Оформление реквизитов делового письма

Стандартизация и унификация текстов.

Стандартизация текстов это приведение языковых и текстовых средств к единому образцу — затрагивают все уров­ни языка деловой корреспонденции: от размещения на листе (бланке) реквизитов письма до выбора сокращения слов. Это оправданно прежде всего с экономической точки зрения. Стандартизация и унификация облегчают не только процесс составления текста письма, но и его обработки.

Так, например, благодаря унификации менеджер, работаю­щий с корреспонденцией, знает, что главная информация в письме содержится в первой ключевой фразе, причем в ее конце чаще всего. Поэтому, пробежав глазами первую фразу письма, он сортирует корреспонденцию по тематическому признаку и по степени важности сообщения.

Унификация проявляется в правилах рубрикации, абзацного членения, расположения на листе (бланке) текстового матери­ала, в использовании определенного шрифта.

Бланк письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенны­ми типографским способом обязательными рек­визитами, расположенными в определенном порядке:

логотип или эмблема товарного знака юридического лица, полное или сокращенное наименование организации-отпра­вителя, ее почтовый и телеграфный адрес (3), номер теле­фона, факса и телекс.

Остальные реквизиты впечатываются машинописным спосо­бом: адресат, индекс документа, дата, ссылка на дату и индекс входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о наличии приложения, отметка о направлении копий в другие адреса и т.д. Сегодня в адрес включается номер электронной почты: e-mail:[e-mail], Internet: http://www.surbis.ru.

Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в до­кументах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнерам. Пе­ред фамилией проставляется индекс вежливости: "Г-ну", "Г.".

При отсутствии данных о фамилии, имени и отчестве должностного лица, указывается только должность:

коммерческому директору

руководителю организации.

Такая адресация возможна при условии, что должность, названная в реквизите "адресат", в организации только одна.

Существует несколько вариантов адресования.

Если документ адресован организации или ее подразделению, то сначала указывается наименование организации (ее подразде­ления) в именительном падеже, затем — почтовый адрес:

Фирма "Сети и системы "

Отдел маркетинга

г. Москва, В-49, ГСП-1,

Ленинский проспект, дом 4.

Тел./факс: [phone]

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наимено­вания должности руководителя:

Г-ну А.В. Бобылеву

генеральному директору

РГП "Волгааэронавигация"

Главному конструктору завода "Прогресс"

канд. техн. наук Н.И. Аристову

Если письмо отправляется не на имя руководителя, а дру­гому должностному лицу, наименование организации указы­вается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном:.,.

АОЗТ "Атлант ",

начальнику отдела сбыта

г-ну Г.П. Щеглову

Если письмо адресуется частному лицу, сначала печатают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя:

443081, Самара,

просп. Карла Маркса, д.290, кв.58.

Г-же Колтуновой М.(арии) В.(икторовне)

На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. На бланке делового письма может указываться до четырех почтовых адресов. Если письмо нужно отправить в более чем 4 адреса, исполнитель составляет список на рассылку, в котором должен быть оформлен список получателей.

Заголовок к тексту (реквизит 18) должен быть предельно кратким и емким, отражая содержание письма. Заголовок по­мещается слева, под угловым штампом организации и наиме­нованием адресата. Он начинается предлогами "о", "об" и представляет собой словосочетание, формулирующее тему:

О спросе-предложении на поставку запасных частей.

О предложении издательско-полиграфических услуг.

Об отмене заказа.

Заголовок пишется с прописной буквы без кавычек.

Текст (реквизит 20) представляет собой изложение сути вопроса, или предложения, включающее мотивацию (ссылки па договоренности, постановления, документы, обстоятельст­ва), историю вопроса, речевое действие (просьба, предложе­ние, заявление, выражение благодарности, приглашение и т.п.) и заключение.

Текст включает в обязательном порядке так называемую этикетную рамку: приветствие адресата и слова прощания с самоименованием и подписью.

Текст письма может состоять из одного или нескольких аб­зацев. Желательно, чтобы в письме рассматривался один воп­рос.

Подпись (реквизит 22) располагается под текстом и сопровождается расшифровкой — самоименованием. Если подпись лица хорошо известна адресату, то допускается отсутствие расшифровки подписи лица. Но чаще всего реквизит "под­пись" состоит из наименования должности, личной подписи (факсимиле) и ее расшифровки.

Если наименование должности состоит из нескольких строк, то в этом случае личная подпись и ее расшифровка раз­мещаются на уровне последней строки.

Если есть юридическая необходимость в двух подписях и более, то располагаются они под текстом письма друг за другом.

Подписи равноправных представителей размещаются на одном уровне.

Письмо оформленное на бланке с содержащем наимено­вание организации, то оно не повторяется в подписи должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом письма. Офи­циальное письмо без подписи юридической силы не имеет.

Факсимиле используется при рассылке письма в несколько адресов и при копировании текста письма. В этом случае на подлиннике ставится личная подпись, а на копиях — факси­миле.

Если к письму прилагаются какие-либо документы, то в левом нижнем углу бланка ниже последней строки подписи делают отметку: Приложение (реквизит 21).

Отметка о направлении копий в другие адреса может про­ставляться после подписей письма, а может быть размещена перед текстом, под адресатом письма.

Копи я: Комитет по защите прав потребителей

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается в самом низу бланка, после подписей и дополнитель­ных сообщений, например:

Минина - 32-04-53

Исп. Уколов Е. А. т. (383-2) 28-92-75.

Текст письма является основным реквизитом и в отличие от всех остальных реквизитов предполагает творческую работу составителя. В какой мере проявляется творческое начало, зависит от уровня стандартизации текста.

Дата добавления: 2014-12-27