Внутрішня інформація

Команда управління

Рис. 17.1. Етапи обміну інформацією

Тобто система, що управляє, отримує від керованої системи внутрішню інформацію про стан заданих нею техніко-економічних параметрів в процесі виробничої і фінансово-господарської діяльності. На основі даної отриманої і зовнішньої інформації система, що управляє, виробляє команди управління і передає їх в керовану систему для виконання.

В цілому передачу інформації від однієї людини до іншого прийнято називати комунікацією. Обмін інформацією між керівником, органом управління і виконавцями – все це комунікація. Дослідження показують, що на комунікації менеджер, наприклад, витрачає до 85% свого робочого часу.

Передача інформації йде по трьом напрямам:

· зверху вниз (постановка завдань, інструктаж);

· від низу до верху (повідомлення про результати перевірки, донесення про виконання завдань, про особисту думку співробітників і так далі);

· по горизонталі (обмін думками, координація дій).

В ході управління обмін інформацією здійснюється постійно і утворює, таким чином, комунікаційний процес. У цьому процесі виділяються чотири основні елементи:

· відправник – особа (керівник, виконавець), передавальна інформацію;

· повідомлення, тобто власне інформація;

· канал, тобто засіб передачі інформації;

· одержувач – особа (виконавець, керівник), якій призначена інформація.

У комунікаційному процесі відправник і одержувач інформації постійно міняються місцями.

Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів.

На першому етапі відбувається її відбір. Він буває випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, наказаним або ініціативним.

На другому етапі відібрана інформація кодується, тобто вдягається в ту форму, в якій буде доступна і зрозуміла одержувачеві, наприклад письмову, табличну, графічну, звукову, символічну і тому подібне Підбирається і відповідний спосіб її трансляції: усний, письмовий, за допомогою різного роду штучних сигналів або умовних знаків.

На третьому етапі відбувається передача інформації. Якщо остання важлива, вважається, що не варто обмежуватися одним каналом, а потрібно по можливості дублювати цей процес по декількох, не зловживаючи, проте, складанням по кожному приводу документів, інакше потік паперів може захлеснути.

На четвертому етапі одержувач сприймає, розшифровує і осмислює інформацію. Відправник же чекає, щоб той якимсь чином підтвердив факт отримання повідомлення, ступінь розуміння або нерозуміння його сенсу, іншими словами, встановив зворотний зв'язок. У ідеалі це повинно відбуватися без зволікання (по можливості обумовлюватися заздалегідь), вдягатися у форму, відповідну ситуації, враховувати можливості сприйняття.

Сигналами зворотного зв'язку при усній передачі інформації бувають уточнення, узагальнення, вираз відчуття. Оскільки вони можуть бути достатньо слабкими, за реакцією іноді потрібно спеціально спостерігати.

Таким чином, комунікаційний процес багато в чому залежить від наявності чітко функціонуючого зворотного зв'язку, якістю якого визначається, як повідомлення було почуте і зрозуміло. Для керівника (менеджера) обмін інформацією можна вважати ефективним, якщо одержувач зрозумів ідею і провів дії, яких керівник чекав від нього.

Інформаційний обмін полегшують:

- стислість, ясність, недвозначність відомостей;

- постійний контроль над їх змістом, процесами передачі і прийому;

- координація процесів обробки інформації і ін.

Крім того існує ефективний спосіб регулювання кількості інформації, що направляється до керівника (менеджерові), – це робота по методу відхилень, суть якого полягає в наступному: якщо виробничі процеси, господарські операції, трудова діяльність колективу проходять відповідно до встановленого режиму, графіка або інших нормативних документів, то в цьому випадку не вимагається яких-небудь управлінських дій, і інформація до керівника не поступає. Поступає вона лише тоді, коли відбулися ті або інші відхилення від нормального ритму, і використовується для ухвалення необхідного рішення. Метод відхилень знижує об'єм інформації, що поступає, в десятки разів.

Робота по методу відхилень:

· дозволяє економити час керівника (менеджера) і створює йому можливість займатися важливішими проблемами;

· скорочує паперовий потік до керівника і направляє значну частину його по відповідних каналах до підлеглим;

· скорочує кількість рішень, які щодня доводиться приймати керівникові і тим самим зменшує навантаження на його нервову систему;

· підвищує обґрунтованість рішень і запобігає повторенню минулих помилок;

· забезпечує ефективніше використання кваліфікованих кадрів;

· покращує зв'язки між окремими підрозділами підприємства.

