведений по его утили­зации.

В соответствии с ЭД в процессе использования технических средств необходимо вести техническое обслуживание (регламент­ные работы, своевременную замену выработавших свой ресурс уз­лов, восполнение расходных материалов и т. д.).

Особое внимание в процессе эксплуатации технических средств должно быть уделено обеспечению безопасности труда, общие по­рядок и правила которого основаны на нормативных документах.

В процессе функционирования технических средств необходи­мо регулярно оценивать эффективность их работы, соответствие реальных значений эксплуатационных характеристик паспорт­ным, а также соответствие реальным потребностям.

Оценка эффективности функционирования технических средств может осуществляться в соответствии со специально разработан­ным регламентом, но в большинстве случаев процедурно реализу­ется в том же порядке, что и определение потребности в техниче­ской поддержке функций офисной деятельности.

Но результатом здесь является принятие решения о реализа­ции одного из следующих вариантов действий.

1. Направление технического средства на восстановительный ремонт при необходимости доведения значений эксплуатационных характеристик до уровня паспортных.

2. Направление технического средства на модернизацию при необходимости и возможности улучшения значений эксплуата­ционных характеристик по сравнению с уровнем паспортных зна­мений.

3. Продажа или безвозмездная передача технического сред­ства, уровень значений эксплуатационных характеристик которо­го уже недостаточен для использования в организации, но пред­ставляет интерес для других пользователей.

4. Списание и утилизация технического средства, эксплуатаци­онные свойства которого уже не отвечают никаким потребностям.

Восстановительный ремонт при утрате или ухудшении экс­плуатационных характеристик технических средств осуществля­ется либо по гарантийным обязательствам предприятия-изготови­теля, если выход из строя оборудования произошел в сроки и по причинам, в них оговоренным, либо путем обращения в соответ­ствующие представительства изготовителей или специализиро­ванные организации, выполняющие ремонтно-восстановительные работы.

Модернизация при необходимости и возможности улучшения паспортных значений эксплуатационных характеристик техни­ческих средств во многом по содержанию выполняемых работ совпадает с выбором конкретной разновидности технических средств (точнее определением возможностей модернизации), вы­полнением определенных ремонтных и производственных работ, а также установкой (монтажом) оборудования, что позволяет ис­пользовать ту же нормативную базу, что и для упомянутых стадий жизненного цикла техники.

Демонтаж технических средств при необратимой утрате экс­плуатационных возможностей (физическом износе) или несоответствии эксплуатационных характеристик изменившимся требо­ваниям (моральном устаревании) по содержанию выполняемых работ во многом совпадает с монтажными действиями и, сле­довательно, имеет практически ту же нормативную базу.

Продажа или передача технических средств предполагает устранение из организации заменяемых и (или) демонтируемых компонентов оборудования. При этом продажа осуществляется на договорных началах с передачей всей необходимой технической документации.

Утилизация технических средств должна осуществляться таким образом, чтобы извлечь максимальную пользу за счет извлечения тех материалов и компонентов, которые могли бы быть привлечены в качестве вторичного сырья (рециклинг), а также минимизировать или исключить вредное воздействие на окружающую среду.

Глава 3

СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ

3.1. Общая характеристика, классификация и критерии выбора средств организационной техники.

Офисная деятельность связана не только с созданием, переда­чей и использованием массивов документированной информации, но и с организацией справочно-информационной работы, плани­рованием рабочего времени, созданием и ведением архива и т. д. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различ­ными путями. Один из наиболее эффективных — внедрение в практику деятельности персонала офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организацион­ной техники (оргтехники).

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически всю работу персонала с документами в офисе.

Большая часть операций обработки документов носит техни­ческий и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предпола­гают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Исключительно прогрессивное развитие средств информацион­ных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет вне­дрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» техно­логии. При этом информационный обмен будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение, поиск и обработка информации — с помощью средств вычисли­тельной техники, копирование и тиражирование офисной доку­ментации — с помощью современного копировального оборудо­вания, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражиро­вания, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т. д.

К средствам оргтехники относится достаточно большой пере­чень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем ме­сте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное опре­деление не соответствует действительному положению вещей, по­скольку практически большая часть средств изменила свои габа­риты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуаль­ного использования, средства коммуникационной техники, сред­ства составления и изготовления текстовых и табличных докумен­тов и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

Персонал офиса должен иметь представление о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

Однако многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбо­ра соответствующих устройств для применения их в повседневной деятельности.

Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей подготовки, во-вторых, он не всегда пред­ставляет, какая техника того или иного назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии вы­бора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конк­ретной модели технических средств, необходимо вначале выпол­нить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем опре­делить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.

Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация ни функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе техническими характеристиками и возможностями средств орг­техники. Однако это не исключает применение других классифи­цирующих признаков.

