Объект Форма

ФОРМА – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы. Создается для конкретной таблицы или для нескольких таблиц.

Форма позволяет:

· активнее влиять на внешний вид данных, нежели таблица, представляя больше возможностей по использованию различных шрифтов, цвета и графики

· менять местами поля и включать поля из нескольких таблиц

Создается форма во вкладке «ФОРМА» нажатием кнопки «СОЗДАТЬ». В диалоговом окне «НОВАЯ ФОРМА» в раскрывающемся списке выберите в качестве источника данных конкретную таблицу или запрос; далее выберите режим создания формы: «Конструктор» – самостоятельное создание новой формы или «Мастер форм» – автоматическое создание формы на основе выбранных полей выбранных таблиц.

При создании формы в режиме конструктора проследите, чтобы в пункте горизонтального меню «Вид» были активизированы кнопки: «Список полей», «Заголовок / Примечание формы», «Панели элементов». В «Панели инструментов» надо включить пункты «Конструктор форм», «Панель элементов», «Форма».

При создании формы с помощью мастера форм на первом шаге нужно выбрать из соответствующих таблиц нужные поля. Во втором окне необходимо выбрать тип представления данных и включить при необходимости один из переключателей «Подчиненные формы» или «Связные формы». Если в схеме данных присутствуют связи «один-ко-многим», то целесообразнее выбрать метод построения формы «Подчиненные формы». На третьем шаге выбирается стиль представления данных. На четвертом шаге задается имя формы. Далее можно приступить к заполнению таблиц данными с помощью формы, либо к изменению макета формы с помощью конструктора.

При открытии подчиненной формы открывается сперва «Форма1», на ней должна располагаться кнопка для открытия «Формы2».

Объект Запрос.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. С помощью запроса можно сортировать данные, сводить вместе данные из нескольких таблиц. При выполнении запроса Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется. Accessразмещает результаты действия запроса в динамическую таблицу, в которой можно вносить данные и редактировать их, после чего Access автоматически обновит данные в связанных таблицах.

Основные типы запросов:

1. Запрос с сортировкой. В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу, чтобы изменить порядок сортировки, необходимо указать поле, по которому необходимо отсортировать записи и установить флажок «Сортировка» по возрастанию или по убыванию;

2. Запрос с критерием поиска. В строке «Условие отбора» задается условие, например: «<10»;

3. Запрос с параметром. В строке «Условие отбора» задается [Текст], где «Текст» - это комментарий к вводимой информации, или в пункте меню «Запрос \ Параметры» – имя и тип поля, например: в строке «Условие отбора» [Площадь] или в меню «Запрос \ Параметры» – «Plo» и «Целое»;

4. Вычисляемое поле в запросах. В строке «Поле» необходимо указать новое имя, двоеточие и далее арифметическое выражение, например: в строке «Поле» задать: Сумма:[Цена]*[На_складе];

5. Итоговый запрос. В пункте меню «Вид» включается флажок «Групповые операции». Тогда в бланке запроса появится дополнительная строка «Групповая операция». Из предъявленных вариантов (Группировка, Sum - сумма, Count – подсчет числа записей, Avg – среднеарифметическое значение, Var - переменная, Last - последний, Выражение, Условие и т.д.) необходимо выбрать один из вариантов.

6. Запрос к связным таблицам. При создании запроса отображается схема данных. Необходимо указать на соединительную линию и выбрать команду «Вид \ Параметры объединения». В результате откроется диалоговое окно, в котором предлагаются три опции для параметров связи. Нужно выбрать одну из опций и нажать ОК.

7. Перекрестный запрос. Создается сначала итоговый запрос, затем он превращается в перекрестную таблицу, выбором пункта меню «Запрос \ Перекрестный». В появившейся строке «Перекрестная таблица» для одного столбца выбирается «Заголовок строк», для другого – «Заголовок столбцов», для третьего – «Значение». Результатом будет двумерная таблица.

Объект Отчёт.

Отчёт - это особая форма представления данных, предназначенная для их вывода на печать. Отчёт строится либо на основании таблиц, либо для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, условиями отбора.

Отчёт позволяет:

· представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

· сгруппировать записи с вычислением итоговых значений;

· включить в отчет и напечатать графические объекты.

Информация, которая должна быть помещена в начале и в конце отчета один раз, помещается в «Заголовок / Примечание отчета». Информация, которая повторяется на каждом листе (шапка вверху таблицы, номер страницы, дата - внизу), помещается в верхний и нижний колонтитул соответственно. Включить данные области печати можно выбором соответствующих строк в пункте горизонтального меню «Вид».

Можно определить несколько полей, по которым будет производиться группировка данных исходной таблицы или запроса. Для каждого поля, по которому производится группировка данных, Access в качестве областей отчета формирует заголовок группы и примечание группы.

Чтобы создавать главные и подчиненные отчеты, необходимо на первом шаге создать стандартный отчет для подчиненного отчета и сохранить его с именем «Подчиненный». На втором шаге надо создать главный отчет и сохранить его под именем «Главный». На третьем шаге необходимо объединить оба отчета. Для этого в окне БД в режиме конструктора подчиненный отчет перетаскивается в область данных главного отчета.

Дата добавления: 2014-12-27