Оформление протокола заседания УИК

Делопроизводство участковой избирательной комиссии

Делопроизводство в участковой избирательной комиссии ведется с использованием журналов.

Прием и регистрация поступающей в участковую избирательную комиссию корреспонденции производятся секретарем участковой избирательной комиссии.

Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, как создаваемые в участковой избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан.

Регистрация документов - это фиксация ф Акт создания или поступления в участковую избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в журнале регистрации входящих документов.

При регистрации поступившего документа в журнале фиксируются обязательные данные: наименование организации (фамилия, имя, отчество), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и списании документа в дело.

Зарегистрированные документы докладываются председателю участковой избирательной комиссии, резолюция переносится в журнал регистрации входящих документов, после чего документ передается исполнителю под расписку.

Исходящие письма и документы подписываются председателем участковой избирательной комиссии, в его отсутствие - заместителем председателя либо секретарем комиссии.

Отправляемые документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.

Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой избирательной комиссии.

Текст протокола заседания участковой комиссии состоит из двух частей - вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя участковой комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя участковой комиссии, секретаря участковой комиссии и членов участковой комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание.

Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения.

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ».

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика, инициалы и фамилия докладчика. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа.

В части «ВЫСТУПИЛИ» перечисляются выступающие и авторы вопросов, инициалы и фамилия выступающего. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа.

В части «РЕШИЛИ» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. А также отражаются результаты голосования по данному вопросу.

Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий участковой комиссии.

Постановления УИК состоят из двух чисел, разделенных косой чертой. Первая соответствует номеру протокола заседания Комиссии, на котором рассматривался, вторая порядковому номеру постановления, принятому в пределах срока полномочий УИК.

Протоколы заседаний участковой комиссии, приобщенные к ним постановления вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, хранятся у председателя участковой комиссии, а затем передаются в вышестоящую избирательную комиссию.

Дата добавления: 2014-11-29