Устная и письменная формы деловой речи

Классификация деловых писем

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их все уве­личивается: от расписки до развернутого протокола с дополни­тельным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификации деловых пи­сем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки.

По тематическому признаку проводится в достаточной ме­ре условное разделение корреспонденции на деловую и ком­мерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и вы­полнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто ком­мерческим видам деловой корреспонденции относятся: пись­ма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и от­веты на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные вопросы, право­вые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разно­видностей деловых писем отражает многообразие рассматри­ваемых в них вопросов — от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо — это всегда офици­альное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма ре­гистрируются и факт устного сообщения не исключает необ­ходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы:

1) письма, требующие письма-ответа;

2) письма, не требующие письма-ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекла­мация). Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, | письма-обращения.

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констати­руют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляе­мым документам.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций (организаций).

По форме отправления можно выделить наряду с традици­онным почтовым отправлением электронную деловую коррес­понденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных воп­росов. Письма, имеющие большое юридическое значение — до­говоры, предложения (оферта), рекламации и т. п., — высыла­ются обычными почтовыми отправлениями.

По структурным признакам деловые письма делятся на рег­ламентированные (стандартные) и нерегламентированные (не­стандартные). Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизи­тов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы ре­гулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логиче­ского повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям деловые письма делят­ся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное пись­мо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное — несколько.

Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным счи­тается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспек­ты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект фор­мируется речевым действием: просьбой, сообщением, предуп­реждением, приглашением и т.п.

Таким образом, сложность предмета отражается во множе­стве подходов к его изучению и во множестве классификаци­онных подходов.

Межведомственная переписка представляет собой одну из важ­ных форм реализации деловых отношений. Деловые письма со­четают свойства документа, правового источника, с одной сто­роны, и информационного источника — с другой.

Трудно, почти невозможно себе представить, что деловое письмо может быть вытеснено из практики делового общения каким-либо другим жанром. Почему? Потому что устная речь не обеспечивает такого важного качества документа, как точ­ность. На устную договоренность, вернее, на сам факт достижения такой договоренности можно сослаться, но нельзя со­слаться на какую-либо фразу из устной беседы. Это связано со специфическими свойствами устной диалогической речи: не­обратимостью речевого потока, спонтанностью устной речи, проявляющейся в отсутствии формулировок, в поиске речевых форм, точно обозначающих информацию. Отсутствие момента предварительного обдумывания высказывания обусловливает совершенно иное строение речи, нежели текстовая разверну­тая структура.

Деловые письма относятся к разряду наименее регламентированных документов, однако все требования, предъявляемые к языку деловых бумаг, существенны для них в полной мере.

Важнейшее требование, предъявляемое к языку документа — требование точности, не допускающей инотолкования. С одной стороны, это требование точности факта, соответствия обозна­чаемому, или предметная точность, с другой стороны, коммуни­кативная точность, или точность содержания.

Предметная точность достигается точностью словоупотреб­ления, т.е. использованием слов в соответствии с их лексиче­ским значением. Это точность факта, точность реестра.

Коммуникативная точность, или точность реализации замы­сла пишущего достигается точностью соотношения смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Очевидно, что достичь коммуникативной точ­ности сложнее и нарушается она чаще, чем предметная, или фактическая, точность. Инотолкование может быть вызвано отсутствием в тексте как первого, так и второго типа точности.

(1) Прошу оплатишь за услуги, оказанные в 1997 г., по расче­ту стоимости согласно договору.

(2) Прошу оплатить услуги, оказанные Вам в 1997 г., соглас­но утвержденным в договоре расценкам.

Первая фраза отличается от второй прежде всего отсутстви­ем точности, как предметной, так и коммуникативной. Она плохо воспринимается, "не переваривается" сознанием, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматиче­ские, лексические и текстовые ошибки.

Вторая же фраза усваивается сразу и без затруднений, так как отвечает требованию точности.

Реализация обязательных валентностей глагола

Оказать - (что?) - услуги

- (кому?) - вам

является характерной чертой грамматики строгих сфер языка делового и научного стилей речи. В процитированной выше фразе (1) вторая валентность глагола не реализована.

Предметная точность в этой фразе нарушена неверным ис­пользованием слова "стоимость", значение которого носит ярко выраженный терминологический характер. Более точным и соответствующим контексту является слово "расценка" — установленная на что-то цена, размер стоимости чего-нибудь (Ожегов С. И. Словарь русского языка.)

Не оплатить... по расчету стоимости, а оплатить согласно расценкам...

Как видно, лексические и грамматические нарушения и не­точности лишают речь такого крайне важного для языка дело­вых бумаг качества, как точность. Она же в свою очередь ока­зывается неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать "необходимые" слова и выстроить их в правильном порядке.

Кроме точности язык деловых бумаг характеризуется таким качеством, как логичность. Принцип изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, со­циальных отношений, а не межличностных. Отсюда отсутст­вие эмоционально-экспрессивной оценки ситуации, фактов, объективность содержания, нейтральность тона изложения, краткость, часто неличный характер изложения.

Как следствие, предпочтение отдается местоимению "мы", отражающему официальную позицию коллективного адресан­та (отправителя), и описательным конструкциям типа "Бюро считает...", " Фирма... предлагает...", подчеркивающим нелич­ный характер делового письменного общения. Субъект дейст­вия часто выражен собирательными существительными: руко­водство, администрация, коллегия и т.п.

Краткость (письмо редко превышает объем одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полно­ты информации, точнее, с принципом ее достаточности: раз­вернутость наименований, повторы, подробные описания со­ставляют характерную особенность языка деловых бумаг.

Устная же деловая речь всегда индивидуальна, чаще всего она представляет собой межличностный официальный или полуофициальный диалог, реже — монолог (презентационная речь, отчет, выступление).

Устную диалогическую речь характеризуют следующие осо­бенности:

• тяготение к речевой неполноте и избыточности одновре­менно. Нам хорошо знакомы незавершенные фразы, при­сутствующие почти в каждом диалоге: "Ну вот... Я же гово­рил...", неполные, безглагольные конструкции: " Петров у себя; деньги — в Москву". С другой стороны, мы часто слышим как бы нагроможде­ние синонимов и синонимических высказываний: " А если вот так / таким образом...";

• неровность высказывания, его негладкость, обусловленная поиском в процессе высказывания необходимой формы, выражается в перебивах, самоперебивах, в размытости син­таксической структуры высказывания.

Эти и другие особенности устной речи не позволяют в процессе деловой беседы добиться главного качества деловой письменной речи — точности.

Поскольку достичь точности в деловой устной речи невоз­можно, а в деловой письменной речи достаточно непросто, деловой стиль за многовековую историю своего развития вы­работал специальные языковые формулы — клише, закреп­ленные за определенным жанром, видом документа и его ком­позиционной частью.

Арсенал этих языковых заготовок достаточно обширен:

Настоящим отвечаю на Ваше письмо от...

В соответствии с протоколом о взаимных поставках прошу Вас...

Фирма "Салют"заявляет о...

Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество...

Будем рады скорейшему ответу на наше письмо...

К сему прилагается...

Таким образом, облегчается процесс работы над текстом письма. Задача составителя текста упрощается благодаря воз­можности выбора готовой формулы и композиционной части текста в соответствии с речевым замыслом адресанта (отпра­вителя).

Дата добавления: 2014-12-27