Документы как источник первичной информации

ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Технологически бухгалтерский учет как процесс начинается с выявления, измерения и регистрации фактов, действий и событий с целью получения информации о хозяйственных операциях. Сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями на предприятии осуществляется посредством документирования.
Документирование является важным звеном в цепи функционирования бухгалтерского учета. Это начало и основа бухгалтерского учета. Без надлежаще оформленного документа не может быть бухгалтерской записи, от него зависят полнота и достоверность учетной информации для пользователей.
Документ (лат. dokumentum) буквально означает свидетельство, доказательство. В широком смысле под документом понимают материальный носитель, используемый в процессе общения, на котором с помощью различных средств и способов зафиксировано в целесообразной для восприятия форме информацию. Документы составляют в различных сферах человеческой деятельности (науке, образовании, медицине, технике, экономике и т.д.).
Бухгалтерский документ - письменное свидетельство определенной формы и содержания, содержащего сведения о хозяйственной операции и является доказательством ее осуществления.Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета, поскольку служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями, и обязательным условием для отражения их в учете.Первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций, являются основанием для бухгалтерского учета этих операций. Первичные документы должны быть составлены при хозяйственной операции.
Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования относительно составления документов регламентируются статьей 9 ("Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета") Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности Украине" от 16 июля 1999 p. № 996-XIV.
Первичное наблюдение, документирование и документация играют важную роль в управлении деятельностью предприятия, а именно:
• дают представление о фактическом состоянии хозяйственных средств и их изменения в процессе кругооборота средств.
• обеспечивают прозрачность в работе предприятия и контроль наличия и движения имущества и средств.
• является юридическим (правовым) свидетельством хозяйственных операций, осуществляемых.
• является важным источником контроля для внешних и внутренних пользователей при проведении ревизии, аудита, анализа хозяйственной деятельности.
Первичные документы должны быть составлены на бумажных или машинных (электронных) носителях. В соответствии с этим существуют и требования к содержанию и оформлению документов. Порядок создания первичных документов, записей в регистрах бухгалтерского учета и хранения документов, регистров и отчетов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 № 88.
Современные информационные технологии способны быстро получать информацию и обмениваться ею. Электронный документ может служить доказательством, если он составлен с соблюдением всех требований и можно доказать его целостность и подлинность. На сегодня электронный документооборот и цифровая подпись получили широкое распространение в сфере проведения банковских операций и коммерческих операций электронной торговли.
Использование электронного документооборота и цифровой подписи теперь узаконено и регулируется законами Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22 мая 2003 N ° 851-IV "Об электронной цифровой подписи" от 22 мая 2003 № 852-IV. Однако успешное функционирование системы электронного документооборота зависеть от правительства и Национального банка Украины, которые должны решить целый ряд нерешенных вопросов.

Требования к содержанию и оформлению документов

Полнота и достоверность показателей учета значительной мере зависят от качества оформленных документов.Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты. Термин "информация" происходит от лат. requisitum, что значит "нужно, необходимо". Такими реквизитами для любого первичного бухгалтерского документа являются:
• название документа (формы).
• дата и место составления.
• название предприятия, от имени которого составлен документ.
• содержание и объем хозяйственной операции.
• единица измерения хозяйственной операции.
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
• личную подпись или иной знак, что позволяет идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции. В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты.
• идентификационный код предприятия или лица.
• номер документа.
• основание для совершения сделки.
• данные о документе, удостоверяющего личность.