В той же час робота по методу відхилень може розвинути у керівника і формалізований підхід до справи. За відсутності значних відхилень від норми вона може породити у нього брехливе відчуття безпеки, а це в умовах конкуренції може привести до дуже серйозних наслідкам, і, нарешті, цей метод майже не дозволяє врахувати небезпечні коливання в такому чиннику, як, наприклад, поведінка персоналу.

Перехід від індустріального суспільства до інфор­мацій­ного, у якому інфор­­мація стала важливим ресурсом підприємства – характерна особ­ливість нашого суспільства.

Для того, щоб господарська діяльність фірми в умовах ринкової економіки була ефективною необхідне швидке прийняття рішень, для чого потрібно воло­ді­ти достатнім обсягом інформації. Інформація повинна бути актуальною, досто­вірною та вичерпною. Для ефективного створення, обміну та викори­стан­ня інформації на підпри­ємстві створюється інформаційна служба.

Широка інформатизація всіх сфер діяльності нашого суспільства прин­ци­пово зміцнює роль інформації та інформаційних технологій. Особливо актуальні ці питання для економічних об’єктів, управління якими – постійний процес переробки значних обсягів різнобічної інформації.

На підприємстві зазвичай інформаційна служба не виділяється у окремий під­розділ. Вона являє собою інтегровану частину процесу ведення господарської діяль­ності та управління нею і є такою ж необхідною, як основне виробництво, служ­би маркетингу чи фінансового обліку. Для поєднання окремих підрозділів під­при­ємства в єдине ціле і забезпечення ефективної господарської діяльності на підприємстві створюється цілісна інформаційна система.

Саме за її допо­мо­гою відбувається обмін інформацією на підприємстві: інформація про роботу кож­ного підрозділу та про зовнішні зміни фіксується, аналізується, уза­галь­ню­єть­ся і використовується в процесі прийняття рішень, які, в свою чергу, дово­дять­ся до осіб, на яких покладено їх виконання. Функції контролю за діяль­ні­стю та усунен­ня несправностей в інформаційних системах на середніх підпри­єм­ствах поклада­ються на системного адміністратора, а на малих підприємствах такі функції може виконувати фахівець ззовні або один із працівників за су­міс­ниц­твом.

Основним підходом до використання інформації, якою володіє підпри­ємство, є створення та застосування інформаційних систем у менеджменті.

Інформаційна система – це сукупність інформації, апаратно-програмних і техно­логічних засобів, засобів телекомунікації, баз даних, методів та про­це­дур об­роб­­ки даних, персоналу управління, які реалізують функції збирання, переда­ван­­ня, обробки і накопичування інформації для підготовки і прийняття ефек­тив­­них управлінських рішень.

В інформаційній системі розв’язується комплекс задач, реалізація яких на ба­зі використання сучасних методів управління, застосування економіко-мате­­ма­­ти­ч­них методів і моделей, комплексу технічних засобів та інформа­цій­них тех­­но­ло­гій забезпечує автоматизацію виконання функцій і процедур управ­ління.

Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота та корисність інформації для прийняття рішень.

Функції й завдання інформаційно-аналітичного підрозділу
В умовах ринкової економіки існує взаємозв'язок між службою інформації і службою маркетингу, що у стані взяти на себе всю маркетингову роботу, включаючи планування. Якщо підприємство маленьке, то всі маркетингові обов'язки можуть бути покладені на одну людину. Якщо підприємство велике, необхідно створити новий підрозділ, структура якого повинна бути орієнтована на виконання трьох основних функцій:

- збір інформації, аналіз і прогнозування;
- формування виробничої програми;
- здійснення реклами й маркетингу.
Цей підрозділ може називатися службою маркетингу або інформаційно-аналітичним відділом.
Інформаційно-аналітична служба є основним центром, у якому концентрується, об­робляється й аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Те ж справедливо й сто­совно внутрішньої інформації, але з деякими застереженнями. Більша частина внутрішньої інформації потрапляє в неї з інших підрозділів фірми й в основному представлена у вже обробленому (стандартні форми статичної звітності), підготовленому для аналізу виді. Таким чином, позначаються основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:

1) збір, обробка й аналіз зовнішньої інформації;
2) збір, обробка й аналіз внутрішньої інформації;
3) на основі проведеного аналізу вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій;
4) оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, що відповідають висновків і вироблених рекомендацій;
5) довгострокове зберігання всієї зібраної інформації для наступного її використання в роботі;
6) рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми.

