Экономические документы и массивы

Документ (Документированная экономическая информация) -зафиксированная на материальном носителе экономическая информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ строится на основе показателей. Документы используемые в процессе управления, планирования и учета, могут
включать один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию.

Являясь материальным носителем информации, документ
выступает как средство закрепления информации различным способом, на различном материале.

Документально фиксированная информация — это не обязательно, документ в обычном понимании. Документ - любой носитель фиксированной информации, обеспечивающий возможность ее последующего считывания без серьезных потерь, ее хранения, обработки, поиска, передачи, возможность обращения в документальных системах.

Документ призван отвечать предъявляемым к нему юридическим требованиям, быть удобным для ручной и машинной обработки, содержать нужные данные как количественного, так и качественного характера, позволять вносить требуемые изменения.

Каждый документ обладает определенной информационной емкостью, т.е. количеством информации, которую он несет.
Информационная емкость характеризуется количественным составом дескрипторов значимых слов или их комбинаций с незначимыми, служебными словами. Емкость документа зависит в значительной мере от стиля документа. Точный, логичный, сжатый телеграфный стиль повышает емкость.

Еще одна характеристика документа - информативность, т.е.
количество информации, полезной именно для данного потребления.

Основными носителями информации при автоматизированной
обработке являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводно - группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово-
кредитной системе принятые формы документации регулируются
действующими едиными нормативными актами, правилами и
инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ и
Центробанком РФ. Вся документируемая информация обеспечивает
приведение множества экономических показателей в определенную
систему с целью установления терминологического единства,
однозначности описания, взаимосвязи между показателями. Например, структура системы показателей в бухгалтерском учете распределяется по различным участкам учета: труду и заработной плате, материалам, основным средствам и др.; в кредитных органах документация используется для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами; кредитованием; в финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

- по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические,
банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

- по отношению к объекту управления — входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

- по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;

- по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;

- по объему отражаемых операций — единичные и сводные;

- по способу использования — разовые и накопительные;

- по числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

- по способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 70-х годах. Так, постановлением Госкомитета стандартов "Унифицированные системы документации, используемые в АСУ" определены требования к
унифицированной системе документации (УСД). Она включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и
стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие
требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной для всех организаций. Что же
касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы (формы № ОС-1 и др.). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

- наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

- характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

- наименование документа;

- зона для проставления кодов постоянных для документа

реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого в верхней части документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки:

- в одной типографским способом впечатано название признака,

- в другой - от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их назначения, которые обычно размещены в левой части таблицы.

Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой-либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т.е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.

Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:

- уточняется состав реквизитов, включаемых в документ (их состав должен отвечать целям управления);

- выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной
обработке и распределяются по трем зонам:

1-я зона - постоянные признаки, располагаемые в заголовочной
части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;

2-я зона - переменные признаки, помещаемые в таблице справа
или слева от наименования признаков;

3-я зона - количественно-суммовые основания, размещаемые в
таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа. Реального экономического содержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля ввода информации в машину. Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобства заполнения документа и ввода данных в ПЭВМ путем набора на клавиатуре.

Представление документа в виде электронной (факсимильной) копии или электронной формы следует отличать от становящего­ся в последнее время все более популярным и актуальным поня­тия «электронный документ».

Электронный документ - сведения, представленные в форме, воспринимаемой электронными средствами обработки, хранения и передачи информации, которые имеют необходимые атрибуты для их однозначной идентификации и которые могут быть преоб­разованы в форму, пригодную для восприятия человеком.

Одним из наиболее важных и неотъемлемых атрибутов элект­ронного документа (в отличие от электронной копии или элект­ронной формы) является электронная цифровая подпись (или просто электронная подпись). Цель электронной цифровой под­писи - удостоверение подлинности сведений, отображенных на материальных носителях информации или передаваемых средства­ми связи, и установление ее принадлежности к конкретному лицу.

Электронная цифровая подпись представляет собой опреде­ленную последовательность символов, имеющую неизменяемое соотношение с каждым символом определенного объема сведений электронного документа и предназначенную для подтверждения целостности и неизменности этого объема сведений, а также тож­дественности его содержания волеизъявлению заверившего его лица.