В настоящее время состав функциональных групп средств орг­техники претерпел существенные изменения, что связано с про­никновением на российский рынок ведущих фирм — производите­лей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и про­ведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделя­ется внимание разработке новых и совершенствованию традици­онных механических средств оргтехники.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основан­ным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что су­ществовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.

Классификационные группы и подгруппы

средств организационной техники

1.0. Средства подготовки текстовых и табличных документов:

1.1.Ручные пишущие средства.

1.2.Пишущие машины.

1.3.Диктофонная техника.

1.4.Печатающие устройства для персональных компью­теров.

2.0. Средства копирования документов:

2.1.Средства электрофотографического копирования.

2.2.Средства ризографии.

3.0. Средства микрографии.

4.0. Средства обработки и хранения документов в офисе:

4.1.Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и реза­тельные машины (фольдеры).

4.2.Конвертовскрывающие машины.

4.3.Машины для нанесения защитных покрытий на доку­менты (ламинаторы).

4.4.Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).

4.5.Машины для уничтожения документов (шредеры).

4.6.Первичные и вторичные средства хранения документов.

4.7.Картотечное оборудование.

5.0. Средства коммуникационной техники:

5.1. Средства и системы телефонной связи.

5.2. IР-телефония.

5.3. Электронная почта.

5.3. Пневматическая почта.

6.0. Офисная мебель и оборудование.

Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более подробно будут рассмотрены те техниче­ские средства, которые наиболее часто и эффективно используют­ся или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устрой­ство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для опти­мизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

— объем документооборота;

— временные характеристики документопотоков;

— средняя информационная емкость документов;

— количество форм документов, изготовленных на типограф­ски напечатанных бланках;

— тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

— объем документов, передаваемый и принимаемый по техни­ческим каналам связи (дифференцированно по каждому типу устройств связи);

— первичный объем копируемых документов (с использовани­ем и без использования масштабирования);

— вторичный объем копируемых документов (с использовани­ем и без использования масштабирования);

— вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

— имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычисли­тельная техника;

— способ организации эксплуатации технических средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, сме­шанный);

— наличие в офисе специально приспособленных помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требовани­ям соответствующих нормативно-методических документов;

— фирма — производитель данной техники и страна сборки;

— наличие фирменного сервиса в регионе, городе;

— технологические и эксплуатационные характеристики обо­рудования;

— наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

— соответствие соединительных электрических кабелей пара­метрам и соединительным разъемам электросети;

— стоимость оборудования;

— стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;

— стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

— эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;

— квалификация обслуживающего персонала и пользователей;

— наличие сертификата Ростеста;

— срок службы оборудования.

По определению, документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, фирме, можно разделить на следующие этапы:

— экспедиционная обработка и регистрация входящих доку­ментов;

— предварительное рассмотрение документов и первичное ко­пирование;

— исполнение документов и вторичное копирование;

— передача документов на архивное хранение;

— экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до­кументов (в том числе по техническим каналам связи).

Немаловажным критерием является выбор формы эксплуата­ции оборудования: централизованный, децентрализованный, сме­шанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том чис­ле типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организа­ции способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении техниче­ских средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организацион­ной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.

Особое внимание следует уделять расчету потребного коли­чества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчи­тывается исходя из примерно 25% наполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо обратить вни­мание на Количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.

Пример классификации и выбора конкретной модели определенного вида оргтехники

Рассмотрим подробнее классификацию аппаратов электрофо­тографического копирования и критерии выбора конкретной моде­ли, поскольку данные устройства наиболее популярны среди поль­зователей.

Основными характеристиками копировальных аппаратов явля­ются следующие:

— скорость копирования;

— производительность;

— рекомендуемый объем копирования;

— формат оригинала и копии.

Классификацию копировальных аппаратов можно произвести по следующим параметрам:

— по габаритам: портативные, настольные, офисные;

— по принципам сканирования: аналоговые (более старые мо­дели всех фирм) и цифровые (более новые модели фирм CANON, RICOH, SHARP, MINOLTA, MITA, TOSHIBA);

— по цветности: одноцветные и цветные;

— стандартные (для бумаги А4, A3) и специальные (для изда­тельских комплексов), широкоформатные (для изготовления чер­тежей);

— по скорости копирования: до 6 копий/мин, до 20 копий/мин, до 40 копий/мин, более 40 копий/мин;

— по объему копирования (в день, месяц, год).

При покупке нового копировального аппарата пользователь должен обратить внимание:

— на стоимость копировального аппарата, стоимость и наличие на рынке расходных материалов, запасных блоков, узлов, деталей, компонентов;

— гарантийный срок работы копировального аппарата;

— производительность;

— трудоемкость обслуживания, ремонтопригодность;

— наличие технической документации;

— подбор копировальных аппаратов одной фирмы-производи­теля (при покупке нескольких копиров);

— получение информации о надежности работы копироваль­ных аппаратов из данных сервис-центров.