Іноді існує думка, що ІС й економічна служба дублюють один одного. Економічна служба орієнтована, насамперед, на рішення стандартних завдань внутрішнього обліку. Однієї з основних завдань ІС є збір, обробка й аналіз найрізноманітнішої зовнішньої інформації. Економічною службою вирішуються завдання аналізу й планування поточної діяльності фірми і її підрозділів, а також стратегічного планування.

Виходячи із завдань, що стоять перед службою, можна позначити її функціональну структуру, що забезпечує найбільш ефективне її функціонування. Функціонально ІС підрозділяється на 3 напрямки - аналітичне, інформаційне й технічне. Аналітичний й інформаційний напрямки є основними. Основні завдання аналітичного - це пункти 1,2,3 й 6 з вище перерахованого списку.

Аналітичний підрозділ розділяється на дві складові. Одна з них орієнтована на рішення стратегічних завдань (виявлення тенденцій, прогнозування, стратегічне планування), друга - моніторинг поточних подій і рішення тактичних завдань. Основними завданнями інформаційного напрямку є 4 й 5, а також частина від завдань 1 й 2 - збір й обробка інформації.

Технічний підрозділ є допоміжним. Він займається рішенням технічних питань, пов'язаних з пунктами 4 й 5, і надає відповідну допомогу при рішенні завдань 1,2,3 й 6.

Систематизуємо й узагальнимо основні проблеми й труднощі, характерні для діяльності інформаційної служби:

· інформаційний відділ одержує більші обсяги інформації із всіляких джерел. Це приводить до неможливості одній людині якісно обробити матеріал;

· як правило, основна маса інформації представлена на паперових носіях і має найрізно­мані­тнішу форму представлення. Це істотно ускладнює й сповільнює її попередню обробку;

· на етапі обробки й перетворення даних в електронний вид виникає ймовірність появи по­ми­лок й уведення неправильної інформації, що іноді може призвести до перекручування ситуації й вироблення невірних рекомендацій;

· основна маса інформації надходить на паперових носіях. Із часом концентруються більші обсяги різноманітних друкованих видань, а також ксерокопій. Коли виникає потреба в яких-небудь матеріалах, їхній пошук займає занадто багато часу;

· окремо варто виділити проблему подання інформації. Інформація, що пропонується кінцевому користувачеві, повинна бути лаконічною, конкретною, читатися легко.

Пропонуються наступні кроки для їхнього рішення:
1) розмежування обов'язків між фахівцями служби
2) впровадження сучасних комп'ютерних й інформаційних технологій роботи з інформацією.

Структура інформаційно-аналітичного підрозділу
Керівникові, зацікавленому в розвитку підприємства й завоюванні нових ринків збуту своєї продукції з мінімальним ризиком втрат, що задались метою створити повноцінну службу інформації, необхідно ясно представити собі цілі, які варто поставити перед цією службою, і структуру, що дозволить їх реалізувати. Лише грамотно організована, добре оснащена, із кваліфікованим персоналом служба зможе вирішити весь комплекс завдань. Тільки для такої служби доцільно розробляти й застосовувати критерії ефективності при оцінці її функціонування.