Выработка электронной подписи осуществляется сертифици­рованными средствами электронной подписи, обеспечивающими такое ее формирование, при котором любое изменение в заверен­ном электронной цифровой подписью документе нарушает его целостность и приводит к необходимости выработки новой элек­тронной подписи.

Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.

В целях упрощения организации процессов обработки, пере­дачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов -для машинных носителей).

Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (од­ного названия) со всеми их значениями либо сочетание таких на­боров данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целостность его структу­ры. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.

Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединения - информационный поток.

Информационный поток - это совокупность информационных массивов, в том числе документов, относительно конкретной уп­равленческой деятельности, имеющая динамический характер.

Информационная база - вся совокупность информации реаль­ного экономического объекта.

Рассмотренные структурные единицы экономической инфор­мации отражают их логическое построение без учета особеннос­тей представления данных на технических носителях. При орга­низации автоматизированной обработки экономической инфор­мации понятие структуры данных связывается с представлением их на различных носителях, и таким образом соответствующие структурные единицы выделяются в зависимости от особеннос­тей того или иного носителя и способов фиксации данных на нем. Это составляет основу физического подхода к рассмотрению струк­тур информации.

При размещении информации на бланках документов можно выделить следующие структурные единицы: позицию, запись (документо-строка), строку, графу, зону документа, документ, пачку документов. Для электронной формы представления документа выделяются те же структурные единицы, только вместо понятия "пачки документов" используется понятие: "лист" или "страница".

Для магнитных лент выделяются: бит, байт, запись, дорожка, зона, том.

Для магнитных дисков выделяются: бит, байт, блок, сектор, дорожка, цилиндр, том, пакет.

Массив представляет, с одной стороны, физическую единицу обработки информации, с другой - отражает содержательный ас­пект информации, используемой в управлении. Последнее позво­ляет классифицировать информационные массивы следующим образом:

• постоянные (условно-постоянные) и переменные;

• основные и вспомогательные;

• входные, промежуточные (внутренние), выходные (результатные);

• текущие (рабочие) и служебные.

Постоянные массивы, как правило, содержат нормативно-спра­вочную информацию (НСИ) длительного хранения и многократ­ного использования; переменные массивы - исходную ипромежу­точную информацию, отражающую текущее состояние объекта управления.

Основные массивы предназначаются для хранения информации в процессе обработки данных и решения задач управления; вспо­могательные массивы являются производными от основных мас­сивов путем логической обработки последних в целях обеспече­ния более рационального процесса решения задачи.

Промежуточные массивы носят служебный характер и отли­чаются от других тем, что содержат результаты предыдущих рас­четов, полученных при решении задач и используемых в качестве исходных данных при решении последующих задач.

Входные и выходные массивы определяют характер их отноше­ния к рассматриваемым информационным процессам обработки данных, что имеет принципиально важное значение при оценке объемно-временных характеристик различных вариантов инфор­мационных технологий.

Текущие (рабочие) массивы содержат информацию о состоя­нии управляемого объекта или процесса на данный момент вре­мени. Они могут формироваться па основе нескольких входных массивов.

Служебные массивы (различного рода справочники, катало­ги, нормативные документы и т.д.)хранят информацию, непос­редственно не связанную с объектом управления, но необходи­мую для реализации процессов решения задач управления.

Данные,включаемые в информационные массивы, делятся на неоднородные и однородные. Однородные массивы содержат од­ноименные записи одинаковой структуры, неоднородные - разно­типные записи с различной структурой.

Совокупности массивов составляют структурные единицы более высоких рангов: системные наборы, библиотеки массивов.

Особое место в организации процессов обработки данных за­нимают так называемые динамические структуры данных: оче­реди и стеки. В любое время очередь или стек (магазин) содер­жит упорядоченное множество информационных элементов. Если элемент добавляется, то он ставится в конец упорядочен­ного множества.

Доступ к элементам или их исключение из множества возмож­ны только в начале упорядоченного множества, определяющего очередь. Элемент, находящийся в очереди первым, является един­ственно доступным, и он должен быть исключен или обработан первым. В стеке - в противоположность очереди - обработка и исключение элементов множества осуществляются в порядке, про­тивоположном порядку записи элементов в стек, т.е. доступным в любой момент времени является элемент, находящийся в конце упорядоченного множества.

Дата добавления: 2014-12-24