Адміністративне закриття проекту

Звітування про виконання проекту

Звітування про виконання включає збір і поширення інформації про те, як використовуються ресурси для досягнення цілей проекту, з метою забезпечення нею зацікавлених осіб. Цей процес включає:

• Складання звіту про стан - описання, в якій фазі на даний час перебуває проект.
• Звіти відносно просування - описання того, чого досягла команда проекту.

• Прогноз - завбачення майбутнього стану проекту та його
розвитку.
Звіти про виконання в цілому повинні надавати інформацію стосовно змісту календар­ного плану, вартості та якості. Багато які проекти також вимагають інформації щодо ризику та закупівель. Звіти можуть бути всесторонніми або зорієнтованими на виключну ситуацію.

Проект чи фаза, після якої або проект досягає своїх цілей, або уривається з якихось причин, вимагає закриття. Адміністративне закриття складається з перевірки і документуван­ня результатів проекту з метою формалізації приймання продукту проекту інвестором, клієн­том або споживачем. Адміністративне закриття включає багато записів проекту, що відобра­жають фінальне описання проекту, аналіз успішності й ефективності проекту, а також архіва­цію цієї Інформації для майбутнього використання.

Роботи з адміністративного закриття не повинні тривати до завершення проекту. Кожна фаза проекту має бути вчасно і правильно закрита, для того щоб переконатися, що важливу й корисну інформацію не загублено.

Вхідні дані для адміністративного закриття проекту:

1. Документація з контролю виконання. Уся розроблена документація стосовно зберігання й аналізу результатів виконання проекту, включаючи планові документи, які створюють основу для контролю виконання, має бути доступною для перегляду під час адміністративного закриття.

2. Документація на продукт проекту. Документи, розроблені для описання продукту проекту (плани, специфікації, технічна документація, креслення, електронні файли і т. Ін, - термінологія змінюється залежно від прикладної сфери), також мають бути доступними для перегляду під час адміністративного закриття.

3. Інші записи по проекту.

Методи та засоби адміністративного закриття робіт за проектом

Результати адміністративного закриття:
1. Архів Проекту. Вся безліч Індексованих записів по проекту має бути підготовлена для передачі до архіву відповідними особами. Будь-які проектно-орієнтовані або програмно-залежні бази даних мають бути скориговані. Якщо проекти виконуються за контрактом або включають значні закупівлі, особлива увага має бути приділена зберіганню записів стосовно фінансів.
2. Формальне приймання. Має бути підготовлена документація, за якою клієнт або спонсор прийматиме продукт по проекту (чи фази проекту).
З. Засвоєні уроки. – документування випадків відхилень, коригуючих дій та інших типів уроків в такий спосіб, щоб вони стали частиною бази даних як по цьому так і по інших проектах, що виконуються в даній організації.

Слід підкреслити ще одну важливу функцію інформаційної системи організації – це супровід процесу виконання робіт, ідентифікація, документування і контроль якості виконаних робіт.

У загальному випадку - контроль (моніторинг) — це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей.

Процес контролю складається з установки стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів.

Контроль — це критично важлива і складна функція управління. Одна з найважли­віших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним.

Ця обставина стає зрозумілішою після знайомства з трьома основними видами контролю:

1) попереднім;

2) поточним;

3) завершальним.

Поведінка людей, природно, не єдиний чинник, що визначає ефективність контролю. Для того, щоб контроль міг виконати своє дійсне завдання, забезпечити досягнення цілей підприємства, він повинен відповідати наступним принципам:

1. Орієнтація на результати.

2. Відповідність справі.

3. Своєчасність контролю.

4. Гнучкість контролю.

5. Простота контролю.

6. Економічність контролю.

На завершальному етапі моніторингу якості виконаних робіт доцільно провести маркетингове дослідження реакції ринку споживачів на товар з новими властивостями.

Дата добавления: 2014-11-29