Регулярный полный пересчет товара. Процедура визуального контроля

Процедура визуального контроля

а. Персонал торгового зала знакомится с расписанием дежурства по презентации до момента открытия магазина.

б. По данным, полученным от Мерчандайзера/Директора магазина, сотрудник должен знать оптимальное число наличия каждого артикула каждой коллекции товара в своей зоне ответственности, подлежащей визуальному контролю.

в. В случае если количество вещей артикула, представленного в торговом зале, отличается от оптимального числа наличия, сотрудник обязан установить причину этой ситуации в течение текущего рабочего дня и довесить в зал недостающие вещи.

г. При необходимости сотрудник должен взаимодействовать с кладовщиком Кладовщиком магазина, сверяя фактическое наличие искомого артикула с данными информационной системыПрограммы («1С»).

д. В случае обнаружения недостачи сотрудник обязан немедленно известить об этом Директора магазина.

е. Директор магазина должен установить причину возникшей недостачи. Если в магазине установлены видеокамеры, Директор магазина обязан сохранить видеозапись момента возникновения недостачи товара (кражи). Директор магазина предпринимает меры по недопущению подобных ситуаций в будущем.

ж. Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала магазина включает украденные вещи в Свод потенциальных краж. Свод подписывает Директор магазина, Заместитель директора\/Администратор торгового зала и сСотрудник, выявивший пропажу.

з. Информация об украденных вещах должна быть донесена до всего персонала магазина. Для этого распечатанный бланк свода потенциальных краж вывешивается на информационной доске в комнате персонала.

а. Полный пересчет товара по всем зонам хранения проводится в магазине не реже одного раза в месяц в период с 1 по 17 число каждого месяца.

б. Сотрудники подразделения внутреннего аудита до 20 декабря предоставляют график проведения пересчетов товарных остатков для магазинов на предстоящий год. Директора магазинов обязаны обеспечить соблюдение определенных графиком сроков.

в. Полный пересчет товара также должен проводиться:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

- при смене Директора магазина,

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

- по иным причинам с согласия Менеджера по управлению регионом/Директора по розничной торговле и Контролера по товарным остаткам розничной сетиАудитора розничной сети.

г. В период с 21 по последнее число каждого месяца накладные с основаниями: инвентаризация, коррекция к инвентаризациям [1]учитывать запрещено. В случае невозможности спланировать проведение ежемесячного пересчета товарных остатков в установленные сроки, учет накладных на основе данных пересчетов возможен только при наличии у Директора положительного согласования в электронном письме от Территориального менеджера по управлению розничной сетью и Старшего Бухгалтера подразделения реализации (Менеджера Бухгалтерской Группы).

д. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан:

- проинформировать не менее чем за 14 дней до начала пересчета ответственного контролера по товарным остаткамАудитора розничной сети о предстоящем проведении передаточной инвентаризации;[PE21]

- организовать присутствие на данном пересчете Директора, сдающего товарно-материальные ценности (ТМЦ) в магазине и Директора принимающего ТМЦ в магазине;

- проконтролировать подписание и старым и новым директором Директором пакета документов по результатам полного пересчета в соответствии с пунктом 8.5.р настоящего Руководства.

е. Магазины должны придерживаться сроков проведения ежемесячных пересчетов и графика по дивизионам[2], если они проводят регулярный пересчет не полностью.

ж. В случае изменений дат пересчета товара, пересчитываемого дивизиона или иных отклонений от установленных правил, Директор магазина должен проинформировать Контролера по остаткам товараАудитора розничной сети не менее чем за 7 дней до проведения пересчета.

з. По согласованию с Директором по розничной торговле и Страшим аудитором по защите активов розничной сетиМенеджером по безопасности и защите активов, допускается отмена инвентаризаций на срок, не превышающий одного месяца.

и. Регулярный полный пересчет товара осуществляется при непосредственном участии Директора и под его руководством, силами персонала магазина (Администраторами, Кассирами, Продавцами, Кладовщиками, Мерчендайзерами и др.).

к. Директор магазина обязан обеспечить составление графика работы сотрудников таким образом, чтобы каждый сотрудник магазина принимал участие в пересчете товара не реже, чем один раз в шесть месяцев.