• другие дополнительные реквизиты.
Если в первичном документе нет какого-либо обязательного реквизита такой документ недоказуемо и не может быть основанием в бухгалтерском учете. Такие документы, как правило, является причиной тщательного изучения органами проверки и контроля и наложения штрафных санкций. До оформления первичных бухгалтерских документов ставят следующие требования:
• первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, сразу после ее окончания.
• документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Госкомстатом Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими министерствами и ведомствами, а также изготовленных самостоятельно, которые должны содержать обязательные реквизиты типовых или специализированных форм.
• в случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.
• записи в первичных документах делают в темном цвете чернилами, шариковой ручкой, печатными средствами или принтером, обеспечивает хранение этих записей в течение установленного срока хранения документа.
• свободные строки в первичных документах прочерчивают.
• в денежных документах суммы проставляют цифрами и прописью, первое слово суммы записывают краю и с большой буквы.
• каждый первичный документ должен содержать данные о должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за его оформление.
• руководитель предприятия утверждает перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском товарно-материальных ценностей, имущества, выдачей денежных средств и документов. Круг таких лиц, как правило, ограничено.
• запрещается принимать к исполнению документы на хозяйственные операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленном порядке учета средств и материальных ценностей, наносят ущерб собственникам.
• составляя первичные документы, можно допустить ошибок. В банковских и кассовых документах ошибки не исправляют. Если в таких документах допущена ошибка, их аннулируют, а вместо них оформляют новые, В других первичных документах ошибки исправляют корректурным способом, тоесть неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнуто, а сверху пишут правильный текст или сумму.

Исправление ошибок должно быть защищены подписью "исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления.
• предприятие принимает все необходимые меры по предупреждению несанкционированного и незаметном исправлению записей в первичных документах и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока, который регулируется специальным перечнем.
• в случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесенными к бланкам строгой отчетности. их печатают по образцам типовых или специализированных форм с обязательным указанием номера.
• ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.
• первичные документы могут быть изъятыми у предприятия только по постановлению уполномоченных государственных органов в соответствии с действующим законодательством Украины. С разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, должностные лица предприятия могут снять копи и составить реестр документов, которые изымаются, с указанием оснований и даты изъятия.
Большое значение в выполнении этих требований имеют унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых образцов документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от вида деятельности и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов и свидетельств на командировки, товарно-транспортных накладных, расчетно-платежных ведомостей, налоговых накладных и других документов. Унификация документов обеспечивает широту использования, возможность всестороннего проработки на ПЭВМ, массовое тиражирование бланков, что удешевляет их стоимость.
Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинаковых, наиболее рациональных размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовления.
Разрабатывает и утверждает типовые формы первичного учета Государственный комитет статистики (Госкомстат) Украины.

Классификация документов.

Суть документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражаются в их классификации, разделении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту сдачи, по назначению, за порядком составления, по способу использования, по содержанию.
По месту составления бухгалтерские документы делятся на внутренние и внешние.Внутренние документы оформляют (выписывают) на предприятии и тут же применяют. К ним относятся: авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные ордера и тп
Внешние документы составляют на стороне, их получают от других предприятий и организаций. На входе обязательно регистрируют, оформляют, как правило, на бланках унифицированных форм. К ним относятся: счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения и тп По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными есть документы, содержащие распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции. К ним относятся: приказы о принятии и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей и тп
Исполнительными есть документы, где подтверждается факт осуществления хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, подавшим документ. К ним относятся: авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии. Самостоятельного значения не имеют, но необходимые в учетном процессе. К таким документам относятся: мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения расходов, отчетные калькуляции) и др.
Документы комбинированные сочетают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся: авансовые отчеты, требования, наряды и др. Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение руководителя о выдаче наличности и подтверждение о ее фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя денег.
За порядком составления документы разделяют на первичные и сводные.Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и др.).
Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовой увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и др.).По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и др.).Накопительные документы формируют информацию о однородные хозяйственные операции за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц). Такие документы используют многократно. К ним относятся: табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и др. В отличие от разовых, накопительные документы используют с целью учета после того, как в них записано последней операции и подведен итог всех записей.
По содержанию документы делятся на денежные, расчетные, материальные.Денежными документами оформляют операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и др.Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и др.).Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карточка и др.).
Из общей характеристики документов видно, что каждый документ относится одновременно к разным классификационных групп. Так, акт приемов-ня-передачи основных средств является одновременно материальным, исполнительным, первичным, разовым и внутренним документом. счет-фактура поставщика - исполнительный, разовый, внешний. расходный кассовый ордер - комбинированный, первичный, разовый и внутренний и др.Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их содержание, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.Утверждены Государственным комитетом статистики Украины основные формы бухгалтерских документов.

Дата добавления: 2014-12-29