Успішна діяльність служби інформації підприємства можлива за умови її опори й орієнтації на реальні інтелектуальні, наукові, технічні й виробничі можливості підприємства, його фінансовий потенціал і реальні перспективи розвитку.
Дана модель інформаційно-аналітичної служби підприємства може бути корисною, у першу чергу, для великих підприємств ринкової орієнтації, що мають велику номенклатуру виконуваних робіт.
Розглянемо функції кожної групи.
Група маркетингу:
- моніторинг динаміки ринку й кон'юнктури;
- формування моделі споживчих очікувань;
- формування «ідеальної» моделі продукції;
- усе про фірми - конкуренти і товари-аналоги;
- розробка бізнес-планів;
- реклама;
- пропозиції по вдосконалюванню продукції і її асортиментів;
- динаміка обсягів виробництва й організація системи руху товарів;
- пропозиції по сервісному забезпеченню користувачів.
Патентно-правова група:
- патентно-правовий захист промислової й інтелектуальної власності
- рекомендації з організації конкурентної боротьби на ринках продукції (послуг) підприємства
- рекомендації з безпечного вивозу нової продукції на ринок.
Група збору й обробки інформації:
- пошук, обробка, систематизація, класифікація й первинне перетворення (згортання) інформації;
- формування, ведення й удосконалювання баз даних;
- підготовка диференційованої інформації для керівників й осіб, що приймають рішення.
Група експертів:
- пошук нових джерел інформації, потенційних інвесторів;
- відбір «потрібної» інформації (поріг надмірності, вірогідності);
- визначення структури й обсягу інформації, необхідної й достатньої для інформаційного забезпечення діяльності й розвитку підприємства;
Група аналізу й синтезу інформації:
- підготовка аналітичної інформації для забезпечення господарської діяльності підприємства
- підготовка інформації про діяльність підприємства для передачі в зовнішнє середовище.
Слід зазначити, що в даній роботі модель інформаційної служби представлена в самому загальному виді. У кожній конкретній області існує своя специфіка.

Співробітники інформаційної служби повинні мати наступні якості:
- аналітичне, асоціативне мислення;
- здатність ідентифікувати й концептуалізувати проблеми (теми, запити);
- уміння аналізувати вихідні документальні масиви (інформацію);
- загострене почуття нового;
- мобільність свідомості, сприйнятливість до інновацій;
- цілеспрямованість і послідовність дій;
- комунікативність.
У коло професійних знань співробітників повинні входити:
- теорія й практика комунікації, інформатизації, бібліотечно-інформаційної діяльності;
- менеджмент і маркетинг бібліотечно-інформаційних ресурсів, послуг, продукції;
- економіка бібліотечно-інформаційної діяльності;
- теорія кон'юнктури;
- стандартизація бібліотечно-інформаційної діяльності;
- авторське право суміжні права на інтелектуальну власність;
- господарсько-договірне (контрактне) право;
- порядок ліцензування видів діяльності;
- експертні системи оцінки потоків інформації;
- логічне моделювання;
- довідково-інформаційне джерелознавство (бізнес-інформаційні ресурси);
- характеристики й властивості нетрадиційних носіїв інформації;
- принципи підготовки й характерні риси метаінформації;
- основи реферування документної інформації;
- інформаційні потреби малого й середнього бізнесу;
- поведінка споживачів інформації;
- методика соціологічних досліджень;
- теорія факторного аналізу;
- технологія автоматизованої обробки, організації (систематизації), управління, пошуку й передачі інформації;
- методика роботи з комп'ютером і сучасними засобами зв'язку, копіювально-множною технікою;
- вільне володіння мінімум однією міждержавною мовою (насамперед англійською як інтернаціональною мовою бізнесу, додатковими мовами можуть бути німецький, французький й іспанський).
Основні практичні навички:
- експертиза інформаційних потоків
- цільовий відбір документальних матеріалів
- різноаспектний пошук первинних джерел й інформаційний пошук, у тому числі бібліографічний і фактографічний пошук;
- організація й контроль (збереження) зафіксованої інформації;
- використання конкретних програмно-методичних продуктів;
- динамічне читання текстової інформації;
- багатофакторний аналіз:
- бібліографічний опис
- реферування
- індексування
- організація й ведення баз даних
- інформаційний моніторинг
- застосування касет, дисків, дискети;
- володіння мікропроцесорною технікою (комп'ютерна грамотність), прогресивними засобами зв'язку (електронна пошта, телефакс, відеотекст, стільниковий телефонний зв'язок й ін.), копіювально-множними апаратами;

- маркетинг і бізнес планування, оцінка ефективності інформаційної діяльності;
- ділове спілкування;
- організаційно-правове оформлення економічних відносин з парт­нерами.

Дата добавления: 2014-11-29