Докладная записка

Акт.

Акт — документ, составленный коллегиаль­но комиссией, постоянно действующей или специально создавае­мой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами — для подтверж­дения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безо­пасности); испытаний (образцов, систем, технологий); инвентари­зации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации; коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установле­ны лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом организации. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы, его составив­шей.

В вводной части указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), на какие-либо факты, события. Далее указывается со­став комиссии: инициалы и фамилии председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходи­мости указываются и их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, ме­тоды и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы (выводы и рекомендации). Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представ­ленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен ЗАО «Колобок»;

2-й экз. в дело 05-09.

Количество экземпляров определяется количеством заинтере­сованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается" в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписа­ния председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

В необходимых случаях акты утверждаются руководителем дан­ной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов: по материальным, финансовым и другим важным воп­росам — необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафа­ретные формы, например, унифицированные формы актов о ликви­дации учреждения, о выделении документов к уничтожению и др.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка должна содержать: наименование автора (организации, структурного подразделения, должностного лица), название документа, адресат, дату написания, заголовок к тексту, текст, подпись автора. Вопрос о необходимости регистрации ре­шается автором документа.

В вводной части текста излагаются факты или события, послу­жившие поводом для ее писания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях. По результатам ее рассмотрения на документе проставляется резолюция.

Внутренняя докладная записка подписывается автором доку­мента, она может оформляться и рукописным способом. Внешняя докладная записка подписывается руководством организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «Докладная записка» по­мещают над текстом.

Объяснительная записка — документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на об­щем бланке. Во втором случае объяснительная записка может так­же оформляться рукописным способом.

Дата добавления: 2014-12-27