л. В случае участия в пересчете товара сотрудников других магазинов, директор Директор магазина, в котором проводится ежемесячный пересчет, обязан зафиксировать количество часов отработанных данными сотрудниками и для возможности учета отработанного времени при расчете заработной платы, сообщить эту информацию Директору другого магазина, в котором работают эти сотрудники.

м. Регулярный полный пересчет товара осуществляется в часы, когда магазин закрыт для покупателей.

н. Магазины торговых комплексов с ежемесячным торговым планом меньше 5000000 рублей, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью могут производить регулярный пересчет товара в дневное время.

о. По согласованию с ответственным Контролером товарных остатковАудитором розничной сети Директора магазинов с неснижаемым товарным остатком свыше 20 000 единиц имеют право производить регулярный пересчет товара по дивизионам, при этом директора Директора магазинов с неснижаемым товарным остатком по дивизиону текстиль свыше 19 000 единиц имеют право производить регулярный пересчет товара по дивизиону текстиль в течение двух дней. Для получения информации о количестве неснижаемого товарного остатка подотчетного магазина Директор магазина направляет письменный запрос по электронной почте Эксперту по распределению товара. После получения данной информации Директор магазина обязан перенаправить письменный запрос по электронной почте ответственному Контролеру товарных остатковАудитору розничной сети для принятия решения о возможности проведения регулярного пересчета товара по дивизионам. В таком случае ежемесячно производится пересчет товара одного из трех дивизионов. Магазины, осуществляющие регулярный пересчет товара по этой схеме, ежемесячно осуществляют пересчет единого для всех магазинов дивизиона, на основе единого расписания регулярного пересчета дивизионов.

п. Регулярный пересчет товара осуществляется с использованием переносных терминалов сбора данных (ПТСД). Директор магазина вправе, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, осуществлять пересчет без использования ПТСД только в случаях технических проблем использования терминалов сбора данных (отсутствие достаточного количества либо неисправность сканеров, проблемы базы данных). Инструкция по использованию переносных терминалов сбора данных при проведении пересчета товара предоставляется Отделом IT отделом, который также предоставляет необходимые разъяснения при возникновении вопросов.

р. Инвентаризационная ведомость должна создаваться отдельно на каждую имеющуюся в Программе «1С» зону хранения для возможности пересчета всего фактически хранящегося товара в торговом зале и подсобных помещениях магазина. Запрещено не создавать инвентаризационную ведомость на какую-либо из зон хранения магазина.

с. Умышленное сокрытие фактических результатов пересчета не допускается, является основанием для применения мер дисциплинарной и уголовной (в случае наличия признаков преступления) ответственности.

т. По завершению проведения ежемесячного пересчёта директор Директор магазина предоставляет по электронной почте Контролеру по товарным остаткамАудитору розничной сети и Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью документы по проведённому ежемесячному пересчёту: Опись товарно-материальных ценностей, Акт расхождений, учтённые Ррасходные и Пприходные накладные. В случаях превышения лимита также предоставляются объяснительная записка, поясняющая причины превышения лимита и заполненный свод потенциальных краж.

у. По представлению Контролера остатков товараАудитора розничной сети Территориальный менеджер по управлению розничной сетью назначает независимых экспертов для проведения регулярного пересчета товара и подтверждения факта корректности, учтенных данных в магазинах, которые показывают плохие результаты анализа товарных потерь.

ф. В случае если в магазине уровень недостачи товара в себестоимости выше установленной нормы от продаж товара, то это свидетельствует о грубом нарушении всеми работниками магазина трудовых обязанностей и трудовой дисциплины.

х. Работники, виновные в образовании недостачи товара сверх установленного лимита, по итогам пересчета товара могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

ц. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан не менее 1-го раза в год, поочередно посещать подотчетные магазины, с товарным остатком, превышающим 15000 ед., с целью контроля за правильностью проведения пересчета товара и качества выполнения подготовительных мероприятий. Правильность проведения пересчета товара подтверждается подписью менеджера по управлению территории на актах пересчета и описях товарно-материальных ценностей, сформированных при пересчете товара.

Дата добавления: 2014-12-23