Наиболее популярные модели копировальных аппаратов в Рос­сии следующие:

1. Портативные копировальные аппараты (portable copiers): формат А4, скорость копирования — до 6 копий/мин, объем копи­рования -— до 500 копий в месяц. Они предназначены в основном для индивидуального пользования, имеют минимум сервисных возможностей и используют бумажные носители формата А4.

2. Низкоскоростные офисные настольные копировальные ап­параты (low-volume copiers): формат А4 (A3), скорость копирова­ния— 10—20 копий/мин, объем копирования — до 1500—3000 ко­пий в месяц. Этот класс аппаратов является самым многочисленным. Они предназначены для небольших офисов. По своим возможно­стям они значительно превосходят копировальные аппараты в ма­логабаритном исполнении и уже обеспечивают масштабирование изображения; у аппаратов значительно увеличена производитель­ность, предусмотрена возможность работы с бумажными носителя­ми формата как А4, так и A3. Также на пользовательскую панель этих копировальных аппаратов выведена расширенная индикация о возникновении конфликтных ситуаций.

3. Офисные копировальные аппараты среднего класса (middle-volume copiers): формат A3, скорость копирования — 15—-40 ко­пий/мин формата А4 или 10—20 копий/мин формата A3, рекомен­дуемый объем копирования — до 1500 копий в месяц. Этот класс аппаратов предназначен для средних учреждений. В данных копи­ровальных аппаратах предусмотрены следующие дополнитель­ные возможности: подачи бумаги (формата от А5 до A3) с двух и более лотков; автоматического двухстороннего копирования; воз­можность установки механизма сортировки и сшивания копий: по отношению к предыдущим классам значительно увеличен их ре­сурс. Стоимость копии также значительно ниже. Расширен набор специальных пользовательских и сервисных функций.

4. Копировальные аппараты для больших офисов и бизнес­ центров (high-volume copiers): формат до А2, скорость копирова­ния — 40—85 копий/мин формата А4, черно-белое копирование с возможностью выделения цветом, объем копирования — 1500— 30000 копий в месяц. Эти копировальные аппараты дополнительно способны производить копирование цветного изображения, осу­ществлять печать оригиналов большого формата, получать отпе­чатки с фотопленок, осуществлять печать с предварительно запи­санных заданий копирования на специальных карточках и др.

В середине 1990-х гг. в России появилось новое поколение циф­ровых копировальных аппаратов, где вместо электростатического переноса изображения используется лазерный или светодиодный перенос изображения. Технология цифрового копирования обеспе­чивает многократную распечатку копии единожды просканированного оригинала. Выбор цифрового или аналогового аппарата при его покупке теперь определяется не только ценой, но и эффек­тивностью копировальных аппаратов или необходимостью исполь­зования дополнительных предоставляемых возможностей.

В последнее время практически все ведущие фирмы — произ­водители копировальной техники осуществляют переход к новому ряду моделей, так называемых цифровых копировальных аппара­тов, использующих при нанесении изображения на светочувстви­тельный барабан не световой, а лазерный луч. Приэтом резко рас­ширяются их возможности. Они могут выполнять в зависимости от комплектации функции копира, лазерного принтера, сканера и фак­са. При наличии сетевой карты такие машины могут бытьвключе­ны в локальную сеть на правах самостоятельного устройства. Ко­пировальные аппараты с полным набором функций целесообразно использовать в небольших офисах.

О цветных копировальных аппаратах. По сути этоцифровые аппараты. Разница между изготовлением черно-белойи цветной копии такая же, как и при печати черно-белой и цветнойфотогра­фии. Отсюда можно сделать вывод о сложности устройстватаких копиров. Соответственно выше и цена. Цветные копировальные ап­параты низкоскоростные и не предназначены для изготовления больших тиражей. Ресурс светочувствительных барабановнизок, расходные материалы дороги. Однако существует возможность подключения таких машин к компьютеру через отдельнопостав­ляемое устройство типа ColorPASS, и тогда такой копир приобре­тает свойства, присущие любому цифровому аппарату.

На рынке средств копирования в России представленыизделия таких фирм, как CANON, RICOH, SHARP, XEROX и др.Выбор до­статочно широк, хотя рынок копировальной техники в России нельзя считать насыщенным: из-за высокой стоимости спрос на копировальные аппараты пока еще невелик. Поэтому, прежде чем вложить деньги в дорогостоящую технику, следует четко оценить потребности офиса. Наряду с оценкой объемов копирования необ­ходимо решить задачу: кто, где и как будет осуществлять сервис­ное обслуживание вашего аппарата.

К средствам подготовки текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, печата­ющие устройства для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средст­вам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конст­рукции и невысокой производительностью труда.

Дата добавления: 2014-11-29